Из опыта работы архивного отдела муниципального учреждения культуры
«Суоярвская централизованная библиотечная система»
по формированию Архивного фонда Российской Федерации
В год проведения очередной паспортизации на 01.01.2016 г., которая обеспечивает одно из приоритетных направлений деятельности архивной сферы - работу по государственному централизованному учету документов Архивного фонда Российской Федерации, хотелось бы поделиться опытом по приему документов на государственное хранение в муниципальный архив.
В 2014 году в Администрацию МО «Суоярвский район» поступило письмо от 04.03.2014 года №125 от ЗАО «Запкареллес» с просьбой о передаче на государственное хранение документов по личному составу и постоянного срока хранения в муниципальный архив. Главой администрации МО «Суоярвский район» Г.Г.Данько было принято решение о принятии данных документов в архив, несмотря на большой объем предполагаемых к передаче документов (в количестве 14100 ед.хр. за 1947-2012 годы) и отсутствие помещения для их размещения. Понимая важность принятия данного решения для сохранения документов ЗАО «Запкареллес», на котором работали 3,5 тысяч человек, были предприняты шаги для решения возникших вопросов.
В марте 2015 года в здании администрации закрылась столовая, которая находилась в подвальном помещении. Директор МУК «Суоярвская ЦБС» Кичманюк О.А. и специалисты архивного отдела Спиридонова Л.И. и Огурцова Е.А. оперативно подготовили письмо Главе администрации МО «Суоярвский район» Данько Г.Г. с просьбой о передаче помещения (бывшей столовой) под архивохранилище для приема документов ЗАО «Запкареллес». Ответ получили положительный.
Работники ЗАО «Запкареллес» в апреле 2015 года помогли подготовить помещение под архивохранилище: поставили решетки на окна, установили деревянные стеллажи, обшили дверь металлическим покрытием, провели дополнительное освещение. В подготовленном для приема документов помещении есть запасной выход, имеются огнетушители, соблюдается температурно-влажностный режим.
С 25 апреля 2015 года ЗАО «Запкареллес» начал перевозить из ангара документы по личному составу, привезли 7 грузовых машин. Документы находились в целлофановых мешках. Только 3 мешка одних трудовых книжек за весь период существования ЗАО «Запкареллес». Подвальное помещение было завалено мешками с документами. Документы поступили в сыром и загрязненном состоянии, подшиты металлической проволокой по 700-800 листов в одно дело.
С документами проводилась санитарная обработка, реставрация, обеспыливание, просушивание. Бумаги, шпагата для обвертывания уходило много. В результате документы обработаны, оформлено 920 ярлыков. На каждое из 22 структурных подразделений были оформлены разделители с надписью. Подготовленные документы были обвернуты в бумагу и размещены на стеллажах.
Руководство ЗАО «Запкареллеса» передало в архивный отдел МУК «Суоярвская ЦБС» 62 неисполненных запроса от населения и Пенсионных фондов, которые пролежали с мая 2014 года по май 2015 года. Бывшие работники и будущие пенсионер ЗАО «Запкареллес», у которых наступил период оформления пенсии, не могли получить ответы на свои запросы, в связи с чем пенсия вовремя не назначалась.
Работникам муниципального архива приходилось не только в рабочие дни, но и в выходные работать, чтобы дать ответы на поступившие запросы работников ЗАО «Запкареллес» о подтверждении трудового стажа. Все запросы были исполнены в кратчайшие сроки и отправлены по месту требования.
В настоящее время будущие пенсионеры ЗАО «Запкареллес» знают, где находятся на хранении документы и уверены, что назначение пенсии и другие вопросы, которые находятся в компетенции архива, будут решены вовремя.
Данный пример архивной практики показывает неравнодушное отношение работников Администрации МО «Суоярвский район», архивного отдела муниципального учреждения культуры МУК «Суоярвская централизованная библиотечная система», руководства и работников ЗАО «Запкареллес» к сохранению документов предприятия, долгие годы работавшего на территории Суоярвского района Республики Карелия, с которым связаны судьбы многих жителей района.
В 2016 году архивным отделом МУК «Суоярвская ЦБС» запланировано принять 6 фондов из Национального архива Республики Карелия. Несмотря на все трудности архивный отдел продолжает сбор информации о месте нахождения ликвидированных предприятий и организаций, которые осуществляли свою деятельность на территории Суоярвского района.
Архивный отдел МУК «Суоярвская ЦБС» обращается к руководителям организаций и конкурсным управляющим, чтобы они проявляли желание сотрудничать с муниципальным архивом и вовремя сдавали документы на хранение в архив, чтобы в дальнейшем граждане могли получить полноценную услугу для соблюдения своих конституционных прав о подтверждении трудового стажа на основе архивных документов для начисления трудовой пенсии.
Л.И. Спиридонова,
заведующая архивным отделом
муниципального учреждения культуры
«Суоярвская централизованная
библиотечная система»
