Порядок оформления дистанционного заказа дел пользователями читальных залов КУ НА РК

Национальный архив Республики Карелия принимает заказы на выдачу дел по электронной почте от иногородних пользователей. В исключительных случаях заказ может быть направлен пользователем, проживающим в г. Петрозаводске (возможность заказа согласовывается по телефону с заведующим соответствующего читального зала). В заказе необходимо обязательно указать дату и, желательно, время первого посещения архива. Заказ направляется не менее, чем за 5 полных рабочих дней до начала работы пользователя в читальном зале.

Если пользователь впервые обращается в архив в текущем году, он обязан оформить заявление на работу или предоставить письмо от организации, которую он представляет (в сканированном виде направляются вложением по электронной почте nark@karelia.ru). В последующем заявление (или письмо организации) визируется директором архива при личном посещении учреждения. Также пользователь обязан оформить анкету пользователя. Формы бланков заявления и анкеты имеются на сайте архива в разделе "Читальный зал" (приложения к "Порядку работы пользователей в читальных залах государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия"). В случае, если в текущем году данный пользователь был оформлен для работы в читальном зале по указанной теме, необходимо сообщить об этом при направлении заказа.

При оформлении заказа на выдачу дел пользователь должен указать свою фамилию, имя и отчество, тему и хронологические рамки исследования. В заказе на выдачу дел необходимо указать номер фонда с буквенным индексом (индексы "Р", "П" - фонды советского периода, фонды досоветского периода указываются без буквенного индекса). Далее указывается номер описи. Номер дела указывается с учетом номера связки (если связка указана в описи). Далее указывается заголовок дела и количество листов, если оно указано в описи. По одному заказу пользователь может получить до 20 единиц хранения общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения. В одном бланке заказа указывается до 5 единиц хранения, при необходимости большего количества дел заполняется дополнительный бланк заказа. В случае, если пользователь не сможет приехать в указанное время или его работа переносится на другой период, он обязан сообщить об этом в архив по электронной почте или по телефону, попросив соединить его с заведующим соответствующего читального зала.

Обращаем Ваше внимание на то, что Вам будет обязательно сообщено по электронной почте о приеме заказа и возможности его исполнения в указанные сроки. В том случае, если такого сообщения Вы не получили, требуется подтвердить факт поступления Вашего заказа в архив по телефонам (8142) 78-45-54 или (8142) 78-52-16.

В случае невыполнения условий дистанционного заказа или некорректного указания требуемых шифров дел, архив не гарантирует подготовку дел к выдаче в указанный срок, пользователь будет осуществлять свою работу в установленном порядке при личном посещении архива.

Оформить заказ на выдачу дел