Сотрудниками отдела научно-справочного аппарата Национального архива Республики Карелия проводится большая работа по созданию современного НСА ко всем комплексам документов, хранящимся в архиве, путем усовершенствования, переработки описей фондов и перевода их в электронный формат путем компьютерного набора.
В 2024 г. завершена работа по усовершенствованию, переработке 19 описей 13 фондов. Это фонды Кемского и Тунгудского районных советов Осоавиахима (Р-559, Р-2003), Шокшинских, Брусненских горных разработок, Белогорского мраморного карьера (Р-972, Р-1828, Р-214), больницы Петрозаводского исправительного дома (Р-387) и др.
Усовершенствование и переработка описей проводятся с целью повышения их информативности и приведения заголовков в соответствие с содержанием дел. В целях более эффективного использования информации, содержащейся в описях, осуществляется редактирование заголовков и уточнение хронологических рамок дел. К описям создается справочный аппарат, состоящий из предисловия, содержащего историю фондообразователя, историю фонда и аннотацию состава и содержания документов, а также указателей (именного, хронологического, географического и др.), списка сокращенных слов, перечней определенных видов документов и др. Состав справочного аппарата описи определяется индивидуально для каждого фонда.
Также в рамках проведения мероприятий по созданию электронных экземпляров описей для размещения на сайте архива, в 2024 году сотрудниками архива и волонтерами проекта «Великія описи» при участии «Генеалогического общества Карелии» была выполнена работа по компьютерному набору 162 описей 69 фондов. Сотрудниками отдела НСА координировалась работа по набору описей, проводилась техническая правка заголовков без просмотра дел, при проверке некоторых фондов проводился частичный просмотр дел. Информация о проделанной работе по описи указана в справке к каждому фонду.
Таким образом переведены в электронный формат:
- описи дореволюционных фондов: опись 50 строительного отделения фонда 2 «Олонецкое губернское правление»; описи 10, 11, 32, 33, 34, 36, 37, 40, 60 фонда 4 «Олонецкая казенная палата»; опись 1 фонда 9 «Олонецкая палата уголовного и гражданского суда»; опись 1 фонда 21 «Олонецкое губернское по промысловому налогу присутствие»; описи 2, 3 фонда 22 «Олонецкое губернское по земским и городским делам присутствие»; описи 1, 3 фонда 197 «Повенецкое уездное полицейское управление»; описи 1-7 фонда 320 «Управление по постройке Мурманской железной дороги»; описи 1-4 фонда 8 «Податной инспектор Повенецкого уезда»; описи 1-13 фонда 24 «Олонецкое губернское по крестьянским делам присутствие» и др.
- описи фондов советского периода: Государственного комитета статистики Республики Карелия (Р-659); Государственного агропромышленного комитета КАССР (опись 5 фонда Р-698), Олонецкого губсовнархоза (Р-12), Петрозаводского городского Совета (Р-460), Управления коммунального хозяйства исполкома Петрозаводского городского Совета (Р-1505); исполкомов, отделов исполкомов (советского управления, административных, народного образования), советов народного хозяйства при исполкомах Кемского, Олонецкого, Паданского, Петрозаводского, Повенецкого, Пудожского, Ухтинского уездных Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (Р-112, Р-199, Р-202, Р-183, Р-232, Р-238, Р-249, Р-256, Р-298, Р-323, Р-337, Р-351, Р-352, Р-356, Р-367, Р-384, Р-579, Р-1019, Р-2652 ), управлений милиции: КТК, Олонецкой губернской, Повенецкой, Пудожской, Кемской уездных, уездно-городских (Р-41, Р-99, Р-152, Р-153, Р-597), Кестеньгского, Кимасозерского, Кондокского, Кондопожского, Кяппесельгского, Лоянского, Маслозерского, Неккульского, Нюхотского, Олангского, Поросозерского, Ребольского, Рыпушкальского, Сорокского, Тивдийского, Тихтозерского, Толвуйского, Туломозерского, Шуерецкого, Шуйского, Юшкозерского волостных Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (Р-56, Р-70, Р-194, Р-260, Р-315, Р-335, Р-336, Р-566, Р-616, Р-619, Р-1058, Р-1381, Р-1540, Р-1561, Р-1713, Р-1737, Р-1738, Р-1869, Р-1870, Р-1932, Р-2412); Матвеевосельского сельсовета (Р-2788) и многих других.
Напоминаем исследователям, что фонды дореволюционного периода обозначаются цифрами без буквенного индекса (например: ф. 1, ф. 2), советского периода — буквенным индексом «Р» (например: Р-152, Р-3142).
Все перечисленные выше описи фондов размещены на сайте архива и доступны исследователям для их изучения.