УТВЕРЖДЕНО

 приказом директора

Государственного казенного
учреждения Республики Карелия
"Национальный архив Республики Карелия"
от 30.01.2013 г. № 7

Регламент
предоставления государственной услуги
«Организация исполнения запросов социально-правового характера,
поступивших в государственное казенное учреждение Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия»

I. Общие положения

 1.1. Наименование государственной услуги

Регламент предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов социально-правового характера, поступивших в государственное казенное учреждение Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия", определяет сроки и последовательность действий (административных процедур), при осуществлении предоставления государственной услуги.
Государственные услуги по исполнению запросов социально-правового характера и выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, предоставляются на бесплатной основе.

 1.2. Орган по предоставлению государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется государственным казенным учреждением Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» (далее — КУ НА РК).

1.3. Нормативно-правовое регулирование предоставления государственной услуги
Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов граждан, поступивших в архивные органы и архивные учреждения, осуществляется в соответствии с:

  • Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280);
  • Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
  • Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);
  • Уставом государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» от 05.03.2011.

 1.4. Описание результатов предоставления государственной услуги

 1.4.1. Результатом предоставления государственной услуги являются:

- архивная справка, архивная выписка, архивная копия;

 - ответ на запрос (в необходимых случаях с рекомендациями по обращению в иные организации, учреждения по месту хранения документов);

 - ответ об отказе в рассмотрении запроса.

 Процедура рассмотрения запроса завершается путем выдачи на руки или направления заявителю (гражданину, организации) результата рассмотрения запроса в письменной форме.

 1.5. Соглашение об информационном взаимодействии управлений (отделов) ПФР в городах и районах Республики Карелия и Национального архива Республики Карелия

31 марта 2011 года между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике Карелия и Министерством культуры Республики Карелия заключено Соглашение об информационном взаимодействии управлений (отделов) ПФР в городах и районах Республики Карелия и Национального архива Республики Карелия. Целью данного соглашения является организация обмена информацией социально-правового характера в системе электронного документооборота между Отделением Пенсионного фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда и Национальным архивом Республики Карелия в целях реализации гражданами своих пенсионных прав (установления и выплаты пенсий и других социальных выплат). Согласно Соглашению, стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные ЭЦП, при соблюдении требований Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей сторон. В рамках электронного документооборота, после обращения гражданина в органы Пенсионного фонда по месту жительства, территориальные Управления по Республике Карелия направляют запросы в архив и получат необходимые для назначения пенсии документы в электронном виде подписанные электронной цифровой подписью. Сведения передаются по защищенным каналам связи, обеспечена конфиденциальность и безопасность персональных данных. Это исключает необходимость заявителям самостоятельно обращаться в архив.

 II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

 2.1. Порядок информирования о государственной услуге

 2.1.1. Адрес: для письменных обращений: 185035, Россия, Республика Карелия, г. Петрозаводск, ул. Куйбышева, 6а.

 2.1.2. Электронный адрес КУ НА РК (e-mail): Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

 2.1.3. Телефоны для справок: (814-2)76-62-64 (пункт уведомления), 77-46-95, 78-05-19.

 2.1.4. Информация о порядке предоставления услуги размещена на официальном сайте КУ НА РК: http://rkna.ru/

 2.1.5. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

- по телефону;

 - по письменным обращениям;

 - по электронной почте;

 - при личном обращении граждан;

 - на официальном сайте КУ НА РК :http://www.rkna.ru/.

 2.1.6. По телефону должностные лица КУ НА РК дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

 2.1.7. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления обращения.

 2.1.8. Прием граждан с обращениями по вопросам исполнения запросов социально-правового характера осуществляется директором КУ НА РК, его заместителем по рабочим понедельникам с 14. 00 до 17. 00 по предварительной записи по телефону (8-8142) 78-52-16.

 2.2. Основание для предоставления государственной услуги

 2.2.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос гражданина, поступивший в КУ НА РК, в том числе переданный по электронной почте, а также анкета-заявление, заполненная при личном приеме (Приложение № 1).

 2.2.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

- фамилия, имя, отчество заявителя (указать все изменения);

 - число, месяц, год рождения;

 - точный адрес фактического проживания;

 - контактные телефоны;

 - полное название предприятия, на котором работал заявитель с указанием его местонахождения (населенного пункта, района);

 - годы работы на предприятии;

 - цех, отдел, участок;

 - должность;

 - изложение существа запроса, о чем требуется архивная справка (о заработной плате, стаже, льготном стаже, отпуске по уходу за ребенком, учебе, награждении, местонахождении или переименовании предприятия, иное);

 - личная подпись и дата.

 2.2.3. Заявитель прилагает к письменному запросу копию трудовой книжки, уведомления территориального органа Пенсионного фонда, при необходимости иные документы и материалы, либо их копии.

 2.2.4. Интернет-обращения (запросы) должны содержать соответствующие сведения.

 2.2.5.При поступлении запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, КУ НА РК запрашивает у заявителя эти уточнения и дополнительные сведения.

 2.3. Требования к оборудованию мест предоставления государственной услуги

 2.3.1. Помещение для приема посетителей, обращающихся по вопросам предоставления государственной услуги, размещается на нижнем этаже здания КУ НА РК (ул. Куйбышева, 6а).

 2.3.2. Здание (помещение) КУ НА РК должно быть оборудовано информационным стендом, предназначенным для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: локальные нормативные акты КУ НА РК, регламентирующие порядок и сроки предоставления услуги, график (режим) работы, часы приема директора КУ НА РК, адрес официального Интернет-сайта, телефонные номера и адрес электронной почты справочной службы.

 2.3.3. В фойе здания КУ НА РК для посетителей создаются места ожидания очереди.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности для их размещения, но не может составлять менее 5 мест.

 2.3.4. Стенд информирования граждан располагается в фойе в месте ожидания очереди и предназначен для ознакомления их с необходимыми информационными материалами.

 2.3.5. Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

 2.4. Организация личного приема заявителей, обращающихся с запросами социально-правового характера

 2.4.1. Прием заявителей - получателей государственной услуги ведется в порядке живой очереди при личном обращении граждан. 

По очереди гражданин входит в кабинет, где осуществляется процедура приема.

 2.4.2. Внешний вид должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, должен быть опрятным. Прием ведется в вежливой, корректной форме.

 2.4.3. Для свободного получения информации о должностных лицах, предоставляющих государственную услугу, должностные лица обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности либо настольными табличками аналогичного содержания.

 2.5. График работы с получателями государственной услуги

 2.5.1. Прием заявлений осуществляется по адресу: ул. Куйбышева, 6а, каб. № 3.

 2.5.2.Часы приема посетителей устанавливаются приказом директора КУ НА РК и информация о них размещается на информационном стенде и на официальном сайте КУ НА РК.

 2.6. Сроки предоставления государственной услуги

 2.6.1.Запросы социально-правового характера, поступившие в КУ НА РК, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

 2.6.1.1. Срочные запросы. Срок исполнения до 30 дней. К данной категории относятся запросы, требующие исполнения к определенному сроку (от организаций — из суда, прокуратуры; от граждан — по потере кормильца, инвалидности и другие исключительные случаи).

 2.6.1.2. Первоочередные запросы. Срок исполнения — 30 дней. К данной категории  относятся запросы пенсионных органов при переходе с пенсии по инвалидности на пенсию по возрасту, истечение срока подачи заявлений в органы ПФ РФ.

Директор КУ НА РК, либо заместитель директора вправе продлить срок рассмотрения запроса, уведомив об этом заявителя. Продление сроков исполнения запроса в КУ НА РК  допускается в случаях значительного увеличения количества поступающих запросов, проведения ремонтных работ в хранилищах архива и при обстоятельствах форс-мажорного характера.

 2.6.2. Система уведомлений граждан должна быть организована следующим образом:

- уведомление граждан, лично обращающихся с запросами в архив, осуществляется в пункте приема заявлений (ул. Куйбышева, 6а, каб. № 3), гражданин расписывается в анкете- заявлении в графе «Со сроками исполнения запроса ознакомлен»;

 - для уведомления граждан, обращающихся в архив, вводится дополнительный телефонный пункт уведомления о степени готовности и о сроках исполнения запросов (76-62-64) по базе данных «Учет исполнения социально-правовых запросов», позволяющей получить информацию о поступлении, регистрации и исполнении запроса.

 2.7. Перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги либо отказа в предоставлении государственной услуги

 2.7.1. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса:

- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

 - запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

 - если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

 - если от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса.

 Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае заявителю направляется письмо с просьбой предоставить недостающие сведения, документы.

 III. Административные процедуры

 3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

 3.1.1. Ответственным за предоставление государственной услуги является директор КУ НА РК или лицо его замещающее.

 3.1.2. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов граждан и передача их на исполнение;

 - направление запросов граждан на исполнение в органы и организации по принадлежности;

 - исполнение запросов;

 - выдача или высылка ответов, архивных правок, выписок, копий.

 3.2. Регистрация запросов граждан и передача их на исполнение

 3.2.1. Поступившие в КУ НА РК письменные запросы заявителей регистрируются в течение 3 (трех) дней поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

 3.2.2. При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

 3.2.3. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации, передача запроса на исполнение.

 3.3. Анализ тематики поступивших запросов

 3.3.1. Работники КУ НА РК осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в КУ НА РК научно-справочного аппарата.

 3.3.2. Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

 - направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя;

 - приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в КУ НА РК дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя;

 - отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.7.1. Регламента с уведомлением об этом заявителя.

 3.4. Исполнение запросов, подготовка и направление ответов гражданам

 3.4.1. В случае, если запрос не может быть исполнен, гражданину направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом гражданину могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

 3.4.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы, подготовленные по результатам исполнения запроса, высылаются по почте простыми письмами либо выдаются заявителю на руки в местах приема граждан (ул. Куйбышева, 6а, каб.№ 3).

 3.4.3. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты все необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах его рассмотрения.

 IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.

Контроль предоставления государственной услуги

 4.1. Контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется в форме текущего контроля за соблюдением и исполнением положений, плановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги.

 4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по предоставлению государственной услуги и принятием в ходе ее предоставления решений осуществляется руководителями отдела КУ НА РК, отвечающих за организацию работы по предоставлению государственной услуги, директором КУ НА РК и его заместителями.

 4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверки исполнения положений настоящего Регламента.

 4.4. Руководители отделов КУ НА РК, осуществляющие организацию работы по предоставлению государственной услуги, организуют учет и оперативный контроль работы с запросами заявителей в установленные сроки, принимают необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения, систематически и оперативно (по обращениям заявителей) информируют директора КУ НА РК о работе с заявителями.

 4.5. Специалисты, осуществляющие деятельность по предоставлению государственной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Регламенте.

 4.6. Персональная ответственность специалистов, осуществляющих деятельность по предоставлению государственной услуги, закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.

 4.7. Директор КУ НА РК несет персональную ответственность за реализацию положений настоящего Регламента.

 4.8. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и установление нарушений прав заявителей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений. Для проведения проверки предоставления государственной услуги распоряжением директора КУ НА РК формируется комиссия, в состав которой включаются специалисты архива, а при необходимости – представители Министерства культуры Республики Карелия.

Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии и представляется Министерству культуры Республики Карелия. По результатам проведения проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

 5.1. Гражданин может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента.

 5.2. Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме у директора КУ НА РК или его заместителя.

 5.3. Письменные и устные обращения (жалобы) граждан принимаются и регистрируются в установленном порядке.

 5.4. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

 - почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

 - изложение сути жалобы;

 - личную подпись и дату.

 В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.

 5.5. Личный прием граждан у директора КУ НА РК осуществляется по предварительной записи по тел. (8-814) 78-52-16.

Часы приема:
- понедельник с 14.00 час. до 17.00 час.

 Адрес КУ НА РК:

г. Петрозаводск, ул. Куйбышева, 6а.

 5.6.Информация о личном приеме должна быть размещена на информационном стенде в местах приема и на официальном сайте КУ НА РК.

 5.7. Ответ на обращение (жалобу) не дается в случаях:

- если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

 - если текст жалобы не поддается прочтению;

 - если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;

 - если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

5.8. Обжалование действий (бездействий) и решения должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе рассмотрения обращения (жалобы), осуществляется в вышестоящем органе — Министерстве культуры Республики Карелия.