Четвертый Интернет-семинар 13-20 декабря 2010 г.

Организация конкурсов в сфере архивного дела

В 2009 году в ГУ «Национальный архив Республики Карелия» стартовал конкурс научно-методических разработок, подготовленных сотрудниками архива, получивший название «Мастерство и инноватика». Организатором и координатором конкурса выступил отдел аналитической и организационно-методической работы архива, специалистами которого было разработано Положение о конкурсе, регламентирующее цели, задачи и порядок проведения конкурса.

Цель проведения конкурса - стимулирование и совершенствование научно-исследовательской, методической и научно-информационной деятельности, поощрение творческой активности специалистов, занимающихся разработкой актуальных и практически значимых проблем современного архивного дела.

Работы оценивались по следующим показателям:
актуальность;
соответствие нормативным требованиям в области архивного дела;
направленность на применение новых методов и технологий работы;
перспектива дальнейшего использования в работе.
17 декабря 2009 г. были подведены итоги конкурса. В номинации «Лучшая научная работа» первое место было присуждено «Перечню ревизских сказок 4-й ревизии 1782 г.», подготовленному ведущим специалистом ГУ «Национальный архив Республики Карелия» Д.З.Генделевым.

В номинации «Лучшая методическая разработка» победила работа начальника отдела комплектования ГУ «Национальный архив Республики Карелия» Г.Н.Федоровой «Комплект методических документов по проведению паспортизации государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек, организаций РАН, а также архивов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2010».

Авторы лучших работ были награждены подарками, итоги конкурса опубликованы на сайте Национального архива Республики Карелия.

По решению конкурсной комиссии в Положение о конкурсе были внесены изменения - начиная с 2010 года к участию в конкурсе, наряду со специалистами ГУ «Национальный архив Республики Карелия», приглашаются специалисты муниципальных архивов Республики Карелия. На Конкурс принимаются научно-методические разработки, подготовленные в плановом или инициативном порядке отдельными работниками или авторскими коллективами в течение последних двух лет. Срок подачи заявок - до 31 декабря текущего года (включительно). Работы, представляемые на рассмотрение конкурсной комиссии, должны содержать оригинальные идеи, новые методы и технологии работы, иметь научное или практическое значение для развития архивного дела.

В январе 2011 года состоится заседание Экспертно-методической комиссии ГУ «Национальный архив Республики Карелия», на котором будут подведены итоги конкурса и распределены призовые места.

Приглашаем специалистов муниципальных архивов проявить творческую инициативу и принять участие в конкурсе. В настоящее время остро востребованы материалы, освещающие актуальные вопросы деятельности архивных учреждений по основным направлениям работы в современных условиях. Более подробная информация об условиях проведения конкурса размещена на сайте Национального архива Республики Карелия в разделе «Деятельность». Надеемся на отклик с Вашей стороны и ждем активного участия в конкурсах, проводимых ГУ «Национальный архив Республики Карелия» в сфере архивного дела.

ГУ «Национальный архив Республики Карелия» совместно с кафедрой архивоведения и специальных исторических дисциплин Петрозаводского государственного университета при информационной поддержке республиканской газеты «ТВР-панорама», подвели итоги первого Республиканского конкурса «Юный архивист», проходившего 01.10.2009-31.04.2010 гг.

На конкурс были представлены 10 работ учащихся средних образовательных учреждений Республики Карелия: г.Кемь, п.Салми Питкярантского района, п.Пряжа, с.Шуньга Медвежьегорского района, п.Повенец.

В соответствии с решением жюри конкурса «Юный архивист» от 19.05.2010 года победителем конкурса стал Клапотовский Роман Александрович, ученик 10 класса, МУ СОШ № 1 г.Кемь с работой «Мой прапрадед Бельтюков Вячеслав Григорьевич» (научный руководитель: Алексахина Елена Леонидовна, учитель истории и обществознания МУ СОШ №1 г. Кемь).

Награждение победителя прошло в рамках 4-го семинара Школы практической генеалогии «Семейный архив», 3 июня 2010 года в конференц-зале турхолдинга «Карелия». Туристическая фирма «Стелла» предоставила для победителя конкурса однодневный тур - сплав по реке Шуя. Всем участникам конкурса были вручены сертификаты, подтверждающие участие в первом Республиканском конкурсе «Юный архивист».

Организаторы и жюри конкурса «Юный архивист» благодарят всех участников за проявленный интерес к столь значимому мероприятию по популяризации архивного дела среди детей и молодежи, за поддержку нашей общей инициативы, направленной на сохранение памяти о прошлых поколениях и обстоятельствах их жизни - памяти, облеченной в форму документа, за проведение большой интеллектуальной и глубоко нравственной работы, за посильный вклад в приумножение нашего общего духовного достояния в такой незабываемый для нашей Родины год - год 65-летия Великой Победы, а также в год 90-летия Республики Карелия.

8 декабря 2010 года ГУ «Национальный архив Республики Карелия» совместно с кафедрой архивоведения и специальных исторических дисциплин ПетрГУ открывают второй Республиканский конкурс «Юный архивист».

Конкурс проводится среди старшеклассников и студентов образовательных учреждений Республики Карелия. Конкурс нацелен на сохранение документальных свидетельств истории Республики Карелия и адресован той части молодежи, которой интересна история своей семьи, кого привлекает работа по реконструкции прошлого своей малой Родины.

Предлагаем специалистам муниципальных архивов республики поддержать нашу инициативу и выступить с презентацией конкурса в образовательных школах районов Республики Карелия, а также оказать консультационную поддержку участникам конкурса по вашему муниципальному округу.

Итогом совместной работы архивистов, историков, педагогов и юных участников конкурса должно стать выявление интересных документов из личных архивов жителей Республики Карелия по номинациям: «Семейные реликвии», «Жизнь нашего двора», «Человек и война», «День за днем», «Общественные события». Наиболее ценные документы могут быть приняты на государственное хранение в Национальный архив Республики Карелия.

По итогам второго Республиканского конкурса «Юный архивист» будет подготовлена электронная выставка документов личного происхождения, использованных в исследованиях участников данного проекта. Выставка будет размещена на сайте Национального архива Республики Карелия с 1 июня 2011 года.

Победителей конкурса ждет торжественная встреча с сотрудниками Национального архива и преподавателями кафедры архивоведения и специальных исторических дисциплин ПетрГУ. Все участники конкурса с педагогами-наставниками будут приглашены на экскурсию в документальную сокровищницу архива, где будут показаны наиболее интересные и ценные документы Республики Карелия.

Главный специалист отдела аналитической и организационно-методической работы
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
М.О. Птица
Ведущий специалист отдела аналитической и
организационно-методической работы
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
Е.А. Лебедева

Методические основы работы с научно-справочным аппаратом (НСА)

В современном мире повышается интерес к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов. И одна из главных задач архивов - обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией. Для выполнения этой задачи необходимо создание современного научно-справочного аппарата к документам архива, призванного ускорить поиск необходимой исследователям информации.

Система научно-справочного аппарата (НСА) архива представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов, и включает в себя: обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).

Преемственность научно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА государственных и муниципальных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архивов организаций могут быть приняты в государственные и муниципальные архивы для использования в составе системы НСА.

Основными нормативно-методическими документами определяющими деятельность государственных и муниципальных архивов, архивов организаций в части составления современного научно-справочного аппарата к документам являются:
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (с изменениями на 16 февраля 2009 г.), Москва, 2007 г.,

- «Основные правила работы архивов организаций», Москва, 2004 г.

Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

В «Правилах» даны основные понятия научно-справочного аппарата, системы научно-справочного аппарата, указаны виды архивных справочников, определены основные требования к описанию архивных документов, дано понятие автоматизированного НСА.

Особое место в системе научно-справочного аппарата занимает опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Опись является базовым архивным справочником в государственных, ведомственных и муниципальных архивах, так как служит основой для создания других справочников системы научно-справочного аппарата архива - путеводителей, каталогов, обзоров, указателей. Опись осуществляет две функции - учетную и информационно-поисковую. От качества подготовки описей зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Для подготовки и создания современных описей на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания, а также в соответствии с едиными требованиями к составлению описей в соответствии с «Правилами...», ВНИИДАДом подготовлены методические рекомендации «Составление архивных описей», Москва, 2005 г., в которых подробно изложены все этапы составления описи; дана методика составления заголовка единицы хранения, как основного элемента описания, особенности описания особо ценных документов, документов по личному составу, личного происхождения; прописан порядок составления и оформления описей, а также требования к составлению справочного аппарата к описи (титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращенных слов, указателей), методика усовершенствования и переработки описей, основные требования к составлению архивной описи в электронном формате. В методических рекомендация можно найти ответы на многие вопросы, которые встают перед специалистом при подготовке описи.

При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования справочников, определении состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ над фондами в зависимости от их информативности. На основе дифференцированного подхода конкретный государственный архив может разрабатывать стратегию развития справочных средств, определять оптимальный набор справочников для своего архива и состав элементов описания для каждого из справочников, а также уровень детализации информации в пределах каждого элемента описания. В решении этих задач призвано помочь пособие «Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода», Москва, 2002., в котором рассмотрены теоретико-методические основы дифференцированного подхода на современном этапе и представлена методика составления описей, путеводителей, каталогов, указателей, обзоров. В приложениях к пособию дан состав реквизитов описания для основных типов и видов архивных справочников.

Важным элементом системы НСА архива являются каталоги. Каталоги - межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги. Методической основой для составления каталогов в государственных, муниципальных архивах является пособие «Основы дифференцированного подхода при каталогизации», Москва, 1970 г., выпуск 2. В первой части пособия дан анализ возможной структуры каталогов. Описаны разные виды каталогов и их разновидности: систематический, фондовый каталог, предметные (именной, географический и т.д.), предметно-тематические (каталог по истории государственных учреждений), каталоги специфической документации (фотографий, карт, чертежей, нот и т.д.), делопроизводственные картотеки. В пособии рассматриваются вопросы дифференцированного подхода при каталогизации, методы выбора архивных фондов, их структурных частей, отбора единиц хранения, документов и сведений для описания на карточках, предлагается конкретная методика описания документальных материалов при каталогизации. Пособие имеет целью помочь архивистам в разработке конкретной методики каталогизации документальных материалов с учетом особенностей каждого архива.

В 2007 г. Федеральным архивным агентством и ВНИИДАДом подготовлен «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», Москва, 2007, который устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и муниципальных архивов РФ систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации, что создает основу для формирования единого архивного информационного пространства нашей страны. Основное назначение единого классификатора состоит в структурировании архивного информационного пространства; создании общего распределительного блока информации по отраслям человеческой деятельности независимо от времени создания документов и места их постоянного хранения; сокращении времени поиска информации.

Классификатор может использоваться архивными учреждениями как для построения каталогов, так и для индексирования информации, представленной в других архивных справочниках: в электронных архивных описях и указателях, при составлении запросов для автоматизированного поиска информации.

Начальник отдела НСА
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
Н.Н.Власова

Новое в нормативно-методической базе архивной отрасли

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N406, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти №38 от 20 сентября 2010 г. Размещен на сайте Росархива (http://archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml).

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Применение Перечня не вызовет затруднений, т.к. структура Перечня аналогична «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), с которым архивисты работают на протяжении нескольких лет.

Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

- раздел 11 содержит документы, отражающие социально–бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Существенно расширен состав документов, включенных в новый Перечень, с учетом изменений законодательства Российской Федерации, в том числе о местном самоуправлении (перечень 2000 года содержал 523 статьи, новый перечень — 1003 статьи).

В Перечень включены новые виды документов, касающиеся муниципальных образований. Например, государственный реестр, регистрационные дела муниципальных образований, документы по передаче и разграничению полномочий, документы по закреплению границ муниципальных образований, по разграничению собственности и др.

Более полно представлены документы по регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, по лицензированию, аттестации, аккредитации и сертификации, документы по деятельности акционерных обществ, по учету и владению собственности.

Включены документы по работе саморегулируемых организаций арбитражных управляющих, документы, касающиеся проведения процедуры банкротства организаций.

Расширен состав документов по вопросам развития информационных технологий и защиты информации ( в том числе персональных данных), использования электронной цифровой подписи.

Следует обратить внимание на включение в Перечень административных регламентов по предоставлению государственных и муниципальных услуг, документов по вопросам соблюдения требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, антикоррупционной деятельности.

В Перечне изменены сроки хранения некоторых видов документов, в том числе документов временного срока хранения. В целях социальной защиты граждан увеличены сроки документов, отражающих трудовые отношения (в том числе работу во вредных условиях труда), документов по охране труда и аттестации рабочих мест и др.

Сроки хранения устанавливаются как для организаций — источников комплектования, так и не являющихся источниками комплектования, так как определенные виды документов в соответствии с действующим законодательством необходимо хранить в организациях до ликвидации, независимо от формы собственности. После ликвидации организации документы могут быть приняты на государственное хранение по принципу выборки организаций и документов (см. примечание **, поставленное к срокам хранения).

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Размещены на сайте Росархива (http://www.rusarchives.ru/lows/office-work-rules.shtmlhttp://www.rusarchives.ru/lows/office-work-rules.shtml).

Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный орган исполнительной власти на основе Правил с учетом специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Правила состоят из следующих разделов:
- Основные понятия;

- Создание документов в федеральном органе исполнительной власти (требования к бланкам документов, реквизиты документов);

- Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти (документопотоки, регистрация, учет документов);

- Документальный фонд федерального органа исполнительной власти (правила составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти);

- Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти (создание, подписание, прием и отправка, учет, хранение);

- Приложение к Правилам – Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

В соответствии с пунктом 26 Правил федеральный орган исполнительной власти «разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения».

Разработка ведомственных перечней существенно упростит разработку номенклатур дел, повысит контроль за соблюдением сроков хранения документов (например, ведомственный перечень системы образования утвержден в1981 году).

В соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76. Размещены на сайте Росархива (http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtmlhttp://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml).

Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

При разработке Методических рекомендаций учтены положения действующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации документации, архивного дела.

Следует обратить внимание на содержание Приложений. Приложения содержат не только образцы бланков документов (приказов, писем, протоколов и т.д.), но и правила оформления реквизитов документов, документов (проектов законодательных актов, указов, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов), образцы оформления документов.

Начальник отдела комплектования
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
Г.Н. Федорова

Главный специалист отдела аналитической и
организационно-методической работы
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
Е.А. Хохликова

Об итогах паспортизации
государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек,
архивов организаций Республики Карелия, хранящих документы
Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2010 г., государственным учреждением «Национальный архив Республики Карелия» и 18 муниципальными архивами Республики Карелия проведена большая работа по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

За период 2006-2009 гг. в структуре архивных учреждений Республики Карелия произошли следующие изменения:

В соответствии с распоряжением Правительства Республики Карелия № 146 р-П от 20.04.2007 г. и приказом Министерства культуры и по связям с общественностью Республики Карелия № 165 от 07.05.2007 «О проведении реорганизационных мероприятий» осуществлена реорганизация ГУ «Национальный архив Республики Карелия» в форме присоединения к нему ГУ «Карельский государственный архив новейшей истории».

На основании решения Петрозаводского городского Совета от 13.04.2006 г. № ХХV/ХХХ-312 образовано муниципальное учреждение «Муниципальный архив города Петрозаводска».

В ряде муниципальных образований изменились организационные формы архивных учреждений.

Подведение итогов паспортизации, подготовка сводных паспортов государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек Республики Карелия, а также сводных Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственного и муниципальных архивов осуществлены ГУ «Национальный архив Республики Карелия», который, после ликвидации в 2004 г. Архивного управления Республики Карелия, осуществляет функцию государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Карелия.

Анализ представленных паспортов и сведений показал следующее:

Состав и объем архивных документов в государственном и муниципальных архивах, государственных музеях и библиотеках:

Общий объем Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сосредоточенного в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Республики Карелия составляет 2546201 ед.хр. (за последние три года увеличился на 199640 ед.хр.), из них 2421881 ед.хр. - на бумажной основе (увеличение на 197069 ед.хр.), в том числе по личному составу 612976 ед.хр. (увеличение на 79090 ед.хр.), 124320 ед.хр. - аудиовизуальной документации (увеличение на 2571 ед.хр.).

В ГУ «Национальный архив Республики Карелия» хранится 2005908 ед.хр. (78,8 %), за последние три года увеличение составило 153944 ед.хр., из них 1922222 ед.хр. - на бумажной основе (увеличение на 150571 ед.хр.), в том числе по личному составу 320096 ед.хр. (увеличение на 26978 ед.хр.),83686 ед.хр. - аудиовизуальной документации (увеличение на 3373 ед.хр.)

В муниципальных архивах хранится всего: 475135 ед. хр., в том числе по личному составу 292880 ед.хр.

В государственных музеях и библиотеках хранится всего: 65158 ед.хр., из них на бумажной основе 24524 ед.хр.; аудиовизуальной документации - 40634 ед.хр.

Структура документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся на территории Республики Карелия, по видам документации представлена следующим образом:
- 95,1 % - составляют документы на бумажной основе;
- 0,030% - кинодокументы;
- 4,83% - фотодокументы;
- 0,01% – фонодокументы;
- 0,002 % - микроформы на правах подлинников;
- 0,002% - видеофонограммы.
В составе документов на бумажной основе наибольший объем составляет управленческая документация (69,3%), документы по личному составу (24%), документы личного происхождения (1,6%) и научно-техническая документация (0,22%).
В качестве особо ценных учтено 18358 ед.хр., из них 18276 ед. хр. находятся на хранении в Национальном архиве РК (0,91% от объема документов ГУ НА РК).

Состояние работы по описанию документов:

Результаты паспортизации свидетельствуют о том, что общий объем документов, не внесенных в описи, составляет 176888 ед.хр. , в том числе:

В ГУ «Национальный архив РК» объем не внесенных в описи документов составляет - 113070 ед.хр., по сравнению с данными предыдущей паспортизации количество не внесенных в описи увеличилось на 100356 ед.хр., из них 100899 ед.хр. управленческой документации, 2147 условных ед.хр. личного происхождения, 10024 ед. хр. аудиовизуальной документации. Изменение показателя связано с незавершенным процессом описания и постановки на учет документов ликвидированных партийных структур. Вместе с тем прослеживается тенденция уменьшения количества неописанных документов личного происхождения. Уменьшение документов личного происхождения за прошедшие три года составило 1559 ед.хр.

В ГУ «Карельский государственный краеведческий музей» и ГУ «Национальная библиотека Республики Карелия» объем неописанных документов в соответствии с «Правилами...» (М., 2007) составляет 63818 ед.хр., из них 133 ед.хр. управленческой документации, 22397 ед.хр. личного происхождения, 654 ед.хр.. научно-технической документации, 40634 ед.хр. фотодокументов. Особенностью описания документов АФ РФ в музеях и библиотеках является отличная от архивных учреждений система учета документов основного фонда. Следует отметить проведенную в течение 2008-2009 гг. Национальной библиотекой Республики Карелия работу по описанию документов, отнесенных к составу АФ РФ.

Состояние работы по страховому копированию документов:

По состоянию на 01.01.2010 г. создан страховой фонд на документы ГУ «Национальный архив Республики Карелия» в объеме 5891558 кадров, скопировано 45910 ед.хр. на различных носителях, что составляет 1,8 % от общего объема хранящихся документов. Наибольший процент скопированных от общего числа хранящихся документов приходится на управленческую документацию – 1,6 %.

Страховой фонд создан также:
- на документы личного происхождения – 0,009%;
- кинодокументы 0,003 %;
- фотодокументы 0,14%.
Фонд пользования создан на 42,3% отснятых дел.

Эти показатели практически не изменились с момента предыдущей паспортизации. Страховое копирование осуществлялось только в ГУ «Национальный архив Республики Карелия», с 2007 года страховое копирование прекращено из-за отсутствия микрофильмирующего оборудования.

Состояние работы по созданию научно-справочного аппарата:

Систему научно-справочного аппарата государственного, муниципальных архивов, музея и библиотеки составляют: 22424 описей, книг учета и описания; 413035 карточек, организованных в систематические и др. каталоги; 8 изданных справочников различных типов; 5 баз данных (в ГУ НА РК), включающих информацию общим объемом 717,91 Мб.

Количество описей за прошедшие три года увеличилось на 102 описи. Уровень экземплярности описей увеличился на 16,2% и составляет 95% от общего количества.

Работа по тематической разработке дел осуществляется только в ГУ НА РК.

Количество карточек, составленных для каталогов, увеличилось за прошедшие три года на 4570 ед.хр.

В работе по созданию научно-справочного аппарата широкое распространение получают автоматизированные архивные технологии. Количество баз данных о составе и содержании документов государственных архивов составляет 5 баз данных, количество включенной в них информации составляет 750,77 Мб., по сравнению с предыдущей паспортизацией количество включенной информации увеличилось на 32,86 Мб.

Показатель количества изданных справочников за прошедшие три года не изменился.

Условия хранения документов:

Документы АФ РФ и другие архивные документы хранятся в 29 зданиях и помещениях, из них 26 приспособленных. Степень загруженности в государственных архивах составляет 99%, а в муниципальных архивах более чем на 100% , в музеях и библиотеке на 90%.

Оснащенность зданий охранно-пожарной сигнализацией в государственном архиве, музее и библиотеке составляет 100%, в муниципальных архивах оснащенность зданий охранной сигнализацией составляет 15%, пожарной сигнализацией — 29%.

Общая протяженность стеллажных полок составила 33549 тыс. погонных метров, в том числе в гос. архиве - 27246 п.м. в муниципальных архивах - 5983 п.м., в музее и библиотеке -320 п.м., по сравнению с предыдущей паспортизацией протяженность стеллажных полок увеличилась на 827 п.м.

Состав и объем архивных документов, находящихся на хранении в организациях-источниках комплектования ГУ «Национальный архив РК» и муниципальных архивов республики:

Анализ представленных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственного и муниципальных архивов показал, что по состоянию на 01.12.2009 г. в списках источников комплектования ГУ «Национальный архив Республики Карелия» и 18 муниципальных архивов Республики Карелия состояло 750 организаций, из них;
профиля комплектования государственного архива — 215;
профиля комплектования муниципальных архивов — 535.
Количество объединенных ведомственных архивов - 10.

По сравнению с данными предыдущей паспортизации, проведенной в 2006 г., количество источников комплектования государственного и муниципальных архивов управленческой документацией в целом по Республике Карелия сократилось на 17 организаций, научно-технической документацией на 3 организации. Также произошло сокращение на 2 объединенных ведомственных архива.

Сокращение количественного состава источников комплектования связано с изменениями, происходящими в экономической, социальной и общественной жизни, проведением административных реформ, изменениями в структуре органов государственной власти и местного самоуправления, ликвидацией, реорганизацией учреждений и организаций, образованием новых структур, изменением формы собственности организаций, а также в связи с исключением в отдельных муниципальных образованиях организаций, не относящихся к муниципальной форме собственности.

В организациях - источниках комплектования хранилось 213286 ед.хр. управленческой документации, 231682 ед.хр. научно-технической документации, 41106 ед.хр. аудиовизуальной документации, 557561 ед.хр. документов по личному составу.

В объединенных ведомственных архивах хранилось 6507 ед.хр. постоянного срока хранения, 221316 ед.хр. документов по личному составу.

К передаче на постоянное хранение подготовлено 206791 ед.хр. (97%) управленческой документации. Процент научно-технической документации, включенной в состав Архивного фонда РФ, составил 0,8 %, аудиовизуальной — 1%.

Процент дел по личному составу, внесенных в описи, согласованные с ЭПК при Национальном архиве Республики Карелия, составил 92 %.

В объединенных ведомственных архивах на постоянное хранение подготовлено 5570 ед.хр. (86 %).

Сверх установленного срока в организациях - источниках комплектования хранилось 90940 ед.хр. управленческой документации, 1482 ед.хр. научно - технической документации, 26040 ед.хр. аудиовизуальной документации.

По сравнению с паспортизацией 2006 г. увеличился объем управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока на 20893 ед.хр. (30%). Увеличение количества дел, хранящихся сверх установленного срока, связано дефицитом площадей и предельной загруженностью архивохранилищ, а также с внеплановым приемом документов ликвидированных организаций, в том числе документов по личному составу.

Отмечается рост ежегодного документообразования управленческой документации в организациях - источниках комплектования. По сравнению с 2006 г. документооборот увеличился на 21580 ед.хр. или на 16 %.

Отсутствие возможности у архивов приема документов, хранящихся сверх срока, и рост ежегодного документообразования привели к увеличению дел постоянного хранения управленческой документации в архивах организаций на 54834 ед.хр. (35 %).

Обеспеченность номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, помещениями под архив осталось практически на прежнем уровне.

Анализ паспортов и сведений, представленных государственным, муниципальными архивами и государственными музеем и библиотекой показал, что в целом качество паспортов и сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования улучшилось.

Среди представленных паспортов и сводных сведений по источникам комплектования следует отметить качественное проведение паспортов и подготовку документов муниципальными архивами г.Костомукша, Петрозаводск, Питкяранта, Сортавала, Медвежьегорск, Олонец, Сегежа.

На хорошем уровне подготовлены паспорт и сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования ГУ «Национальный архив Республики Карелия».

Вместе с тем анализ данных паспортов, сводных сведений и объяснительных записок к ним свидетельствует о том, что продолжают иметь место недостатки и ошибки, в том числе и те, на которые уже неоднократно обращалось внимание ранее.

Главный хранитель фондов
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
С.А. Носкова

Начальник отдела комплектования
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
Г.Н. Федорова