Кузнецов Илья Николаевич,
заместитель директора по научной работе,
Овчинникова Наталья Андреевна,
заведующий отделом информационно-поисковых систем
КАУ ВО «Государственный архив Вологодской области»
(г. Вологда)

 

Информационно-поисковые системы по архивным материалам Вытегорского уезда Олонецкой губернии:
от традиционных до современных

В Государственном архиве Вологодской области (далее – ГАВО) сохранился значительный комплекс архивных документов по территории бывшего Вытегорского уезда Олонецкой губернии, в частности, метрические книги приходских церквей. Важнейшим аспектом в работе с данным комплексом является научно-справочный аппарат (далее – НСА) к нему. Известно, что от качественного НСА зависит результат проведенного поиска. Даже опись как элементарный НСА, если она плохо составлена, значительно затрудняет научное поисковое изыскание.

На начальном этапе становления НСА к документам приходских церквей в ГАВО составлялись карточки по каждому церковному приходу с указанием годов и архивных шифров метрических книг. Картотека велась «от руки» на картонках каталожного формата. В результате были охвачены практически все уезды, включая Олонецкие, и большинство церквей, метрики которых сохранились в архиве. Созданная картотека значительно ускорила поиск искомой информации, хотя и не была совершенной: содержала описки, неточности и грубые ошибки. Карточки стали настолько ценны в работе, что выдавались сотрудникам под запись, чтобы минимизировать утраты, и исключительно для внутреннего пользования (см. Изображение 1).

Изображение 1

Картотека с указателем метрических книг церквей Вытегорского уезда

Подобная работа велась и в отношении таких документов, как исповедные росписи, клировые ведомости церквей. Безусловно, подобные указатели на бумажном носителе имели ряд недостатков, быстро приходили в ветхость и не давали возможности широкого доступа к ним. Однако это был особый опыт по созданию НСА к специфической архивной документации.

Отдельно следует упомянуть о таком важном аспекте генеалогического поиска, как определение церковного прихода. Приходилось дополнительно привлекать списки населенных мест и клировые ведомости церквей, что значительно тормозило процесс работы, и, зачастую, время на поиск удваивалось. В 2004 году вышел в свет церковно-исторический атлас Н.М. Македонской с полным реестром церковной топографии Вологодской области¹. С помощью приложенной к нему карты появилась возможность определять приходскую принадлежность населенных пунктов. Данный атлас стал неотъемлемым НСА в генеалогическом поиске. Однако, картографический материал в атласе был взят за достаточно позднее время (не ранее 1986 года), что осложнило поиск: более половины населенных пунктов на тот момент исчезли и в указателе к атласу попросту не значились (см. Изображение 2, 3).

Изображение 2
Территория бывшего Вытегорского уезда в Церковно-историческом атласе Вологодской области

Таким образом, имевшийся в архиве первичный НСА, начиная от примитивных карточек и описей стал основой для дальнейшего создания уже современных баз данных и информационно-поисковых систем в сети Интернет.

С развитием цифровых технологий каталожные карточки стали переводиться в электронный вид. Первоначально появлялись маленькие, не связанные друг с другом, электронные каталоги, затем они переросли в большие базы данных и глобальные информационно-поисковые системы, включающие взаимосвязанные между собой модули с различными поисковыми сервисами.

Главным традиционным элементом НСА любого архива является опись. В ГАВО на хранении находится более 1 мл. 800 тыс. дел, заголовки которых содержатся в описях в привычном для нас бумажном виде, но недоступном для огромного количества пользователей архивной информации. С 2008 года ГАВО ведет работу по переводу этого вида справочника в электронный вид с помощью программного комплекса «Архивный фонд». Однако, у него имеется большой недостаток: ограниченный доступ к сведениям, предназначенный только для сотрудников. С конца 2018 года в регионе появилась единая информационная система для автоматизации деятельности архивов Вологодской области, позволившая создать удаленный доступ для пользователей. В программе предусмотрен ряд модулей. Один из них отвечает за конвертацию программного комплекса «Архивый фонд» для всеобщего просмотра.

Наглядно трансформацию информационно-поисковых систем в данной статье рассмотрим на примере указателя по церквям. Отметим, что создание его было вызвано большим ростом запросов по генеалогии и потоком пользователей по этой теме в читальный зал. Остановимся на церквях, располагавшихся на территории бывшей Олонецкой губернии, документы которых отложились в фондах ГАВО: Вытегорского, Каргопольского, Лодейнопольского, Повенецкого и Пудожского уездов. Каталожные карточки картотеки с указателем метрических книг церквей были переведены в электронный вид (см. Таблицу 1).

К сожалению, данный каталог по прежнему был доступен только сотрудникам и пользователям читального зала архива. Кроме этого, начиная с 2011 года в ГАВО начала проводится работа по созданию указателя на исповедные ведомости, необходимых при поиске информации по генеалогии. Единой информационно-поисковой системы, объединявшей бы весь НСА по отдельным церквям не было до 2018 года. Архивом была проведена большая работа по наполнению указателя сведениями. В частности в него вошла информация из издания, посвященного составу церковных приходов Вытегорского и части Лодейнопольского уездов Олонецкой губернии в середине XIX – первой четверти ХХ вв.²

В настоящее время указатель церквей включает несколько основных пунктов (см. Изображение 3).

Изображение 3
Пример карточки указателя церквей

 

Наименование церкви включает ее название, учитывая все вариации в разные исторические периоды. Пункт «Описание» содержит информацию о времени постройки здания, изменении административно-территориальной принадлежности и наличии второй церкви или приписной в церковном приходе (если церковь являлась главной). К каждой карточке прикрепляются файл с указателем архивных шифров к метрическим книгам, хранящихся в ГАВО, и оцифрованные фотографии из фондов, при условии их наличия. Файл и фотографии можно сохранить на персональный компьютер или распечатать.
Пункт «Примечания» включает важные сведения о составе церковного прихода, к которому относилась церковь. Используя их, можно точно определить к какому приходу относился тот или иной населенный пункт.

В пункте «География» прикреплены административно-территориальные изменения, если информация была точно установлена и содержится в документах, относящихся к карточке. Пункт «Документы» один из самых важных и содержит все заголовки документов, к которым была прикреплена та или иная церковь. Здесь возможна сортировка по архивному шифру, заголовку и дате.

Карточек церквей, относящихся к территории бывшей Олонецкой губернии, в указатель на данный момент занесено 156. Заголовки документов прикреплены разные: метрические книги, исповедные и клировые ведомости, ведомости о священно-церковнослужителях и т. д. Появление такого информационного ресурса показывает степень развития цифровых технологий. Указатель церквей находится на последней стадии доработки, презентация планируется в конце ноября 2022 года. Дальнейшее его усовершенствование архив планирует совместно с пользователями, в первую очередь историками и генеалогами.

Постепенно первоочередной задачей для всех учреждений, как на федеральном, так и региональном уровнях становится цифровизация. Развитие информационно-поисковых систем в архивах в последнее время претерпевает большие изменения. В первую очередь меняется направление работы по созданию НСА: оно становится нацеленным на пользователя и полностью переходит в электронный вид. При этом новые справочники должны иметь комплексный характер и быть взаимосвязаны между собой.

________________________________________________________________________________
1. Македонская Н.М. Церковно-исторический атлас Вологодской области. Вологда: Древности Севера, 2007. Т. 1: Списки церквей и монастырей. 256 с. Т. 2:  Картографический материал. 128 с.
2. Овчинникова Н.А. Состав церковных приходов Вытегорского и части Лодейнопольского уездов Олонецкой губернии в середине XIX – первой четверти ХХ вв. Научное издание. Вологда, 2017. 50 с.