Государственное казенное учреждение Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия" осуществляло свою деятельность на основе государственного задания на 2012 год и плановый период 2013-2014 гг., утвержденного приказом № 658 Министерства культуры Республики Карелия от 23 декабря 2011 года. В соответствии с приказом Министерства культуры Республики Карелия от 26 октября 2012 года № 440 состоялось совещание по защите государственного задания государственного казенного учреждения Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия" на 2013 год и плановый период 2014-2015 годов.
Государственным казенным учреждением Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия" был подготовлен и представлен для утверждения Министерством культуры Республики Карелия проект Концепции развития государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» на период до 2017 года, реализация которой предполагает осуществление комплекса мероприятий по созданию оптимальных условий сохранения документального наследия Республики Карелия и реализации прав на пользование ретроспективной информацией всех правообладателей в соответствии с действующим законодательством, модернизацией отечественного архивного дела, международными тенденциями развития, перспективой строительства нового современного здания Национального архива Республики Карелия.
2012 год был ознаменован участием специалистов Национального архива в отраслевых и межотраслевых совещаниях и мероприятиях разного уровня. 10-11 октября 2012 года заместитель Министра культуры Республики Карелия Н.В. Демидова, директор Национального архива Республики Карелия О.М. Жаринова приняли участие в заседании Совета по делам архивов при Федеральном архивном агентстве, на котором была представлена «Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г.». Национальный архив инициировал обсуждение концепции среди архивистов Карелии, в том числе в рамках международного проектировочного семинара «Региональные и муниципальные архивы в информационном обществе», состоявшемся 27-28 ноября в г. Петрозаводск.
На VI Всероссийском съезде Российского общества историков-архивистов съезде был заслушан доклад директора О.М. Жариновой об опыте работы Национального архива Карелии по организации Республиканского конкурса «Юный архивист» как одной из форм патриотического воспитания детей и молодежи. По данному докладу было принято постановление II пленума (пятого созыва) Российского общества историков-архивистов.
На заседании Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Западного федерального округа (19-21 июня 2012 года в г. Мурманск), а также на XIX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот» заместитель директора КУ НА РК И.А. Путешова ознакомила коллег с опытом внедрения в Национальном архиве Республики Карелия электронного информационного обмена с органами Пенсионного фонда Российской Федерации.
Заместитель директора КУ НА РК И.Г. Петухова приняла участие в семинаре главных хранителей фондов федеральных и ряда региональных архивов Северо-Западного федерального округа (ноябрь 2012 г., Санкт-Петербург) по обмену опытом работы в сфере обеспечения сохранности архивных документов. Семинар проходил в Российском государственном архиве в рамках мероприятий по празднованию 300-летнего юбилея РГИА.
Специалисты КУ НА РК приняли также участие в международном семинаре "Роды собираются в Карелии" (август 2012, г. Сортавала); Каргопольской научной конференции "XVII век в истории и культуре Русского Севера" (август 2012, Архангельская обл., г. Каргополь); выездной коллегии Министерства культуры Республики Карелия (октябрь 2012, г. Лахденпохья), XIII Российско-финляндском культурном форуме (октябрь 2012, Финляндия, Йоэнсуу).
Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
В 2012 году большое внимание уделялось укреплению материальной базы по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и решению проблемы предельного дефицита площадей архивохранилищ государственного архива республики.
В соответствии с приказом директора КУ НА РК от 28.12.2011 года № 116 "О внесении изменений в структуру отдела обеспечения сохранности документов" объединены 2 архивохранилища (архивохранилище фондов партийных организаций и архивохранилище фондов комсомольских, профсоюзных организаций и общественных объединений) в одно архивохранилище фондов партийных, комсомольских, профсоюзных и общественно-политических организаций, создано новое архивохранилище документов по личному составу в здании архива по ул. Куйбышева, 6а.
В целях повышения антитеррористической защищенности и противопожарной безопасности Национального архива Республики Карелия в соответствии с Правилами противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденными 25.04.2012 г., разработаны новая инструкция о мерах противопожарной безопасности и приказ о противопожарном режиме в учреждении, проведены тренировки по эвакуации сотрудников на случай пожара (апрель, ноябрь 2012 г.), а также инструктаж сотрудников о мерах противопожарной безопасности.
Проведены испытания внутреннего противопожарного водопровода на водоотдачу, эксплуатационные испытания четырех наружных пожарных лестниц в зданиях по адресам ул. Куйбышева, 6а, ул. Андропова, 5а; проверена совместно с обслуживающей организацией работоспособность системы пожарной сигнализации и системы оповещения людей о пожаре. Установлена система наружного видеонаблюдения (здание по ул. Андропова, 5а), разработаны новые инструкции по обеспечению охраны зданий и контрольно-пропускного режима, а также иные необходимые мероприятия.
В соответствии с требованиями ФЗ "Об энергосбережении и повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" произведено инструментальное энергетическое обследование всех зданий и помещений архива, в течение года формировались отчеты по энергосбережению и повышению энергоэффективности.
В августе 2012 года в результате стихийного бедствия оказались затоплены помещения МБУ "Кемский архив", пострадали документы постоянного срока хранения и по личному составу. Силами работников архива была организована просушка документов , но из-за высокой влажности на документах появились очаги плесневого поражения. Национальный архив Республики Карелия оказал Кемскому архиву необходимую консультационную помощь по проведению работ по просушке документов и их дезинфекции в необходимых случаях, а также предоставил для этого биоцид метатина. В соответствии с приказом Министерства культуры Республики Карелия от 17.08.2012 г. № 334 была создана комиссия по оказанию помощи, в состав которой, наряду со специалистами Министерства, вошла начальник отдела обеспечения сохранности КУ НА РК М.Г. Попкова. Состоялся выезд комиссии в муниципальный архив.
В 2012 году КУ НА РК проведены работы по улучшению физического состояния 1254 ед. хранения (на бумажной основе) из фондов досоветского, советского и новейшего периодов. Из общего объема вышеназванных документов реставрации были подвергнуты 266 ед. хранения (13 133 листа), подшито 511 ед. хранения, переплетено 107 ед. хранения, дезинфекции подвергнуто 183 ед.хр. (11 879 листов), стабилизации и обеспыливанию 187 ед. хранения.
Проведена консервационно-профилактическая обработка 10 кинодокументов (страховой фонд киножурнала "Советская Карелия" с № 1 по № 10), а также 372 фотодокументов, 532 ед. хранения страхового фонда на микрофишах (25 250 кадров), 23 рулонов микрофильмов (272 507 кадров).
Проверку наличия и физического состояния прошли в Национальном архиве Республики Карелия в общей сложности 25 772 ед. хранения, в том числе 25 739 ед. хранения на бумажной основе (4708 ед. хр. досоветского периода, 10 256 ед.хр. советского периода, 10 697 ед. хр. партийных фондов и 78 ед. хр. по личному составу), а также полистная проверка 5473 ед. хр. особо ценных дел перед выдачей в читальные залы архива. Проверку наличия и технического состояния прошли 33 ед. хранения аудиовизуальных документов: 10 ед. хранения кинодокументов и 23 ед. хранения страхового фонда на рулонной пленке (272 507 кадров).
В Национальном архиве Республики Карелия продолжена работа по выявлению особо ценных и уникальных документов архива, создана комиссия по работе с уникальными и особо ценными документами. Комиссией рассмотрен лист учета и описания рукописного сборника конца 17 - начала 18 века для представления на ЦЭПК Росархива. Решением ЦЭПК Росархива от 25 декабря 2012 года данный сборник рекомендовано включить в региональный реестр уникальных документов. В связи с отсутствием данного реестра на уровне Республики Карелия документы внесены в Реестр уникальных документов Национального архива Республики Карелия.
Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях республики осуществлялся в традиционном и автоматизированном форматах на основе ведения отраслевых программных комплексов «Фондовый каталог» и «Архивный фонд».
В 2012 году КУ НА РК приступил к внедрению в работу архива версии 4.3.12 общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд». Было освоено 1,5 млн. бюджетных средств, приобретено и установлено серверное и компьютерное оборудование. Проведены работы по конвертации массива данных из версии АФ 3 с последующей проверкой целостности и полноты данных и установкой клиентского программного обеспечения на рабочие места специалистов архива. Одновременно с освоением версии ПК АФ 4.3.12 продолжается ввод сведений в ПК АФ (версия 3), а также формирование ПК Фондовый каталог (версия 2).
Формирование Архивного фонда Российской Федерации, организационно-методическое руководство архивами организаций
Несмотря на растущий дефицит площадей архивохранилищ продолжалась работа по комплектованию архива документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами.
В Национальный архив Республики Карелия принято 24 047 ед. хранения, из них 21 300 ед. хранения на бумажной основе, в том числе:
16 ед. хранения досоветского периода по результатам проведения проверок наличия;
5015 ед. хранения общественных организаций (постановка на учет личных дел кандидатов в члены КПСС, а также документы КРОО "Карельский центр гендерных исследований");
260 ед. хранения личного происхождения: дополнения в личные фонды хореографа В.В. Мальми, писателя А.М. Линевского, врача-гинеколога А.М. Зубковича, педагога О.Ф. Граф, семейный фонд П.А. Лупанова - А.Г. Бонч-Осмоловской - И.А. Лупановой, личный фонд преподавателя-краеведа М.М. Пименовой, коллекцию фронтовых писем, коллекцию документов участников Великой Отечественной войны;
49 ед. хранения научно-технической документации (картографические документы дополнения в коллекции дореволюционного и советского периодов);
14 843 ед. хранения по личному составу (ОАО Судостроительный завод "Авангард", ГУП РК по химической чистке и крашению одежды "Радуга-3", ГУП "Стимекслес", ООО "НПО Инвестсервис", ЗАО "Сантехмонтаж", ЗАО "Туристическая компания Беломорско-Онежского пароходства", ООО "Судоходная компания "Орион", Государственный комитет по вопросам местного самоуправления).
В 2012 году в Национальный архив Республики Карелия поступили также 2747 ед. хранения аудиовизуальных документов, в их числе: фотодокументы - 2731 ед. хр., видеодокументы - 6 ед. хранения, фонодокументы - 10 ед. хранения.
Национальный архив Республики Карелия продолжил работу по заключению трехсторонних соглашений о сотрудничестве в сфере архивного дела с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями (стороны соглашения: Министерство культуры РК, государственное казенное учреждение Республики Карелия «Национальный архив РК», организация). Заключены три соглашения: с Территориальным управлением Росздравнадзора по РК, Управлением судебного департамента в РК, Петрозаводским городским судом.
Продолжалась работа со списками организаций-источников комплектования Национального архива Республики Карелия. В Список организаций-источников комплектования КУ НА РК включены 5 организаций: Государственное бюджетное учреждение Республики Карелия «Республиканская ветеринарная лаборатория», Бюджетное учреждение «Дирекция по эксплуатации зданий учреждений культуры», Государственный комитет Республики Карелия по взаимодействию с органами местного самоуправления, Контрольно-счетная палата Республики Карелия, Карельский филиал ОАО междугородной и международной связи «Ростелеком».
При Национальном архиве Республики Карелия действовала экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). В 2012 году ЭПК изменила свой статус, приказом Министерства культуры Республики Карелия от 27.07.2012 г. № 311 утвержден состав Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия, комиссию возглавила заместитель Министра Н.В. Демидова. ЭПК Министерства культуры Республики Карелия рассматривались описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве и экспертной комиссии организаций-источников комплектования КУ НА РК и муниципальных архивов. Всего состоялось 11 заседаний комиссии, на которых были утверждены описи дел постоянного срока хранения, всего 11 207 ед. хранения (в том числе, КУ НА РК 4535 ед. хранения, муниципальные архивы - 6672 ед. хранения), согласованы описи дел по личному составу, всего 14 292 ед. хранения (в том числе, КУ НА РК 7523 ед. хранения, муниципальные архивы - 6769 ед. хранения).
В КУ НА РК действовала экспертная комиссия по работе с аудиовизуальной и машиночитаемой (электронной) документацией. Всего состоялось 10 заседаний комиссии, на которых рассматривались описи аудиовизуальных документов, предложения по выявлению особо ценных фотодокументов, вопросы учета аудиовизуальных документов и др.
В условиях дефицита архивных площадей и невозможности приема документов на государственное хранение в сроки, установленные действующим законодательством, особую актуальность приобретают такие направления работы, как оказание консультативной и методической помощи организациям в постановке делопроизводства и архивной службы, осуществление контроля за своевременным упорядочением документов, соблюдением нормативных требований к условиям хранения документов на ведомственном уровне, а также, в целом, осуществление контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела.
Комиссией Министерства культуры РК по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле при участии специалистов КУ НА РК проведено 9 проверок в таких организациях, как
- ГУ «Центр культурных инициатив (Агентство «Культурная сеть Карелии»),
- Государственное учреждение здравоохранения «Республиканская больница им. В.А. Баранова»,
- Общество с ограниченной ответственностью «ПМК-309 «Связьстрой»,
- Государственное учреждение образования «Хозяйственно-эксплуатационная группа»
- Государственное бюджетное учреждение «Детско-юношеская библиотека Республики Карелия»,
- Государственное бюджетное учреждение «Национальный театр Республики Карелия»,
- Государственное казенное учреждение Республики Карелия «Республиканский центр по государственной охране объектов культурного наследия»,
- Государственное учреждение здравоохранения «Госпиталь для ветеранов войн»,
- Адвокатская палата Республики Карелия.
Использование документов Архивного фонда Российской Федерации
Всего за 2012 год Национальным архивом было исполнено 12 154 запроса социально-правового характера, из них в установленные законодательством сроки 53 процента от общего числа исполненных запросов (6492 запроса). Помимо запросов социально-правового характера исполнялись тематические (биографические, имущественные и пр.), а также генеалогические запросы (КУ НА РК) - всего 1 989 запросов.
Для Национального архива Республики Карелия одним из самых значимых событий 2012 года стал проектировочный семинар«Региональные и муниципальные архивы в информационном обществе», состоявшийся 27-28 ноября в г. Петрозаводск, - первое мероприятие долгосрочной международной коммуникационной площадки «Архивная и деловая информация в XXI веке: инновационные аспекты». Коммуникационная площадка учреждена Министерством культуры Республики Карелия, Национальным архивом Республики Карелия, Петрозаводским государственным университетом, Карельским республиканским отделением РОИА для взаимодействия всех заинтересованных в развитии архивного дела и документационного обеспечения управления субъектов (органов власти, организаций, лиц), профессионального общения архивистов Республики Карелия, субъектов Российской Федерации, других государств.
В работе семинара приняли участие представители Законодательного Собрания Республики Карелия, Министерства культуры Республики Карелия, Комитета по развитию информационно-коммуникационных технологий Республик Карелия, Национального архива Республики Карелия, муниципальных архивов Республики Карелия, архивов организаций-источников комплектования КУ НА РК, структурных подразделений Петрозаводского государственного университета: кафедры архивоведения и специальных исторических дисциплин, Регионального центра новых информационных технологий, архива ПетрГУ, Управления ЗАГС Республики Карелия, общественных организаций КРО РОИА, РОО «Карельский центр гендерных исследований» и Карельского регионального отделения Движения Женщин России, исследователи-генеалоги. Программа семинара включала проведение пленарного заседания (27.11), работу генеалогической секции (28.11), подведение итогов работы семинара (28.11).
Пленарное заседание проходило в очной и дистанционной формах (в режиме он-лайн), транслировалось в свободном доступе. В ходе работы пленарного заседания были обсуждены перспективы развития региональных и муниципальных архивов, ход информатизации архивного дела в субъектах Российской Федерации, Финляндии, Республике Беларусь. Рассматривались различные аспекты информатизации архивной отрасли: оцифровка архивных документов, создание крупных хранилищ электронных копий документов, создание современных систем автоматизированного учета, научно-справочного аппарата, сайтостроение, создание объединенных архивных порталов и др. Архивисты обсудили проблемы, связанные с обеспечением сохранности электронных документов, отметили важность участия архивных служб в системе электронного документооборота, развитии межведомственного взаимодействия органов власти, процессах создания электронного правительства.
На заседание генеалогической секции, организованной в рамках семинара, были приглашены жители нашего города, активно интересующиеся вопросами генеалогических исследований, в том числе, участники состоявшихся ранее семинаров «Семейный архив», слушатели курса «Моя родословная» Открытого университета при ПетрГУ.
О деятельности Национального архива Карелии по приобщению населения к генеалогическим исследованиям рассказала начальник отдела использования и публикации документов Е.В. Усачёва. Участники семинара ознакомились с результатами проекта, поддержанного в 2011-2012 гг. Российским гуманитарным научным фондом по созданию информационной системы «Метрические книги». На сайте архива размещена база данных, позволяющая исследователям получать информацию о наличии необходимых метрических книг в архиве в режиме удаленного доступа.
В семинаре приняла участие генеральный секретарь Центрального союза генеалогических обществ Финляндии Эйне Куйсмин с докладом «Сохранение и изучение родовых традиций в финских семьях».
Участники семинара в целом одобрили проект «Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года».
28 ноября 2012 года Национальный архив посетила Анна-Мария Лиукко, Глава Петрозаводского отделения генерального консульства Финляндии в г. Санкт-Петербурге. Гостья познакомилась с работой архива, документами архива по истории города Сортавала, генеалогическими документами, фотоальбомами по истории Олонецкой губернии и Карелии.
В рамках Года российской истории Национальный архив разработал и реализовал проект «Очарование истории» по ознакомлению населения с культурно-историческими ресурсами архива. Целевыми группами стали специалисты республиканских министерств культуры, образования, Комитета по развитию информационно-коммуникационных технологий, члены КРО Всероссийской организации слепых, студенты вузов, школьники Карелии. Участники встреч познакомились с уникальными документами, хранящимися в архиве, изданиями научно-справочной библиотеки архива. Мероприятие было включено ГОУ "Институт повышения квалификации работников образования" в программу повышения квалификации преподавателей школьного курса «Моя Карелия».
Национальным архивом Республики Карелия подготовлены выставки документов:
«Ёлка пахнет мандаринами» (совместно Национальным музеем Республики Карелия);
«Рунопевцы Карелии» (в читальном зале архива, электронный вариант демонстрировался в рамках «Дней Калевалы» в Национальном театре Республики Карелия 28 февраля 2012 г.);
«Из истории конституционного строительства в Карелии» (8 июня 2012 г. в Музыкальном театре Республики Карелия в рамках торжественного вечера, посвященного Дню Республики);
«Из истории Екатерининской церкви» (14 сентября 2012 г. в читальном зале архива);
к юбилею Отечественной войны 1812 г. (10 октября 2012 г. совместно с Национальным музеем Республики Карелия).
Ярким выставочным проектом 2012 года можно назвать международный выставочный проект «Choice? Valinta! Выбор... (североамериканские финны в Советской Карелии)». Открытию выставки предшествовал публичный семинар-лекторий «Американские финны в довоенной Карелии», организованный 27.09.2012 г. Национальной библиотекой Республики Карелия в партнерстве с Национальным музеем и Национальным архивом Республики Карелия с предварительной презентацией выставки.
Открытие выставки состоялось в рамках российско-финляндского культурного форума 5 октября 2012 г. в г. Йоэнсу (Финляндия), где она находилась до конца января 2013 г., затем выставка экспонируется в музее В.И. Ленина в г. Тампере (Финляндия) до мая 2013 г., в сентябре 2013 г. состоится открытие в Национальном музее Республики Карелия. Материалы выставки представлены на двух языках - русском и финском.
В рамках выставочного проекта 2 ноября 2012 г. в музее Северной Карелии (г. Йоэнсуу) состоялся семинар, в работе которого по приглашению музея приняла участие начальник отдела использования и публикации документов Национального архива РК.
Национальный архив Республики Карелия продолжил работу по организации конкурсов, ориентированных на разные возрастные группы. В начале 2012 года подведены итоги конкурса «Семейный архив: история повседневности», в котором приняли участие пятнадцать авторов. Первое место поделили работы: «Листочки древа Медяковых - ижевских оружейников» Л.Е. Мурашкина (Удмуртская республика), «Имя его вернулось в семейный архив» О.Ю. Кулаковская (г. Петрозаводск). 7 февраля 2012 года в читальном зале архива с участием СМИ состоялась встреча с участниками конкурса, на которой отмечалось разнообразие представленных очерков, увлеченность авторов исследованием, их любовь к своей малой родине, ее истории и людям. В 2013 году планируется включение в программу конкурса презентации личных и семейных архивов.
Национальным архивом РК совместно с кафедрой архивоведения и специальных исторических дисциплин Петрозаводского государственного университета и ГАОУ ИПКРО при поддержке Министерства культуры РК и Министерства образования РК проведена работа по организации и проведению республиканского конкурса "Юный архивист".
21 мая 2012 года на базе ГАОУ ИПКРО РК состоялась он-лайн дискуссия «Объединяющая сила истории» по итогам конкурса «Юный архивист 2012». В ней приняли участие представители Министерства культуры РК, ИПКРО РК, КУ НА РК, учреждений сферы образования и культуры, муниципальных архивов, общественных организаций, учителя, преподаватели, победители и участники конкурса «Юный архивист 2012». Состоялось включение Костомукшского городского округа (Л.И. Непочатых, научный руководитель), Медвежьегорского (представители методического объединения учителей истории и обществознания), Лоухского (главный архивариус И.А. Сысоева, научный руководитель Г.Н. Хардыкайнен, участники конкурса из п. Амбарный), Муезерского, Суоярвского, Олонецкого, Кемского, Лахденпохского муниципальных образований.
Начавшийся в ноябре 2012 года проект «Человек и война» продолжает работу архива по духовно-нравственному и патриотическому воспитанию молодежи, пополнению документального достояния республики новыми материалами военной истории. Проект стартовал в ходе проведенной Национальным архивом молодежной пресс-конференции «Сохраняем историю». К проекту подключились молодежные организации: КРОМО «Центр развития добровольчества», «Карельский центр патриотического воспитания и допризывной подготовки молодежи», «Молодая гвардия Единой России», поисковый отряд «Хранители» и др.
Национальный архив провел цикл информационно-методических занятий, в ходе которых участники проекта получили методическую помощь и рекомендации специалистов архива по сбору воспоминаний и документов. Информация о проекте прозвучала в новостях радио «Карелия», телекомпании «Сампо». Для участников акции подготовлен пакет методических документов (анкета, рекомендации по аннотированию фотодокументов и "бумажных" документов семейного архива, организации видеосъемки).
Публикационная деятельность Национального архива РК была направлена на популяризацию архивных документов и информирование о его деятельности. В 2012 году в СМИ было опубликовано свыше 70 материалов. Статьи и интервью сотрудников архива публиковались в республиканской общественно-политической газете «Карелия», профильных журналах «Отечественные архивы», «Вестник архивиста». По документам архива подготовлены 16 публикаций, посвященных памятным датам из истории нашего края: присвоению Петрозаводску статуса города, возведению Свяходуховского кафедрального собора, празднованию Дня Победы в Петрозаводске в 1945 году и др.
Специалисты архива приняли активное участие в создании программ «Петрозаводск неизвестный» региональной телекомпании «Сампо», откликались на значимые для общественности вопросы, представив документы по истории Левашовского бульвара, Екатерининской церкви в Петрозаводске. На радио «Карелия прозвучали передачи к юбилею открытия памятника Петру I, о деятельности попечительства императрицы Марии Александровны, слепых на территории Олонецкой губернии и др.
Информация о деятельности архива размещалась на Официальном сайте органов государственной власти Республики Карелия «Карелия официальная», звучала в новостных выпусках ГТРК «Вести-Карелия», в материалах интернет-журнала «Лицей», информационного центра «Финноугрия», других электронных СМИ. Интерес к работе архива по приобщению жителей Карелии к своей родословной, сохранению семейных документальных реликвий проявили средства массовой информации на национальных языках: Vienan Karjala, Oma mua.
На расширение информационной базы архивной отрасли направлена работа по рассекречиванию архивных документов государственного казенного учреждения Республики Карелия"Национальный архив Республики Карелия". В соответствии с законом Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 продолжалось плановое рассекречивание документов с истекшим сроком засекречивания сведений, составляющих государственную тайну. В целях совершенствования работы по рассекречиванию документов внесены изменения в регламент работы Межведомственной экспертной комиссии при Главе Республики Карелия по рассекречиванию документов, в положение об Экспертной комиссии Национального архива РК по работе с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, в части организации работы и полномочий по рассекречиванию документов.
Указом Главы Республики Карелия от 4 октября 2012 г. № 130 утвержден новый регламент работы Межведомственной экспертной комиссии при Главе Республики Карелия по рассекречиванию документов, находящихся на хранении в государственном казенном учреждении Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия». В соответствии с утвержденным регламентом Комиссия осуществляет рассекречивание документов, созданных в процессе деятельности органов КПСС и ВЛКСМ, ликвидированных организаций-фондообразователей, не имеющих правопреемников.
В рамках работы Межведомственной экспертной комиссии при Главе Республики Карелия рассекречено 3137 дел. Межведомственной комиссией рассекречены документы следующих архивных фондов:
Центрального комитета Компартии Карело-Финской СССР за 1948-1951 гг.,
Карельского обкома КПСС за 1981-1982 гг., личные дела номенклатурных партийных, советских, профсоюзных и хозяйственных работников в фонде Карельского обкома КПСС,
документы Петрозаводского горкома КПСС за 1935-1947 гг.,
Беломорского райкома КПСС за 1927-1938 гг.,
Суоярвского, Сегежского, Муезерского, Пудожского, Пряжинского райкомов КПСС за 1981-1982 гг.,
Ребольского райкома ВКП (б) за 1922-1948 гг.,
документы 33 первичных партийных организаций за 1920-1955 гг.
В целях соблюдения уровня полномочий республиканской Межведомственной комиссии по рассекречиванию документов деятельность Комиссии осуществлялась во взаимодействии с федеральными государственными архивами. Национальным архивом РК были направлены запросы в Федеральное архивное агентство, федеральные государственные архивы (ГА РФ, РГАНИ, РГАСПИ, РГАЭ) о предоставлении информации о рассекречивании документов высших и центральных органов КПСС, высших органов государственного управления СССР, рассекречивание которых не входит в компетенцию региональных комиссий. На основании полученной информации из федеральных архивов, а также в соответствии с бюллетенями рассекреченных документов федеральных государственных архивов Комиссией рассекречена часть документов из фонда Центрального комитета Компартии КФССР за 1941-1949 гг., ранее оставленных на закрытом хранении, как не входящих в компетенцию комиссии.
Читальные залы КУ НА РК посетили 542 пользователя (4363 посещений), выдано 14 218 дел, 648 ед. хр. фонда пользования, 969 книг НСБ.
Информатизация и создание научно-справочного аппарата к документам Национального архива Республики Карелия
Приоритетом в области информатизации остается работа в рамках реализации Соглашения об информационном взаимодействии управлений (отделов) ПФР в городах и районах Республики Карелия и Национального архива Республики Карелия. Целью данного соглашения является организация обмена информацией социально-правового характера в системе электронного документооборота между Отделением Пенсионного фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда и Национальным архивом Республики Карелия в целях реализации гражданами своих пенсионных прав (установления и выплаты пенсий и других социальных выплат). В течение года на рабочих совещаниях со специалистами Пенсионного фонда рассматривались вопросы взаимодействия и координации работы, направленной на обеспечение законных прав и интересов граждан.
С введением системы информационного электронного обмена значительно уменьшилось число личных обращений граждан в архив, предоставление этой услуги стало более качественным и доступным. В связи с возрастающим объемом запросов, поступающих в архив через информационный обмен (65% от общего числа поступивших запросов) в 2012 году установлено второе рабочее место для работы в системе информационного электронного обмена.
Национальный архив Республики Карелия осуществляет информационную поддержку своего сайта (http://rkna.ru), на котором пользователь может найти сведения по предоставлению услуг, ретроспективную информацию, сведения о деятельности архива, контактные данные и др. Осуществлялась работа по модернизации сайта государственного казенного учреждения Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия": перевод сайта на новую платформу Joomla 2.5, информационная поддержка, обновление страниц, администрирование. Сайт архива за год посетили 38 583 раза (130 315 просмотров).
В КУ НА РК продолжилось ведение тематических баз данных архива. В течение года внесено 20 549 записей в БД «Архивный фонд», «Электронная система НСА»,«Перечень знаменательных и памятных дат», «Научно-справочная библиотека». Осуществлялось ведение БД «Документы по личному составу» по документам объединенного архивного фонда Л-906 «Беломорско-Онежское пароходство; ОАО «Беломорско-Онежское пароходство» и подведомственные предприятия».
Создана БД «Метрические книги» по проекту РГНФ «Информационная система «Метрические книги» по документам генеалогического характера Национального архива Республики Карелия», размещенная на сайте Национального архива Республики Карелия в разделе НСА, подраздел Электронные ресурсы.
Для регистрации обращений пользователей, контроля за их исполнением на всех стадиях работы в Национальном архиве ведется БД «Учет исполнения запросов». В базу данных вносятся отметки о регистрации поступившего запроса, передаче на исполнение с указанием фамилии исполнителя, завершении исполнения запроса с указанием даты, характера ответа.
С целью внедрения общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» версия 4.3.12 в Национальном архиве Республики Карелия было освоено 1,5 млн. бюджетных средств, приобретено и установлено серверное и компьютерное оборудование.
В 2012 году работа по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам НА РК проводилась по следующим направлениям:
1. Усовершенствование описей. Приоритетом являлись описи фондов дореволюционного периода. Завершена работа по 6 описям 3 фондов, всего полистно просмотрены 1409 ед. хр.:
- описи №4 (850 ед. хр. за 1843-1916 гг.), №5 (342 ед. хр. за 1844-1914 гг.), №6 (1 ед. хр. за 1871 г.) фонда 2 «Олонецкое губернское правление». Исполнителем А.С. Соколов просмотрено 1194 ед. хр., уточнены заголовки дел, крайние даты, количество листов в делах, составлен электронный вариант описей, составлены карточки на наиболее интересные документы, составлен НСА к описи. Описи согласованы ЭМК Национального архива Республики Карелия и ЭПК Министерства культуры Республики Карелия.
- усовершенствование рукописных описей 17 (46 ед. хр). 18 (68 ед. хр.) за 1796-1904 гг. фонда 25 «Олонецкая духовная консистория», исполнитель Власова Н.Н. Просмотрено 114 ед. хр., уточнены заголовки дел, крайние даты, количество листов в делах, составлены компьютерные варианты описей, НСА к описям. Описи согласованы ЭМК Национального архива Республики Карелия, ЭПК Министерства культуры Республики Карелия.
- усовершенствование описи ф. Р-3253 «Раутио Карл Эрикович (1889-1963), музыкант, композитор, дирижер». Студентами Петрозаводской государственной консерватории им. А.К. Глазунова во время прохождения практики было проведено описание нотных рукописей К.Э. Раутио, редактирование ранее составленных заголовков. Студентами описаны, уточнены заголовки 101 ед. хр. с №1 по №100, составлен компьютерный вариант описи. Опись отредактирована специалистами архива в соответствии с Методическими рекомендациями по работе с документами личного происхождения (Москва, 1990 г.) ( исполнитель Власова Н.Н.). Опись согласована на ЭМК Национального архива , утверждена ЭПК Министерства культуры.
Продолжалась работа по усовершенствованию 12 описей 7 фондов. Приоритетом являлись описи фондов дореволюционного периода:
- опись 1 фонда 446 «Правление Олонецких и Кронштадтских заводов». Всего в описи 619 ед. хр. за 1771-1833 гг.. Исполнителем Власовой Н.Н. просмотрено 48 ед. хр. (большая часть дел от 200 до 1000 листов, документы 18 века), уточнены заголовки дел, крайние даты, количество листов в делах, составлен компьютерный вариант описи.
- опись 1 фонда 10 «Олонецкая губернская земская управа». Всего в описи 1800 ед. хр. за 1866-1919 гг. Исполнитель Е.Ю. Матвеева просмотрела 532 ед. хр. Работа по просмотру дел завершена, уточнены заголовки дел, хронологические рамки документов, составлен электронный вариант описи, составлены карточки на наиболее интересные документы фонда. Ведется работа по подготовке НСА к описи: предисловия, указателей.
- опись 2 фонда 10 «Олонецкая губернская земская управа». Всего в описи 428 ед. хр. за 1771-1833 гг. Исполнителем Матвеевой Е.Ю. просмотрено 376 ед. хр., уточнены заголовки дел, хронологические рамки документов, составлен электронный вариант описи, составлены карточки на наиболее интересные документы фонда.
- описи 1 фонда 501 «Пудожское духовное правление». Всего в описи 6 ед. хр. за 1794, 1796-1797, 1874-1890 гг. Исполнитель Власова Н.Н. просмотрела 6 ед. хр., уточнены заголовки дел, крайние даты, количество листов в делах, составлен компьютерный вариант описи. Началась подготовка предисловия к описи.
- опись 19 фонда 25 «Олонецкая духовная консистория». Опись рукописная, всего в описи 236 ед. хр. за 1727-1911 гг.., исполнитель Власова Н.Н. Работа по усовершенствованию завершена, просмотрено 236 ед. хр., уточнены заголовки дел, крайние даты, количество листов в делах, составлены компьютерные варианты описей, НСА к описям. Опись передана на согласование ЭМК Национального архива.
- опись 20 фонда 25 «Олонецкая духовная консистория». Опись рукописная, всего в описи 808 ед. хр. за 1817-1917 гг., исполнитель Власова Н.Н. Просмотрено 34 ед. хр., уточнены заголовки дел, крайние даты, количество листов в делах, составлен компьютерный вариант описи, составлены внутренние описи к 7 делам.
- опись 1 фонда 177 «Клименицкий монастырь». Опись рукописная, всего в описи 9 ед. хр.
- описи 1, 2 фонда 178 «Сяндебско-Успенский Олонецкий женский монастырь». Описи рукописные, всего в описях 19 ед. хр.
- описей 1, 2, 3 фонда 166 «Соборная церковь Успения Пресвятой Богородицы». Описи рукописные, всего 139 ед. хр., 1751-1919 гг., исполнитель А.С. Соколов. По всем описям просмотр дел завершен, просмотрено 167 ед.хр., уточнены заголовки дел, крайние даты, количество листов в делах, составлен компьютерный вариант описи, составлены карточки на наиболее интересные документы. Ведется работа по подготовке НСА к описи: предисловия, указателей.
2. Переработка описей: переработка фонда П-8 «ЦК КП КФССР» за 1940-1956 гг., подготовка описи 2 «информационных протоколов партийных, комсомольских и профсоюзных органов» (полистный просмотр дел, редактирование заголовков, составление, компьютерный набор описи). Просмотрено и внесено в электронный вариант описи 2356 ед. хр.
3. Описание документов
Продолжается работа по описанию персональных дел коммунистов описи 4 фонда П-8 «ЦК КП КФССР», исполнитель А.С. Соколов. Просмотрено 399 ед. хр., уточнены заголовки дел, крайние даты документов, количество листов в делах, составлена опись в электронном формате.
Продолжается работа по описанию личных дел коммунистов фонда П-8 «ЦК КП КФССР», исполнитель Н.Н. Власова. Просмотрено 205 ед. хр., уточнены заголовки дел, крайние даты документов, количество листов в делах, составлена опись в электронном формате.
Продолжилась работа КУ НА РК по научно-технической обработке личных дел Кировской (Мурманской) железной дороги. Прием документов осуществлялся на основе "Рабочей инструкции по приему личных дел постоянного хранения работников Кировской железной дороги", поступивших в Национальный архив Республики Карелия в 2004 году в результате проведения экспертизы ценности в соответствии с договором № 178 от 24 февраля 2004 года между ОАО "Российские железные дороги" в лице начальника Петрозаводского отделения Октябрьской железной дороги - филиала ОАО "Российские железные дороги" и Национальным архивом Республики Карелия. По итогам работы сформирована опись личных дел по алфавитному принципу, сопровождающаяся развернутым научно-справочным аппаратом. Результаты работы будут рассмотрены на заседании ЭМК Национального архива РК в 1 квартале 2013 года.
Национальный архив Республики Карелия в течение 2012 года вел работу по сканированию архивных дел и описей. Видовой состав документов: описи, дела, фотографии. Всего оцифровано 116 описей, 1421 ед. хранения (в показатель включены дела, оцифрованные в полном объеме, а также дела, по которым оцифрованы отдельные документы). По договору с Южно-Карельским институтом (г. Лаппенранта, Финляндия) сканированы описи фондов №№ 811-886, Р-685. Основная цель договора - копирование (сканирование) описей фондов №№ 811-886 (т.н. «Выборгских фондов») и описей фонда №Р-685 (Переселенческое управление при СНК КАССР), их перевод на финский язык и размещение электронных копий описей на сайтах архива и института (на русском и финском языках), а также издание описей на русском и финском языках.
Количество и модели используемого при сканировании оборудования: планшетный сканер (EPSON GT-20000), сканер для негативов (EPSON Perfection V700/V750), поточный сканер (KODAK Scanner i4000). Технические характеристики: разрешение при сканировании от 150 до 4000 dpi; цветность от 8 до 24 бит; используемые форматы хранения tiff, jpeg.
На сегодняшний день Нацональный архив Республики Карелия не готов к приему на хранение электронных документов в связи с отсутствием соответствующей материально-технической базы.
Методическая работа и повышение квалификации кадров
В 2012 году Национальный архив Республики Карелия, являющийся научно-методическим центром архивных учреждений Республики Карелия, провел ряд мероприятий, направленных на повышение квалификации и содействие подготовке кадров архивов республики:
для муниципальных архивов Республики Карелия:
- информационно-методическое мероприятие «Предоставление (исполнение) государственных и муниципальных услуг (функций) в области архивного дела в условиях обновленного законодательства» 13 марта 2012 г. В мероприятии приняли участие представители 11 муниципальных архивов и 1 образовательного учреждения, общая численность участников (слушателей) 13 человек (Костомукшский район был представлен двумя специалистами);
для специалистов делопроизводственных и архивных служб организаций Республики Карелия:
два информационно-методических мероприятия - обучающие семинары «Архив организации: комплектование, обеспечение сохранности документов» совместно с Карельским филиалом Московского государственного университета экономики, статистики и информатики — МЭСИ: (29.03.2012 г. приняли участие 11 слушателей из 11 организаций; 7.06 2012 г. приняли участие 9 слушателей из 8 организаций).
В 2012 году началось внедрение внутриархивной системы по повышению квалификации сотрудников КУ НА РК. Планирование этой работы осуществлено на основе анализа анкетирования методического обеспечения деятельности структурных подразделений КУ НА РК. Тематика проведенных методических мероприятий для специалистов из разных отделов архива:
- Ресурсное обеспечение методической работы архива и вопросы планирования на II полугодие 2012 г. ;
- Особенности работы хранилища документов советского периода;
- Комплектование архива документами личного происхождения (из опыта работы КУ НА РК) ;
- Особенности работы с документами личного происхождения в КУ НА РК.
- Особенности исполнения запросов о заработной плате по документам по личному составу Беломорско-Онежского пароходства;
- Современная система охранно-пожарной сигнализации, система оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре на примере архивохранилищ по ул. Куйбышева, 6а;
-Экспресс-метод определения зараженности документов микроорганизмами при помощи диагностического светильника (Лампы Вуда);
- Экспертиза ценности документов, подготовка дел к архивному хранению;
- Производственная учеба по итогам проверки физического состояния документов, отреставрированных в 1960 - 1990 гг.
КУ НА РК провел Пятый интернет-семинар для муниципальных архивов Республики Карелия (19 ноября — 7 декабря 2012 г.) по темам:
обсуждение проекта Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года;
оказание методической помощи в проведении Паспортизации государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек, организаций РАН, а также архивов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2013 г. в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
проведение в 2013 г. в ознаменование 95-летия создания в Российской Федерации государственной архивной службы Всероссийского конкурса на лучший муниципальный архив;
информация о перспективах деятельности архивных учреждений Республики Карелия по духовно-нравственному и патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации, проживающих на территории Республики Карелия.
На странице интернет-семинара был открыт форум для обсуждения материалов семинара. За период работы семинара на форуме было зарегистрировано 44 пользователя. По итогам анализа работы форума в поля обсуждений было выставлено 6 сообщений, содержащих мнения и предложения по обсуждаемой Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, в совокупности материалы просмотрены 290 раз.
Национальный архив Республики Карелия подготовил ряд информационных, методических документов, материалов, которые были рассмотрены и согласованы Экспертно-методической комиссией и другими комиссиями архива, в том числе:
Памятка по организации работы исполнения справок о подтверждении льготного стажа плавсоставу Беломорско-Онежского пароходства (в электронном формате для размещения в локальной сети с возможностью дистанционного доступа), исполнитель Хомич А.В. Работа по подготовке рекомендаций велась в течение 2 месяцев при участии сотрудников отдела НСА Власовой Н.Н., Матвеевой Е.Ю., отдела исполнения запросов Свечкиной А.Г., Макаровой Т.А. Рекомендации предназначены для специалистов, исполняющих запросы по льготному стажу плавсоставу БОПа, направлены на сокращение сроков и улучшение качества исполнения указанной категории запросов. В них изложена методика исполнения запроса и правила оформления справок по льготному стажу, отражены особенности формирования некоторых комплексов документов, максимально привлечен традиционный и электронный научно-справочный аппарат к документам БОПа, сделаны ссылки на имеющийся электронный НСА. Рекомендации были представлены на рассмотрение ЭМК 28.02., согласованы для практического применения в отделе исполнения социально-правовых запросов. 7 марта 2012 г. проведена производственная учеба в отделе исполнения социально-правовых запросов по практическому применению указанных рекомендаций;
комплект из 4 методических документов по сбору документов и воспоминаний участников (очевидцев) Великой Отечественной войны по проекту "Человек и война" (анкета-заявление, рекомендации по съемке видеомемуаров участника (очевидца) Великой Отечественной войны, рекомендации по составлению аннотаций к фотодокументам из семейного архива участника (очевидца) Великой Отечественной войны при передаче в Национальный архив Республики Карелия, Рекомендации по составлению аннотаций к документам семейного (личного) архива участника (очевидца) Великой Отечественной войны при передаче в Национальный архив Республики Карелия).
Методическое пособие «Оформление результатов генеалогического исследования (составители Е.В. Усачева, начальник отдела использования и публикации документов КУ НА РК, С.Э. Яловицына, канд.ист. наук, доцент кафедры архивоведения и специальных исторических дисциплин ПетрГУ ),
Практическое пособие-презентация «Восстановление целостности разрушенных фрагментов документа методом ручной доливки бумажной массой», авторы - сотрудники отдела государственного учета и реставрации архивных документов М.В. Журавлева, С.В. Силинова.
Опыт внедрения электронного информационного обмена с органами Пенсионного фонда Российской Федерации в Национальном архиве Республики Карелия» (доклад на НМС архивных учреждений Северо-Западного федерального округа в г. Мурманске18-22. 06.2012 г.) Путешова И.А. зам. директора ,
Сайт Национального архива Республики Карелия как элемент единого информационно-культурного пространства Карелии» (доклада на международном научно-практическом семинаре «Архивная деловая информация в XXI веке: инновационные аспекты», ноябрь 2012 г.) Вдовинец Е.В. ведущий сотрудник.
Обзор документов фонда 25 «Олонецкая духовная консистория» по истории приходов Каргопольского уезда» (доклад на 12-й Каргопольской научной конференции «ХVII век в истории и культуре Русского Севера» 14-16.08 2012 г. г. Каргополь) Власова Н.Н., начальник отдела НСА.
Научно-справочный аппарат к фонду П-213 «Штаб партизанского движения на Карельском фронте» (1941-1944 гг.), исполнитель Т.Н. Петрова, а также тематико-экспозиционные планы выставок документов, схемы систематизации документов при формировании фондов, предложения по фондированию документов, усовершенствованные описи дел и научно-справочный аппарат к ним, предложения по представлению научных работ архива на Конкурс работ в области архивоведения, документоведения и археографии,выполненных в 2009-2011 гг. и сопроводительная документация к ним.
На конкурс работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009-2011 гг. Национальным архивом Республики Карелия представлены: сборник документов "Карелия в Великой Отечественной войне: освобождение от оккупации и возрождение мирной жизни, 1944-1945" и "Перечень (межфондовый указатель) ревизских сказок 4-й ревизии 1782 года" с приложениями). Обе работы стали дипломантами конкурса.
На рассмотрение НМС архивных учреждений Северо-Западного федерального округа представлена методическая разработка "Памятка по проведению генеалогического исследования по фондам Национального архива Республики Карелия", которая была согласована ЭМК Национального архива РК с учетом ее успешного применения на семинарах школы практической генеалогии "Семейный архив"
Специалисты Национального архива Республики Карелия участвовали в преподавании учебных курсов для студентов исторического факультета ПетрГУ (в соответствии с договором о филиале кафедры архивоведения и специальных исторических дисциплин ПетрГУ на базе КУ НА РК), проведении архивных практик для студентов исторического факультета и факультета социально-политической истории ПетрГУ.
КУ НА РК большое внимание уделяет работе с кадрами, вопросам правовой и социальной защиты работников. Численность работников архива 117 человек, из них 94 женщины. Высшее образование имеют 93 человека, из них 57 чел. с высшим профильным - историческим или архивным образованием, 1 специалист имеет 2 высших образования, 5 специалистов имеют кандидатскую степень.
За успехи в работе, по итогам профессиональных конкурсов и в связи с юбилейными датами по возрасту и стажу работы в течение 2012 года различных наград удостоился 41 сотрудник архива. Почетную грамоту Министерства культуры Российской Федерации получила начальник отдела обеспечения сохранности документов М.Г. Попкова; Почетную грамоту Республики Карелия - зам. начальника отдела государственного учета и реставрации документов С.В. Силинова, Благодарственное письмо Главы Республики Карелия начальник отдела обеспечения сохранности документов М.Г. Попкова. В числе наград также почетные грамоты Министерства культуры Республики Карелия и Национального архива Республики Карелия, благодарственные письма Министерства культуры Республики Карелия и Национального архива Республики Карелия, именные часы Министерства культуры Республики Карелия.
В целом задачи, стоявшие перед государственным казенным учреждением Республики Карелия «Национальным архивом Республики Карелия» на 2012 год, выполнены, намечены перспективы дальнейшего развития архива.
