Отчеты

Архивная отрасль Республики Карелия представлена сетью учреждений, включающей государственное казенное учреждение Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» (КУ НА РК), 18 муниципальных архивов.

В рамках реализации Федерального закона от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений" и в соответствии с Распоряжением Правительства Республики Карелия от 31 декабря 2010 г. № 670р-П с 1 января 2011 г. изменился тип Государственного учреждения «Национальный архив Республики Карелия», которое теперь является государственным казенным учреждением Республики Карелия. Основная цель деятельности казенного учреждения - обеспечение реализации предусмотренных законодательством полномочий Министерства культуры Республики Карелия в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Утверждены новый Устав, изменения в структуру и штатное расписание КУ НА РК.

Муниципальные архивы Республики Карелия, являющиеся муниципальными учреждениями, также приступили к реализации Федерального закона от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений"

Важнейшим приоритетом 2011 года для Национального архива Республики Карелия стали первые шаги по реализации концепции построения в Российской Федерации электронного правительства - внедрение системы информационного взаимодействия с пенсионными органами на основе заключенного 31 марта 2011 года соглашения между Отделением Пенсионного фонда РФ по Республике Карелия и Министерством культуры Республики Карелия. В июне 2011 года в опытном режиме информационный обмен стартовал с УПФ РФ в Прионежском районе. С июля 2011 года в систему информационного обмена включились все 18 территориальных органов ПФР Республики Карелия. За период с июля 2011 года в рамках информационного обмена в КУ НА РК уже поступило до 70 процентов от общего числа обращений по вопросам социально-правового характера.

В целях совершенствования условий реализации пенсионных прав граждан и совершенствования системы информационного взаимодействия регулярно проходили рабочие совещания с представителями пенсионных органов. В течение 2011 года осуществлялось обобщение опыта внедрения электронного документооборота с территориальными пенсионными органами. Модель информационного обмена с участием Министерства культуры РК, Национального архива, Отделения Пенсионного фонда России по Республике Карелия, Петрозаводского управления формировалась в ходе регулярных рабочих совещаний, на основе обмена опытом исполнения запросов, поступающих в архив.

Сторонам удалось определить порядок взаимодействия заявителей, пенсионных органов и архива по вопросам предоставления архивной информации, установить режим передачи сведений и уведомления об их получении по защищенным каналам связи, обеспечить конфиденциальность и безопасность персональных данных.

Всего за 2011 год было исполнено 14811 запросов социально-правового характера, из них в установленные законодательством сроки - 4786 запросов или 32,3 процента от общего числа исполненных запросов. С положительным результатом исполнено 9786 запросов. Также исполнялись запросы тематического и генеалогического характера (1891 запрос). Муниципальными архивами исполнено свыше 13589 запросов социально-правового характера, в установленные законодательством сроки 95,9 процента, а также 1494 тематических запроса.

В целях обеспечения реализации конституционных прав граждан, проживающих на территории муниципальных образований, в области их социальной защиты КУ НА РК выступил с инициативой в адрес органов местного самоуправления Сегежского, Лоухского, Пудожского, Суоярвского муниципальных районов о возвращении документов по личному составу крупных предприятий и организаций этих районов на хранение в муниципальные архивы.

В соответствии с приказом Министерства культуры РК от 26 мая 2011 года № 267 «О передаче фондов по личному составу ликвидированных предприятий и организаций из Государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» в архив Администрации Питкярантского муниципального района передано 5 фондов по личному составу в объеме 402 ед. хранения таких предприятий, как Питкярантская ветеринарная станция, ЗАО «Питкярантастроймеханизация», Питкярантское городское потребительское общество, МУП ЖКХ «Светлана», ГУП РК «Питкярантская городская типография».

Несмотря на несомненные достижения 2011 года проблема исполнения запросов социально-правового характера в установленные законодательством сроки, в особенности для Национального архива РК, остается по-прежнему актуальной. В соответствии с приказом директора от 03.03.2011 № 25 "О работе по исполнению запросов социально-правового характера" установлен бюджет рабочего времени по привлечению к исполнению социально-правовых запросов и набору архивных справок сотрудников непрофильных структурных подразделений. Предпринимался также ряд мер по усовершенствованию организации работы по исполнению социально-правовых запросов, повышению качества оказания данной услуги.

В 2011 году большое внимание уделялось укреплению материальной базы по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и решению проблемы предельного дефицита площадей архивохранилищ государственного и муниципальных архивов республики. В целях повышения противопожарной безопасности, антитеррористической защищенности архива проведены следующие работы:

в здании архива по ул. Куйбышева, д. 6а:

- смонтирована современная система охранно-пожарной сигнализации с системой оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре;

- выполнены новые планы эвакуации при пожаре с использованием фотолюминесцентной пленки в строгом соответствии требованиям ГОСТ;

- произведены испытания внутреннего противопожарного водопровода на водоотдачу в зданиях по ул. Куйбышева д.6а и ОАО «Станкозавод-Деко».

- выполнена огнезащитная обработка деревянных конструкций чердака в здании;

- проведены общестроительные работы: двери помещений хранилищ заменены на противопожарные, увеличена ширина эвакуационных выходов из здания, все эвакуационные пути и выходы из здания перекрашены негорючими материалами, полностью удалено окрашивание эмалью лестничных маршей, два эвакуационных выхода из подвального этажа отделены от выходов из лестничных клеток здания на высоту одного этажа глухими противопожарными перегородками.

в здании архива по ул. Андропова, д. 5а:

- произведен монтаж с наружной стороны здания двух открытых лестниц, для вторых эвакуационных выходов из хранилищ;

- выполнен ремонт наружной пожарной лестницы из помещений архивохранилищ с целью соответствия ее требованиям по вторым путям эвакуации из хранилищ;

- произведен ремонт внутреннего противопожарного водопровода, а также иные мероприятия по противопожарной безопасности.

С 1 января 2011 в архивохранилищах по ул. Гюллинга, 11, ул. Андропова, д. 2, на арендованных площадях ОАО «Станкозавод-»Деко» смонтирована и введена в эксплуатацию охранно-пожарная сигнализация, помещения архивохранилищ сдаются на пульт ФГУП «Охрана» МВД России.

В муниципальных архивах также велись работы, направленные на улучшение условий хранения архивных документов. В МУ "Лахденпохский архив" в архивохранилищах деревянные стеллажи заменены металлическими, установлены 11 люминесцентных светильников. В Лоухском муниципальном районе выделено помещение под архивохранилище, начались ремонтные работы и закупка стеллажного оборудования.

Муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска" получило в безвозмездное пользование помещение общей площадью 126 кв. м (площадь архивохранилища 79,3 кв. м), освоение помещения планируется на 2012 год.

В 2011 году КУ НА РК проведены работы по улучшению физического состояния 1262 ед. хранения на бумажной основе путем реставрации (255 ед.хр./14793 листа), переплета, подшивки, дезинфекции и обеспыливания, а также консервационно-профилактическая обработка 300 ед. хр. фотодокументов (негативы «0» размера), 10 ед. хр. кинодокументов (киножурнал «Советская Карелия»), страхового фонда в количестве 621 ед. хранения (493325 листов), в том числе 34 рулона (459176 кадров), 587 микрофиш (34149 кадров).

Муниципальными архивами улучшено физическое состояние свыше 7256 архивных дел. Закартонировано 15139 ед. хранения.

В плановом порядке КУ НА РК осуществлялась проверка наличия и физического состояния документов: всего 44523 ед. хранения на бумажной основе (фонды досоветского, советского периодов, фонды партийных организаций), свыше 600 ед. хр. на пленочных носителях. Продолжена проверка наличия и физического состояния дел, в составе которых имеются документы, представляющие интерес для коллекционеров. Проводилась полистная проверка дел перед выдачей в читальный зал документов категории «особо ценных» досоветского и советского периодов, документов, содержащих конфиденциальные сведения (около 8000 ед. хр. ).

В 2011 году при Национальном архиве Республики Карелия продолжила свою деятельность Экспертно-проверочная комиссия, созданная для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственного и муниципальных архивов Республики Карелия. ЭПК при Национальном архиве РК рассматривались описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве и экспертной комиссии организаций-источников комплектования КУ НА РК и муниципальных архивов.

Состав источников комплектования Национального архива РК в 2011 году оставался стабильным, это - органы государственной власти и местного самоуправления, государственные и негосударственные учреждения, организации и предприятия, общественные организации, держатели личных фондов. Кроме того, архивы республики продолжают в целях социальной защиты граждан принимать на хранение документы по личному составу ликвидированных организаций и предприятий. Количество организаций-источников комплектования Национального архива РК в 2011 году составило 220. Муниципальные архивы работали с 535 организациями-источниками комплектования.

В целях осуществления взаимодействия и сотрудничества в области архивного дела, а также сохранения территориального принципа комплектования архивов продолжалась работа по заключению Соглашений между федеральными структурами, расположенными на территории Карелии, Министерством культуры РК и Национальным архивом РК заключено в 2011 г. 4 соглашения (ФГОУ СПО «Петрозаводский автотранспортный техникум», ФГУ «Петрозаводская государственная консерватория (институт) им. А.К.Глазунова», ГОУ «Карельский филиал Северо-Западной академии государственной службы в г. Санкт-Петербурге», ФГУ «Станция агрохимической службы «Карельская» в Республике Карелия-Министерства сельского хозяйства РФ).

При взаимодействии с федеральными структурами в области архивного дела остро встает вопрос о необходимости передачи полномочий Российской Федерации ее субъектам по решению вопросов хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности федеральных структур и расположенных на территориях субъектов РФ. На территории Республики Карелия действуют свыше 70 федеральных структур, 63 из них являются источниками комплектования Национального архива РК.

В этих условиях особое значение приобретает контроль за сохранением и использованием документов в организациях. Участие специалистов архива в проверках Министерством культуры РК архивных служб восьми организаций, расположенных в г. Петрозаводске, сопровождалось консультированием по запросам сотрудников кадровых и делопроизводственных служб, оказанием помощи в решении проблем технологического характера. В соответствии с Планом проверок по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на 2011 год сотрудники КУ НА РК работали в составе Комиссии Министерства культуры РК, проведены проверки в таких организациях, как ГУЗ РК «Республиканский онкологический диспансер», ГУ РК Управление капитального строительства при Министерстве строительства РК, Министерство РК по вопросам национальной политики и связям с религиозными объединениями, ГУЗ РК «Республиканский противотуберкулезный диспансер», ОАО «Лесопромышленная холдинговая компания «Кареллеспром», ГУ «Центр национальных культур и народного творчества РК», АУ РК «Издательский дом «Карелия», ОАО «Карелгаз».

Несмотря на дефицит площадей, в 2011 году продолжалась работа по комплектованию архивов документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами.

Всего в КУ НА РК поступило на бумажной основе 30707 ед. хр. (около 5000 ед. хранения управленческой документации - Официальное представительство РК в г. Санкт-Петербурге, Союз писателей КАССР и Республики Карелия, личные фонды поэта и художника А.И.Авдышева, дирижера, руководителя Академического хора студентов ПетрГУ Г.Е.Терацуянца, актера и режиссера Петрозаводского театра кукол Ю.И.Андреева, педагогов и деятелей просвещения Карелии П.В.Иванова, Б.С.Попкова, К.В.Зенковой, А.Н.Куняева и Е.А.Горш, Коллекции документов о праздновании памятных дат, связанных с Великой Отечественной войной 1941-1945 гг. и по выборам в органы государственной власти и местного самоуправления и др., 42 ед. хранения научно-технической документации АООТ "Рускеальский мрамор", свыше 12000 ед. хранения документов по личному составу). В КУ НА РК поступили также аудиовизуальные документы: 1200 ед. хранения фотодокументов (негативы «0» размера) фотографов П.В. Беззубенко, В.В.Трошева, И.А. Соснина), 10 ед. хранения фонодокументов из личных фондов Я. Ругоева, В. Мальми, 6 ед. хранения видеодокументов от ГОУ «Карельский кадетский корпус», ООО “Телестанция НКМ».

Муниципальными архивами Республики Карелия принято 2391 дело постоянного срока хранения и около 7772 дел по личному составу. Темпы комплектования сдерживал острый дефицит площадей архивохранилищ.

Национальный архив Республики Карелия проводит постоянную работу в рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. На ЦЭПК Росархива представлен лист учета и описания на Сборник богослужебный нотированный (1 пол. XV11 в.).

Продолжалась работа по ведению реестра уникальных и особо ценных документов на уровне ГУ НА РК, заменяющего собой региональный реестр Республики Карелия.

Работа по использованию архивных документов КУ НА РК и муниципальных архивов была направлена на популяризацию документального наследия и информационное сопровождение мероприятий республиканского и муниципального уровня.

13 мая 2011 года в рамках фестиваля «Пасхальные перезвоны» в Музыкальном театре РК прошла выставка документов КУ НА РК «Утраченные святыни». Выставка получила поддержку и финансирование со стороны Государственного комитета по национальной политике, связям с общественными и религиозными объединениями РК. Участникам коллегии Министерства культуры РК в Национальном театре РК была показана подготовленная КУ НА РК выставка «Из истории районов Карелии».

МУ "Архив Калевальского района" совместно с МБУК КЦК "Поселковая библиотека" была организована выставка "В краю родном".

В 2011 году КУ НА РК продолжил активную публикаторскую деятельность. Сотрудник архива Петричева И.С. участвовала в подготовке сборников документов, издаваемых Карельским научным центром РАН, вышел сборник «Повседневная жизнь сельских учителей и школьников Карелии в к.19-н.20 века», завершается работа по подготовке сборника «Женщина карельской деревни в к.19-нач. 20 вв.». В периодических изданиях, тематических сборниках появились следующие публикации: «Сказ о доле Анны Пашковой» в журнале «Север» по воспоминаниям сказительницы А. Пашковой, хранящимся в архиве; «Деятельность НА РК по приобщению населения к генеалогическим исследованиям» в сборнике «Воспитание духовности и любви к Отечеству: наука, образование, культура", «Воскресенье 22 июня» (к 70-летию начала ВОВ) в газете "ТВР-Панорама"; «Главная лечебница города» (из истории Петрозаводской городской больницы) в газете «Карелия»; «Уездный доктор» (к 130-летию врача В.И. Касогледова) в газете "Пудожский вестник"; «Валаам: неизвестные страницы истории» в газете "ТВР-Панорама"; «А.Ф. Кириков — первый советский архивист Карелии» (по документам Национального архива Республики Карелия) в журнале «Отечественные архивы»; «Из фонда поэта Никанорова»// Сборник материалов к Всероссийскому празднику поэзии Николая Клюева. А также серия публикаций в рубрике «Ретро-новости» газеты «Карелия», в которой рассказывается о важных событиях, произошедших в нашей республике в прошлом. Материалы, представляемые в газете «Карелия», также публикуются на сайте КУ НА РК.

В соответствии с Законом Российской Федерации о государственной тайне" от 21.07.1993 г. № 5485-1 продолжилось плановое рассекречивание архивных документов с истекшим сроком засекречивания сведений, составляющих государственную тайну.

В результате работы Межведомственной экспертной комиссии при Главе Республики Карелия по рассекречиванию документов, созданных в процессе деятельности Карельского обкома, райкомов, горкомов КПСС и находящихся на хранении в государственном казенном учреждении Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия", а также Комиссии КУ НА РК по рассекречиванию документов первичных партийных организаций, рассекречено 3202 дела.

Межведомственной комиссией рассекречены документы следующих архивных фондов: Центрального комитета Компартии Карело-Финской ССР за 1946-1947 гг., Суоярвского, Сегежского, Муезерского, Пряжинского, Пудожского райкомов КПСС за 1979-1980 гг., Петрозаводского горкома КПСС за 1926-1937 гг., личные дела номенклатурных партийных, профсоюзных, хозяйственных работников в фонде Карельского обкома КПСС за 1921-1985 гг.. Полностью рассекречены фонды Олонецкого уездного комитета и семнадцати волостных партийных комитетов (Ведлозерский, Кондопожский, Петровский, Ругозерский, Сегозерский, Толвуйский, Тивдийский, Кижский и др.).

Комиссией по рассекречиванию документов первичных партийных организаций рассекречены документы 23 первичных партийных организаций и фракций.

2011 год был ознаменован участием специалистов архивной отрасли республики в совещаниях и мероприятиях разного уровня. Среди важнейших такие мероприятия, как:

- расширенное заседание Коллегии Федерального архивного агентства и V Всероссийский съезд Российского общества историков-архивистов (РОИА) 15-16 марта 2011 года, участники - заместитель Министра культуры Республики Карелия Н.В. Демидова и директор Национального архива Республики Карелия О.М. Жаринова. Ключевые решения связаны с реализацией концепции развития информационного общества и электронного правительства в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

- заседание Совета по архивному делу при Федеральном агентстве (15 сентября 2011 года, г. Казань) - приняла участие директор КУ НА РК О.М. Жаринова. Решения Совета направлены на внедрение информационных технологий в деятельность российских архивных учреждений, оказание архивными учреждениями государственных услуг в электронном виде, хранение электронных документов.

- Научно-методический совет (НМС) архивных учреждений Северо-Западного Федерального округа 07–10 июня 2011 г. в г. Архангельск и г. Северодвинск - приняли участие главный специалист отдела контроля в сфере охраны культурного наследия, музейного и архивного дела Министерства культуры РК В.Н. Климова, директор КУ НА РК О.М. Жаринова, начальник отдела обеспечения сохранности документов М.Г. Попкова. Вниманию участников Совета были представлены выступления «Организация работы по реставрации архивных документов Национального архива Республики Карелия», «Обеспечение сохранности архивных документов при перемещении", а также методические разработки, подготовленные сотрудниками Национального архива РК «Памятка по отбору и передаче на государственное хранение документов, образующихся в деятельности общественных объединений», «Памятка по составлению и оформлению технологической карты реставрации документа».

- Международная научно-практическая конференция «Современные информационные технологии и оборудование для долговременного хранения и оперативного доступа к документированной информации» (4-5 октября 2011 г., г. Тула) - принял участие начальник отдела информационных архивных технологий и микрофильмирования документов А. С. Калинин. В ходе конференции были рассмотрены вопросы качества создания электронных документов, в том числе копийных, изготавливаемых путем сканирования документов на бумажной основе, обеспечения оперативного доступа к накопленным цифровым массивам, их долговременного хранения, состав и технические характеристики используемого для этих целей оборудования.

28 сентября 2011 года состоялась встреча Главы Республики Карелия А.В. Нелидова с директором Национального архива РК О.М. Жариновой по актуальным проблемам развития архива. Особое внимание было уделено вопросам информатизации КУ НА РК, а также организации предоставления электронных услуг населению.

В 2011 году укреплялись традиции развития корпоративных связей карельских архивистов, партнерского взаимодействия с учреждениями культуры, образования и науки, с общественными организациями. Этому способствовало проведение открытого собрания коллектива ГУ «Национальный архив Республики Карелия» по итогам работы за 2010 г. и задачам на предстоящий год (февраль 2011 г.), а также проведение торжественного собрания, посвященного Дню архивов (март 2011 г.). Площадки для проведения профессиональных встреч архиву предоставили Петрозаводский музыкальный колледж им. К.Э.Раутио и республиканский Институт повышения квалификации работников образования.

На мероприятиях Национального архива РК присутствовали ветераны архивной службы Карелии, представители всех партнерских организаций.

В отчетном году были решены основные задачи по интеграции архивных и научно-образовательных ресурсов, поставленные в ходе работы круглого стола, организованного архивом в феврале 2011 года с участием представителей учреждений культуры, образовательных и научных организаций.

Архивные проекты 2012 года в образовании осуществлялись по линии сотрудничества с Министерством образования РК и подведомственными ему организациями, учреждениями высшего профессионального образования.

Встречи с представителями факультетов и кафедр ПетрГУ, КГПА способствовали совершенствованию организации профессиональной практики студентов, оказанию ими реальной помощи в решении производственных задач КУ НА РК. В свою очередь, архивом оказывается информационная поддержка при проведении научно-практических конференций, организуемых карельскими вузами.

Значительную роль в современном архивном деле играют информационно-коммуникационные технологии. В КУ НА РК функционирует единая локальная вычислительная сеть (ЛВС) в двух зданиях архива (ул. Куйбышева, 6 а, ул. Андропова, 5 а). К сети подключены все стационарные компьютеры сотрудников, что позволяет осуществлять обмен электронными документами, сообщения в on-line режиме, за исключением компьютеров, не подключенных в сеть в соответствии с ограничением доступа к формируемой на них информации на основе действующего законодательства РФ. В 2011 г. проводились работы по диагностике работы ЛВС в 2 зданиях, контроль связи, тестирование работоспособности сети в здании архива на ул. Куйбышева 6а., устранение возникающих проблем в ЛВС.

Началась реализация первого этапа проекта «Создание материально-технической базы Национального архива Республики Карелия», являющегося концепцией информатизации архива, в рамках которого создается ЦХД (цифровое хранилище данных): оцифровка документов и описей по личному составу на поточном сканере. Осуществление первого этапа проекта ставит целью ускорение исполнения социально-правовых запросов, проведены работы по тестированию и опытной эксплуатации ЦХД. На сегодняшний день в ЦХД загружено около 2 терабайт информации, ведется оцифровка наиболее востребованных в работе по исполнению социально-правовых запросов комплексов, таких, как фонд Л-170 Петрозаводское городское объединение «Продтовары», 244 ед. хр (42523 л.), описей дел по личному составу фонд Л-906 Объединенный архивный фонд: «Беломорско-Онежское пароходство; ОАО «Беломорско-Онежское пароходство» и подведомственные предприятия»; фонд Л-926 Общество с ограниченной ответственностью «Онежская стивидорная компания», опись №1; фонд Л-927 Общество с ограниченной ответственностью» Беломорско-Онежская круинговая компания», опись 1 и др. - всего 43 описи.

Национальный архив Республики Карелия осуществляет информационную поддержку своего сайта (http://rkna.ru), на котором пользователь может найти сведения по предоставлению услуг пользователям, ретроспективную информацию, сведения о деятельности архива, контактные данные и др. КУ НА РК в течение 2011 г. осуществлял информационная поддержку сайтов «Национального архива Республики Карелия», Официального портала органов государственной власти Республики Карелия. В 2011 г. происходило дальнейшее развитие сайта: созданы новые разделы «Календарь знаменательных и памятных дат Карелии на 2011 год», «День в истории Карелии 2011 г.», «Конференции, семинары 2011 г.», «ЭМК», «ОМЦ». В течение года обновлялись все модули, компоненты, плагины сайта, исправлялись возникшие ошибки сайта. За год сайт посетили около 34000, просмотрено около 100 000 страниц сайта. В течение 2011 г. КУ НА РК осуществлял также информационная поддержку сайтов Официального портала органов государственной власти Республики Карелия.

Среди муниципальных архивов свой сайт имеет муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска", страницы на сайтах администраций муниципальных районов ведут муниципальные архивы Беломорского, Питкярантского и Сортавальского районов.

В КУ НА РК продолжилось ведение баз данных архива.

Базы данных по централизованному государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации "Фондовый каталог" (ведется архивом в отсутствие в республике профильного органа управления архивным делом) и "Архивный фонд".

Тематические базы данных:

- БД «Электронная система НСА НА РК» - полностью внесены в БД документы, выявленные сотрудниками для подготовки сборника документов «Карелия в Великой Отечественной войне: освобождение от оккупации и возрождение мирной жизни...» и др.

- БД «Документы по личному составу»,

- БД "Научно-справочная библиотека".

Национальный архив Республики Карелия выполнял функции организационно-методического центра архивного дела в Республике Карелия. Методическая помощь муниципальным архивам республики оказывалась в ходе консультаций и информационно-методических мероприятий. Ведущей темой 2011 года стала реализация Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». Архив оказал содействие в повышении квалификации архивистов Калевальского, Сегежского и Лоухского районов.

Государственным казенным учреждением Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия" осуществлено рассмотрение проектов нормативных и методических документов архивной отрасли:

- инициативно подготовлена и направлена в Росархив рецензия на проект "Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", размещенный для общего обсуждения на официальном сайте Росархива.

Приказом директора архива от 02.02.2011 № 10 была создана рабочая группа по обсуждению проекта "Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", в состав которой вошли заместитель директора архива, курирующий вопросы информатизации, начальник и специалисты отдела обеспечения сохранности и государственного учета, начальники отделов НСА и комплектования, специалист отдела информационных архивных технологий и микрофильмирования документов. Организация обсуждения и обобщение результатов обсуждения были возложено на заместителя директора архива И.Г. Петухову.

- подготовлено и направлено в Росархив заключение на проект "Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

- сделан анализ и внесены предложения и замечания в проект Федерального закона "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" и статью 26.3. Федерального закона "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации";

- заполнена и представлена в Министерство культуры РК для направления во ВНИИДАД анкета, предназначенная для осуществления научно-исследовательской работы на тему «Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации»;

- рассмотрен проект изменений формы № 4 планово-отчетной документации архивных учреждений "Сведения о сети органов управления архивным делом и архивных учреждений субъекта Российской Федерации".

31 марта проведен обучающий семинар «Архив организации: комплектование, обеспечение сохранности и использование документов» для специалистов делопроизводственных и архивных служб организаций на базе Карельского филиала МЭСИ. Количество участников - 32 специалиста юридических, кадровых, делопроизводственных, архивных служб организаций города Петрозаводска и районов республики. Рассматривались вопросы составления номенклатуры дел организации, экспертизы ценности документов, подготовки документов к архивному хранению и др.

С 23 мая по 3 июня КУ НА РК совместно с факультетом повышения квалификации ГОУ ВПО «Петрозаводский государственный университет» и кафедрой архивоведения и специальных исторических дисциплин исторического факультета ПетрГУ проведены курсы повышения квалификации для специалистов делопроизводственных и архивных служб по программе «Теория и методика архивного дела, вопросы управления архивной отраслью». Количество участников - 21 человек. Среди обучающихся по программе курсов — работники архивных и делопроизводственный служб Республики Карелия. Благодаря партнерским отношениями четыре сотрудника КУ НА РК и архивист из Сегежского муниципального района прошли обучение на безвозмездной основе.

Организационно-методический центр на базе Национального архива РК оказывает содействие в повышении квалификации преподавателей Петрозаводского государственного университета, осуществляющих подготовку историков-архивистов. В январе-феврале 2012 года КУ НА РК стал методической площадкой для стажировки старшего преподавателя профильной кафедры А.Е. Мельяченко, изучившей опыт организации архива с документами по личному составу для подготовки программы курса «Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу».

Муниципальным архивам и архивам организаций-источников комплектования в течение года оказывалась консультационно-методическая помощь (320 консультаций) по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, государственного учета, хранения и использования архивных документов, по информатизации архивного дела, в рамках деятельности ЭПК при Национальном архиве РК и др. Формы консультаций: письменная, телефонная, при обращении организации в архив, а также с выходом специалистов архива в организацию.

Приоритетным направлением организационно-методического центра в работе с населением, как и в предыдущие годы, оставалось информирование и консультирование граждан по генеалогической тематике и вопросам создания домашних архивов. По запросу общественной организации «Клуб Женщина» (ветераны женского движения г. Петрозаводска) в феврале, а также в ходе трех занятий Школы практической генеалогии «Семейный архив», проведенных в марте 2012 года, новые участники проекта знакомились с методиками генеалогического поиска и сохранения семейных реликвий.

Программа мероприятий КУ НА РК по приобщению населения к семейным ценностям на 2011 год включала проведение традиционного конкурса «Семейный архив: история повседневности», награждение победителей которого откроет традиционную пресс-конференцию для СМИ в начале 2012 года.

В 2011 году получил свое развитие профессиональный конкурс «Мастерство и инноватика». Методические разработки - победители 2010 года были представлены на заседании НМС архивных учреждений Северо-Западного федерального округа в г. Архангельске и получили одобрение профессионального сообщества. Особенностью конкурса в отчетном году стало приглашение к участию сотрудников муниципальных архивов и открытие новой номинации «Лучшая публикация года». Итоги конкурса будут подведены в День архивов в марте 2012 года.

Новым событием программы 2011 года стало инициирование и участие архива в совместном с Национальным музеем РК проекте по организации народной выставки «Ёлка пахнет мандаринами». Выставке предшествовала акция «Готовь Ёлку летом», проведенная в течение мая-октября 2011 года. Суть акции - в передаче на временное хранение в Национальный музей предметов и документов, хранящихся в домашних коллекциях и раскрывающих феномен «советского Нового года 1950-1970-х годов». Архивом были представлены новогодние фотографии и праздничные выпуски киножурнала «Советская Карелия» за несколько десятилетий. Результатами проекта стали уникальная выставка, созданная силами учреждений культуры и 27 жителями Петрозаводска, а также серия ярких мероприятий, связанных с ее открытием и экспонированием.

Национальный архив Республики Карелия развивает партнерство в сфере образования в целях патриотического и духовно-нравственного воспитания подрастающего поколения. На решение этой задачи направлено сотрудничество с Карельским кадетским корпусом им. Александра Невского. КУ НА РК принял участие в организации в марте 2011 года IX республиканского сбора военно-патриотических, военно-спортивных клубов, объединений и кадетских классов. Сотрудниками архива были проведены две обзорные экскурсии для кадетов Карелии. На итоговом мероприятии прозвучала информация о совместной работе архива с Карельским кадетским корпусом, прежде всего о реализация проекта “Видеомемуары участников и очевидцев Великой Отечественной войны”.

В 2011 году в рамках военно-патриотической акции «Нам завещаны память и слава» продолжалась работа по сбору школьниками Карелии видеоматериалов с воспоминаниями о войне. Сотрудники КУ НА РК приняли участие в экспертизе фильмов и видеопрезентаций, которые подготовили общеобразовательные учреждения Петрозаводска, Костомукши, Беломорского, Медвежьегорского районов. 30 сентября, в День освобождения Карелии от фашистских захватчиков диск с видеофильмами победителей акции передан на государственное хранение в Национальный архив Республики Карелия.

В конце 2011 года состоялась встреча директора КУ НА РК О.М. Жариновой с министром образования И.Б. Кувшиновой по вопросам использования информационных ресурсов архива в образовательных целях, о направлениях развития сотрудничества. Специалисты архива приняли участие в селектором совещании с руководителями муниципальных органов управления образованием Республики Карелия, в рабочих совещаниях со специалистами министерства и Института повышения квалификации работников образования. Определены перспективы проведения республиканского конкурса «Юный архивист» в 2012 году.

Важнейшим партнером КУ НА РК в решении задач духовно-нравственного и патриотического воспитания граждан, в сохранении исторической памяти народа является Петрозаводский городской Совет ветеранов (пенсионеров) войны и труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов. В 2011 году Советом переданы архиву анкеты ветеранов Великой Отечественной войны, в том числе собранные в содружестве с петрозаводским комплексным центром социального обслуживания населения «Истоки».

В связи с получением Национальным архивом Республики Карелия с 2011 года статуса государственного казенного учреждения и недостаточной определенности нормативной правовой основы проектной деятельности в отчетном году осуществлялась реализация единственного проекта - «Информационная система «Метрические книги» по документам генеалогического характера Национального архива Республики Карелия», поддержанного Российским гуманитарным научным фондом 29.09.2011 г. Проекту присвоен номер №11-01-12040в. Суть проекта - в создании доступной базы данных, информирующей о наличии метрических книг по конкретному уезду, приходу, году, находящихся на хранении в Национальном архиве Республики Карелия. В октябре 2011 года разработано и запущено в эксплуатацию программное обеспечение для формирования базы данных. Начался ввод информации с описанием метрических книг Петрозаводского уезда, находящихся на хранении в архиве. Проект будет завершен в 2012 году.

Значимыми для архивных учреждений республики оставались вопросы социальной защищенности сотрудников. В целях обеспечения эффективной деятельности КУ НА РК на основе согласования взаимных социально-экономических интересов работодателя и работников архива в течение отчетного периода рабочей группой, созданной из представителей обеих сторон был разработан проект коллективного договора на 2011-2013 годы, который был принят на общем собрании коллектива. В состав договора в качестве отдельных приложений вошли правила внутреннего трудового распорядка для работников КУ НА РК, положения об охране труда, об оплате труда, материальном стимулировании и премировании работников, о Почетной грамоте и Благодарственном письме.

В целом архивными учреждениями выполнены практически все поставленные задачи и намечены пути дальнейшего развития архивного дела в республике, в первую очередь, основанные на внедрении в деятельность информационных технологий, переход на оказание архивными учреждениями государственных услуг в электронном виде, к хранению электронных документов.