www.rkna.ru

Архивное дело в Республике Карелия в последнее десятилетие ХХ века

Аналитический обзор «Развитие архивного дела в Республике Карелия в 1991-2000 гг» подготовлен в соответствии с письмом Федеральной архивной службы России от 25 февраля 2000 г. № 2/217-К «О подготовке обзоров развития архивного дела».

1. Введение
Настоящий обзор характеризует состояние архивной службы, основные тенденции в развитии архивного дела в Республике Карелия на протяжении последнего десятилетия ХХ века.
Основой для подготовки обзора послужила управленческая документация Архивного управления Республики Карелия, Национального архива Республики Карелия, филиала Национального архива Республики Карелия по документации личного состава, Государственного архива общественно-политических движений и формирований Карелии.

2. Государственное регулирование в сфере архивного дела

2.1. Нормативно-правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления
За период 1991-2000 гг. в Республике Карелия полностью обновилась нормативно-правовая база архивного дела, произошло создание новых архивов, уже существующие архивы получили новый статус.
За этот период были приняты следующие нормативно-правовые документы:
- Постановление Совета Министров Карельской АССР от 30 августа 1991 г. № 247 «О передаче архивов КГБ КАССР и Карельского рескома компартии РСФСР»;
- Постановление Совета Министров Карельской АССР от 5 декабря 1991 г. № 329 «Об образовании государственного архива общественно-политических движений и формирований Карелии»;
- в связи с принятием Закона Республики Карелия «О структуре исполнительной власти Республики Карелия» и прекращением деятельности Совета Министров РК, а также на основании Постановления Председателя Правительства РК от 08.07.94 № 72 Архивное управление при Совете Министров Республики Карелия было переименовано в Архивное управление Республики Карелия;
- Постановлением Председателя Правительства РК от 27 декабря 1994 №487 «в целях обеспечения сохранности документов по личному составу высвобожденных работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан» при Центральном государственном архиве Республики Карелия создан филиал ЦГА РК по документации личного состава;
- Постановлением Председателя Правительства Республики Карелия от 27 марта 1998 г. № 181 «О придании Центральному государственному архиву Республики Карелия статуса Национального архива Республики Карелия» наименование ЦГА РК было изменено на Национальный архив Республики Карелия;
- Постановление Председателя Правительства Республики Карелия от 9 октября 1998 г. № 683 «О мерах по предотвращению утрат документов по личному составу юридических лиц, подлежащих ликвидации и реорганизации»;
- Постановление Председателя Правительства Республики Карелия от 10 декабря 1998 г. № 849 «Об организации рассекречивания документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах», в соответствии с которым при Председателе Правительства РК образована Региональная межведомственная комиссия по рассекречиванию находящихся на хранении в ГАОПДФ Карелии документов, созданных в процессе деятельности обкома, райкомов и горкомов КПСС, первичных партийных организаций, действовавших на территории Республики Карелия. Полномочия по рассекречиванию документов, находящихся в закрытых фондах Национального архива Республики Карелия, переданы директору НА РК;
- Закон Республики Карелия № 311-ЗК от 23 декабря 1998 г. «Об Архивном фонде Республики Карелия и архивах»;
- Закон Республики Карелия «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Карелия «Об Архивном фонде Республики Карелия и архивах»» (№ 345-ЗРК от 19 апреля 1999 г.);
- Постановление Председателя Правительства Республики Карелия от 30 июня 1999 г. № 345 «Об утверждении Положения о порядке назначения и выплаты ежемесячных надбавок к должностному окладу за выслугу лет работникам Национального архива Республики Карелия, филиала Национального архива Республики Карелия по документации личного состава, Государственного архива общественно-политических движений и формирований Карелии»;
- Постановление Правительства Республики Карелия от 23 июля 1999 г. № 60-П «О республиканской целевой программе «Обеспечение сохранности архивных фондов Республики Карелия (2000-2001 гг.)»;
- Национальный архив Республики Карелия прошел регистрацию в Министерстве юстиции Республики Карелия (регистрационный номер в Едином государственном реестре № 1001400134 от 3 апреля 2000 г.), утвержден Устав Национального архива Республики Карелия;
- Законом Республики Карелия № 405-ЗРК от 7 апреля 2000 г. «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Карелия «Об административных правонарушениях» принята статья об административных правонарушениях в сфере архивного дела, служившая основой для деятельности комиссии по контролю за соблюдением архивного законодательства Архивного управления Республики Карелия;
- в целях реализации Закона Республики Карелия «Об административных правонарушениях» приказом начальника Архивного управления Республики Карелия от 1 декабря 2000 г. № 16 утверждено Положение о комиссии Архивного управления Республики Карелия по контролю за действующим законодательством в области архивного дела (зарегистрировано в Министерстве юстиции Республики Карелия 19 декабря 2000 г., рег. № 101);

2.2. Финансово-экономическое обеспечение деятельности архивных учреждений
С 1991 г. Центральный государственный архив Республики Карелия начал работу в новых условиях хозяйствования, утверждаются положение о Фонде оплаты труда, Фонде развития архивного дела, Фонде социального развития коллектива; разрабатывается Положение о премировании сотрудников ЦГА РК, которое впоследствии неоднократно перерабатывается и совершенствуется.
Была организована работа по оказанию платных услуг организациям, предприятиям, а также гражданам по следующим направлениям.
С 1991 г.:
- тематическое выявление документов,
- исполнение тематических запросов, в т.ч. генеалогического характера,
- предоставление документов во временное пользование,
- досрочный прием документов на государственное хранение,
- научно-техническая обработка документов.
С 1994 г. расширена сфера платных услуг, которой предусмотрены также:
- разработка номенклатур дел,
- проведение экспертизы ценности документов в ведомствах,
- проведение лекций, экскурсий по архивной тематике,
- копирование и тиражирование документов.
С 1995 г. началось оказание платных услуг по переплету дел.
В 1992 г. Центральным государственным архивом Республики Карелия открыт валютный счет в банке, первые платежи поступили в 1992 г.
С 1994 г. в оказании платных услуг участвует также Государственный архив общественно-политических движений и формирований Карелии. С момента образования в 1995 г. филиала ЦГА Республики Карелия по документации личного состава ведется оказание платных услуг, контроль за распределением денежных средств ведется по фондам, аналогичным существующим в ЦГА РК.
С 1996 г. оказание платных услуг осуществляется также районными и городскими архивами Республики Карелия.
С 1999 г. сотрудники государственных архивов принимают участие в коммерческих издательских проектах, работе по грантовым соглашениям различных фондов-грантодателей.
Поступление внебюджетных средств от реализации платных услуг за период 1991-2000 гг. выражается в следующих суммах:
1991 г.: годовая сумма не определена;
1992 г.: ЦГА РК — 43900 руб.;
1993 г.: ЦГА РК — 2042000 руб, из них в Фонд оплаты труда перечислено 1342000 руб.
1994 г.: ЦГА РК — 4367000 руб., из них в Фонд оплаты труда перечислено 2996000 руб.;
ГАОПДФ Карелии — 3057385 руб., из них в Фонд оплаты труда перечислено 2097366 руб.
1995 г.: ЦГА РК (с филиалом) — 7156246 руб., из них в Фонд оплаты труда перечислено 4758904 руб.;
ГАОПДФ Карелии — 2775716 руб., из них в Фонд оплаты труда перечислено 1619798 руб.;
1996 г.: ЦГА РК (с филиалом) — 13000000 руб., из них в Фонд оплаты труда перечислено 8645000 руб.;
ГАОПДФ Карелии — 6457850 руб, из них в Фонд оплаты труда перечислено 4241000 руб.;
1997 г.: ЦГА РК (с филиалом) — 15519180 руб., из них в Фонд оплаты труда перечислено 8567106 руб.;
ГАОПДФ Карелии — 2540709 руб., из них в Фонд оплаты труда перечислено 1406285 руб.;
1998 г.: все архивные учреждения — 273611 руб., из них в Фонд оплаты труда перечислено 117971 руб.;
1999 г.: все архивные учреждения — 1023000 руб., из них перечислено в Фонд оплаты труда — 646800 руб., Фонд развития архивного дела — 59500 руб., Фонд социального развития коллектива — 5030 руб.;
2000 г.: все архивные учреждения — 1484400 руб., из них перечислено в Фонд оплаты труда — 817700 руб., Фонд развития архивного дела — 152900 руб., а также в специально созданный для реализации республиканской целевой программы «Обеспечение сохранности архивных фондов Республики Карелия (2000-2001 гг.)» фонд «Сохранность архивных фондов» — 95000 руб.
С появлением новых внебюджетных источников финансирования появляются возможности для частичного решения вопросов социальной защищенности коллективов и укрепления материально-технической базы архивов.

2.2.1. В области социальной защищенности проводились следующие мероприятия:
С 1994 г. сотрудникам ЦГА РК и ГАОПДФ Карелии устанавливались надбавки к должностным окладам за счет внебюджетных средств.
С 1995 г. при содействии Правительства и Министерства финансов Республики Карелия увеличена штатная численность архивов на 12 человек, в т.ч. в созданном филиале ЦГА Республики Карелия по документации личного состава на 3 человек, в результате чего 5 сотрудникам архивов повышены разряды, 14 сотрудникам установлены надбавки в размере 20% к должностному окладу за работу с секретными документами.
В 1999-2000 гг. дополнительное материальное вознаграждение получали сотрудники, участвовавшие в коммерческих издательских проектах, грантовых соглашениях.

2.2.2. В области укрепления материально-технической базы архивов получены следующие результаты:
В 1998 г. в рамках договорных отношений с организациями и предприятиями в архивы поступила компьютерная техника:
в Национальный архив РК — 2 компьютера,
в филиал НА РК по документации личного состава — 1 компьютер,
в ГАОПДФ Карелии — 1 компьютер,
в Архивное управление РК — 1 компьютер.
Приобретена мебель для рабочих кабинетов сотрудников, необходимые канцелярские принадлежности.
В 1999 г. за счет грантового соглашения Национальным архивом РК приобретены компьютер (системный блок), монитор, модем, принтер, сканер; за счет договорных работ для архивных учреждений также получена компьютерная техника — 4 компьютера.
На 2000 г. парк компьютерной техники составил:
- Архивное управление РК — 2 компьютера (Pentium 2, IBM PC-486);
- Национальный архив РК — 7 компьютеров (IBM PC-486 (3), IBM PC-386 (1 — передан из Архивного управления РК), Pentium 133 (2), Pentium 233 (1));
- ГАОПДФ Карелии — 1 компьютер ( IВM PC-336).
За период 1991-2000 гг. архивные учреждения Республики Карелия неоднократно оказывались в условиях предельного недостатка бюджетного финансирования, что приводило к долгам по коммунальным платежам и, как следствие, отключению тепло- и водоснабжения; долгам по оплате услуг вневедомственной охраны с угрозой ее снятия.
Постоянно существовала проблема с отправкой почтовой корреспонденции. Улучшилось положение с отправкой почтовой корреспонденции с принятием приказа Росархива от 24 июля 1998 г. № 55 «О внесении изменений и дополнений в «Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями»», позволившим взимать плату за почтовые отправления и техническое оформление оказываемых услуг.

2.3. Эволюция системы архивных учреждений. Характеристика количественных и качественных изменений их сети и структуры
Последнее десятилетие ХХ века было отмечено значительными преобразованиями в системе архивных учреждений. Возросла роль органа управления архивным делом в республике — Архивного управления Республики Карелия.
Постановлением Председателя Правительства Республики Карелия от 9 сентября 1998 г. № 603 «Об Архивном управлении Республики Карелия» в связи с изменением структуры и статуса государственных учреждений системы Архивного управления РК было утверждено новое Положение об Архивном управлении Республики Карелия.
На 2000 год в систему Архивного управления Республики Карелия (штатная численность 6 чел.) входят 3 государственных архива:
- Национальный архив РК (штатная численность 59 чел.),
- филиал НА РК по документации личного состава (штатная численность 9 чел.),
- Государственный архив общественно-политических движений и формирований Карелии (штатная численность 19 чел.),
- 9 архивных отделов органов местного самоуправления (выполняющих функции муниципальных архивов),
- 9 муниципальных архивов (выполняющих функции органов управления).
Общая штатная численность архивных отделов и муниципальных архивов — 22,5 чел.
Государственные и муниципальные архивы осуществляют методическое руководство и контроль за работой 828 ведомственных архивов учреждений-источников комплектования.

2.3.1. Создание ГАОПДФ Карелии
В систему государственных учреждений был интегрирован бывший партийный архив Карельского обкома КПСС (Карельского республиканского комитета Компартии РСФСР). На базе его постановлением Совета Министров Карельской АССР от 5 декабря 1991 г. № 329 образован Государственный архив общественно-политических движений и формирований Карелии; на государственное хранение поступили документы бывшего партийного архива в количестве 402,686 тыс. ед. хранения (в т.ч. 0,975 тыс. ед. хранения фотодокументов).
Первыми мероприятиями, проведенными после принятия постановления СМ КАССР о создании ГАОПДФ Карелии были:
- инвентаризация здания, оборудования, технических средств, перешедших на баланс Архивного управления РК;
- разработка и утверждение Положения о ГАОПДФ Карелии;
- внесение предложения в Министерство финансов РК об утверждении штатной численности данного архивного учреждения в количестве 19 чел.;
- составление планов работы на 1992 год и перспективного;
- определение источников комплектования архива, соответствующих его профилю, началась разработка номенклатур дел для этих организаций.
За первый год существования ГАОПДФ Карелии принял на хранение документы ликвидированных партийных и комсомольских организаций, упорядочение которых завершено полностью в 1993 г., в т. ч. их экспертиза ценности.
В 1993 г. началось комплектование ГАОПДФ Карелии документами общественных организаций. На государственное хранение поступили документы Аграрного союза, Народного фронта Карелии, Лахденпохского союза молодежи, Общества солдатских матерей и др. В последующие годы в архив приняты от ЦГА РК и Карельского областного Совета профсоюзов документы профсоюзных организаций, ряда других общественных организаций.
В ГАОПДФ Карелии велась работа по рассекречиванию документов («особые папки» и др.). Документы с секретного переводились на открытый или ограниченный режим пользования, проводилась экспертиза ценности и усовершенствование описей фонда Карельского обкома КПСС. Проведена выверка учетных документов, сплошная проверка наличия дел, велась работа по интеграции учета документов в систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с рекомендациями Росархива 1996 г.
С 1997 г. по грантовому соглашению с Институтом Открытое Общество сотрудники ГАОПДФ Карелии вели работу над путеводителем по фондам архива.
На 2000 г. на хранении в ГАОПДФ Карелии 2902 фонда, включающих 500 тыс. ед. хранения, 1300 ед. хранения фотодокументов.

2.3.2. Создание филиала НА РК по документации личного состава
Проблема сохранности документов по личному составу, ставшая актуальной в результате многочисленных реорганизаций и ликвидации предприятий и организаций разных уровней и отраслевой принадлежности потребовала создания в республике специализированных архивных учреждений.
Республика Карелия — один из немногих регионов, где эта проблема стала решаться своевременно. Несмотря на отдельные случаи утрат, ситуация с обеспечением сохранности документов по личному составу в республике стабильна.
20 апреля 1992 года было принято Постановление Совета Министров Карельской АССР № 157 «О создании в республике Центров хранения архивных документов по личному составу», в соответствии с которым центры создавались в районах республики.
Постановлением Председателя Правительства РК от 27 декабря 1994 № 487 «в целях обеспечения сохранности документов по личному составу высвобожденных работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан» при Центральном государственном архиве Республики Карелия создан филиал ЦГА РК по документации личного состава, работа которого по приему документов от ликвидированных организаций и предприятий началась с 1995 года.
Для размещения документов филиалу были выделены на условиях аренды 3 помещения (архивохранилища АК «Кареллеспром», помещения ликвидированного Министерства торговли РК и архивохранилище Министерства сельского хозяйства РК).
На 01.01.2001 года филиал НА РК по документации личного состава имеет на хранении 531 фонд, содержащий 172985 ед. хранения.
Основное содержание фондов — документы по личному составу, являющиеся основой для социально-правовой защиты граждан. Принятие нового пенсионного законодательства вызвало лавину обращений граждан за архивными справками о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы для перерасчета пенсий. Пик обращений пришелся на вторую половину 2000 года. Для соблюдения сроков исполнения запросов в помощь филиалу были задействованы сотрудники НА РК и ГАОПДФ Карелии.

2.3.3. Реализация Указа Президента Российской Федерации о передаче архивов КГБ и КПСС в Республике Карелия
На основании принятого Советом Министров Карельской АССР постановления от 30 августа 1991 г. № 247 «О передаче архивов КГБ КАССР и Карельского рескома Компартии РСФСР» в 1992 году на государственное хранение в ЦГА РК были приняты 4179 дел фильтрационного и 51 дело трофейного фонда.
Местом нахождения документов оставались архивохранилища в здании КГБ. Но, к сожалению, Указ Президента РФ реализован на практике в полной мере (помещений и сотрудников ЦГА РК не получил), вследствие чего было принято решение о возвращении данных документов УФСБ РФ по РК, сотрудники которого ведут по ним активную работу по обращениям граждан.

2.3.4. Роль коллегиальных и совещательных органов архивных учреждений

2.3.4.1. Коллегия Архивного управления Республики Карелия
Работа коллегии Архивного управления Республики Карелия строится в соответствии с годовыми планами работы, составляемыми с учетом предложений государственных и районных архивов.
В состав коллегии включены представители органов исполнительной власти Республики Карелия, научных учреждений (зав. сектором истории Института языка, литературы и истории КарНЦ РАН), начальник Управления ЗАГС Республики Карелия.
За 1991-2000 гг. на коллегии Архивного управления Республики Карелия рассмотрены следующие вопросы:
1991 г.: о состоянии материально-технической базы госархивов и мерах по ее укреплению; о состоянии и мерах по улучшению учета документов в госархивах (на основе решения коллегии Главархива РСФСР от 21 мая 1990 г.); о состоянии работы архивных учреждений с организациями новых видов;
1992 г.: о работе ЦГА РК в новых условиях хозяйствования; об итогах целевой комплексной экспертизы фондов системы сельского хозяйства;
1993 г.: о работе ГАОПДФ Карелии; о состоянии сохранности, учета, НСА документов дореволюционных фондов ЦГА РК; о работе лаборатории микрофильмирования и обеспечения сохранности документов ЦГА РК;
1994 г.: о работе хозрасчетного отдела ЦГА РК; о Положении о районном, городском государственном архиве; о работе читальных залов ЦГА РК и ГАОПДФ Карелии; о рассекречивании документов ЦГА РК и ГАОПДФ Карелии;
1995 г.: о работе ЦГА РК по внедрению автоматизированных архивных технологий; о комплектовании госархивов республики документами по личному составу; об итогах работы по уточнению состава источников комплектования госархивов республики;
1996 г.: о ходе интеграции ГАОПДФ Карелии в систему государственной архивной службы; о состоянии работы по передаче и приему на государственное хранение документов государственных организаций и предприятий, сменивших форму собственности;
1997 г.: о ходе рассекречивания документов, созданных КПСС;
1998 г.: о мероприятиях по празднованию 80-летнего юбилея архивной службы;
1999 г.: о плане мероприятий по изучению, пропаганде и внедрению Закона РК «Об Архивном фонде РК и архивах»; о плане мероприятий по реализации целевой республиканской программы «Обеспечение сохранности архивных фондов Республики Карелия»; о ходе и итогах работы НА РК и ГАОПДФ Карелии по грантовым соглашениям с Институтом Открытое Общество.
Работу коллегии Архивного управления РК характеризует широкий спектр обсуждаемых и рассматриваемых вопросов, оперативность рассмотрения наиболее актуальных проблем в области архивного дела, действенность принятых решений.

2.3.4.1.2. Роль Экспертно-проверочной комиссии Архивного управления РК
В состав ЭПК Архивного управления РК входят специалисты Архивного управления, госархивов, имеющие большой практический опыт работы в государственном архиве; заведующие отделами и сотрудники отдела ведомственных архивов и комплектования НА РК, специалист ГАОПДФ Карелии, заведующие архивными отделами органов местного самоуправления; в случае необходимости на заседания приглашаются представители организаций.
Основным направлением деятельности ЭПК являлась работа по ведению сводного списка источников комплектования архивов. К концу 2000 г. в сводном списке источников комплектования числится 828 организаций, из них:
государственных — 655,
негосударственных — 173.
Ведется работа по включению организаций из потенциальных источников комплектования, в случаях ликвидации организации исключаются из списка № 1.
Количество организаций-источников комплектования на протяжении 1991-2000 гг. является стабильным, изменялось незначительно.
ЭПК Архивного управления РК ведет также контроль за соблюдением состава документов, включаемых в описи. Важным является установление сроков хранения для новых видов документов, не входящих в Перечни документов и номенклатуры дел.
ЭПК Архивного управления РК, являясь совещательным органом, проводило большую работу по формированию качественного и полноценного состава Архивного фонда Республики Карелия, неотъемлемой составляющей Архивного фонда Российской Федерации.

2.3.4.2. Коллегиальные и совещательные органы Национального архива Республики Карелия
В ЦГА (Национальном архиве) Республики Карелия в 1991-2000 гг. действовали:
- дирекция архива — рассматривала важнейшие вопросы организации и деятельности архива, контроля и проверки за исполнением, выполнения планов и программ, подбора и расстановки кадров, заслушивала отчеты структурных подразделений архива и индивидуальные сотрудников, рассматривала вопросы награждения и премирования сотрудников;
- экспертно-методическая комиссия. Основные вопросы, рассматриваемые ею: экспертиза ценности документов архива; отбор документов, подлежащих или не подлежащих хранению в архиве; фондирование документов; внедрение в практику результатов научно-исследовательской и методической работы; рассмотрение проектов методических пособий, описей документов личного происхождения и др.;
- комиссия по выявлению особо ценных и уникальных документов;
- экспертная комиссия по работе с кинофотофонодокументами — для рассмотрения результатов экспертизы ценности и отбора КФФД на государственное хранение;
- экспертная комиссия по работе с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2.4. Взаимодействие архивных учреждений с академическими и другими научными организациями
В 1991-1994 гг. основными направлениями во взаимодействии с научными организациями были:
- совместная работа по подготовке сборников документов, за этот период были изданы «Из истории раскулачивания в Карелии» (1991 г., совместно с ИЯЛИ КарНЦ РАН), «История Карелии в документах и материалах. Советский период. Учебное пособие для средней школы» (1992 г., под редакцией д.и.н., профессора ПетрГУ А.И. Афанасьевой), «ГУЛАГ в Карелии» (1992 г., совместно с ИЯЛИ КарНЦ РАН), «Советы Карелии. 1917-1992» (1993 г., совместно с ИЯЛИ КарНЦ РАН), «История Костомукши» (1994 г., совместно с ИЯЛИ КарНЦ РАН);
- проведение архивной практики на базе ЦГА РК для студентов исторического факультета ПетрГУ;
- преподавание в Школе особо одаренных детей (Школьной академии).
В 1998 г. в основу сотрудничества с научными и учебными учреждениями были положены договорные отношения.
Архивное управление РК заключило следующие договоры:
- о сотрудничестве между Архивным управлением РК и Петрозаводским государственным университетом;
- о сотрудничестве между Архивным управлением РК и Карельским государственным педагогическим университетом;
- о сотрудничестве между Архивным управлением РК и Карельским филиалом Северо-Западной академии государственной службы.
На основании этих соглашений стороны сотрудничали в научно-исследовательской, публикаторской и издательской работе, в сфере подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров.
В 2000 году вышли в свет два издания:
- «История Карелии в документах и материалах (с древнейших времен и до начала ХХ века. Учебное пособие для средней школы» (издательство Петрозаводского государственного университета, под редакцией д.и.н., профессора А.И. Афанасьевой);
- «Карелия: История и современность в документах и фотографиях» (при участии ИЯЛИ КарНЦ РАН).

2.5. Выводы и предложения, направленные на совершенствование государственного регулирования архивного дела
Основным направлением в совершенствовании государственного регулирования архивного дела может стать повышение статуса Федеральной архивной службы России, придание ей руководящих функций в контроле над документооборотом, делопроизводственной сферой и архивным делом страны, провозглашение политики государственной поддержки архивного дела и архивов.
Требует совершенствования структура архивных учреждений России, необходимо совершенствовать законодательную и нормативную базу архивного дела, законодательно закрепить понятие архивных фондов РФ и региональных архивных фондов, определение статуса фондов муниципальных образований.
Для создания стройной системы архивных учреждений России требуется четкое их профилирование, установление единообразия в наименованиях.
Для уже созданных и создаваемых архивов документов личного состава требуется четкое определение их статуса.
Основным направлением может стать создание на их базе архивов социально-правовой защиты населения, т. е. комплектование этих архивов не только документами по личному составу, но и документами ЗАГС и другими документами, носящими социально-правовой характер.

3. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
Среди мероприятий, проводимых в области обеспечения сохранности, с 1991 г. на протяжении десятилетия шло картонирование документов. Изготовление коробок было организовано на базе предприятия «Север».
Велся перевод фотодокументов ЦГА РК с нитроосновы (горючей) на триацетатную (негорючую) основу.
Реставрации подвергались, в первую очередь, документы дореволюционного периода, а также наиболее используемые.
Выделялись помещения под архивохранилища районным (муниципальным) архивам, филиалу Национального архива РК документации личного состава.
Велась работа по созданию страхового фонда на особо ценные документы путем микрофильмирования и микрофиширования. За период 1991-2000 гг. в Республике Карелия создан страховой фонд на 7586 ед. хранения (по госархивам), составляющий 1477,275 тыс. кадров.
В 2000 г. в НА РК создана комиссия по выявлению особо ценных и уникальных документов, которая продолжила работу по отнесению документов к категории особо ценных, начала работу по выявлению уникальных документов, создавая Реестр уникальных документов Национального архива РК с последующим созданием на них страхового фонда.
В масштабах республики целям решения проблемы обеспечения сохранности архивных документов служат Постановление Правительства РК от 23 июля 1999 «О республиканской целевой программе «Обеспечение сохранности архивных фондов Республики Карелия (2000-2001 гг.)», включающей в себя перечень мероприятий с указанием бюджетных и внебюджетных источников финансирования.
На основании приказа Росархива № 37 от 26 апреля 1994 г. «О введении в действие Примерной инструкции об охранном режиме государственного архива, центра хранения документации» и № 21 от 10 апреля 2000 г. «О хищении документов в РГАЛИ», а также совместного приказа МВД России, Министерства культуры России и Росархива № 315/255/38 «Об утверждении Инструкции по организации охраны объектов, хранящих культурные ценности подразделениями вневедомственной охраны при органах внутренних дел Российской Федерации» был издан приказ начальника Архивного управления Республики Карелия № 4 от 26 июня 2000 о мероприятиях в данной области, в результате чего:
- усилен контроль за соблюдением нормативных требований в части организации выдачи дел из архивохранилищ, документирование этого процесса; обеспечение полистной проверки выдаваемых и принимаемых дел, сохранности описей, документов личного происхождения, подлежащих возврату собственникам, как не подлежащих хранению;
- налажена практика опечатывания коробок с особо ценными документами;
- начата работа по организации сейфового хранения уникальных документов;
- активизирован розыск необнаруженных дел с учетом подходов, определенных в информационно-методическом письме Росархива № 5/695-Гр «Об организации и совершенствовании работы по проверке наличия и розыску дел»;
- усилена воспитательная работа с сотрудниками, проведены инструктаж и занятия по повышению квалификации сотрудников в части контроля за сохранностью документов на всех стадиях работы с ними.
В Национальном архиве Республики Карелия введен пропускной режим, усилен контроль за работой службы вневедомственной охраны. На основании приказа директора НА РК ограничен доступ в архивохранилища.

3.1. Характеристика физического состояния документов
В Национальном архиве РК ведется картотека учета физического состояния документов. Способы оценки состояния документов принимаются как качественные, так и количественные.
Около 40% документов НА РК дореволюционного периода требуют специальной обработки (реставрации, дезинфекции).
Обработка документов проводится как полистно (сотрудниками лаборатории, отдела обеспечения сохранности документов), так и в дезокамере.
Работу по улучшению физического состояния документов ведут:
- в НА РК сотрудники лаборатории микрофильмирования и обеспечения сохранности документов;
- в ГАОПДФ Карелии архивно-технические сотрудники.
В Национальном архиве Республики Карелия с 1999 г. ведется работа с документами, имеющими биоповреждения, с помощью дезинфекции. За год дезинфекции подвергается 0,3-0,5 тыс. ед. хранения.
Страховой фонд создан, в первую очередь, на особо ценные документы.
В ГАОПДФ Карелии страховой фонд создавался путем микрофиширования документов. В Национальном архиве Республики Карелия велось микрофильмирование документов на бумажной основе (особо ценные, документы генеалогического характера). Страховой фонд хранится изолированно. Только 30% страховых копий имеют фонд пользования.
Перевод кинодокументов, созданных на горючей основе, Национальным архивом Республики Карелия был произведен на видеозаписи, представляющие собой фонд пользования. Вопрос передачи кинодокументов на нитрооснове в специализированные хранилища в 1991-2000 гг. не был решен. В 2001 г. будет осуществлена передача кинодокументов на горючей основе в РГА КФД.

3.2. Учет документов
В Национальном архиве Республики Карелия постоянно ведется выверка учетных документов, особенно в части учета документов дореволюционного периода. Основным направлением являлось внедрение Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 № 11, зарегистрирован в Минюсте России 8 июля 1997, регистрационный № 1344).
Учет рассекреченных документов велся в соответствии с Временной инструкцией по учету и оформлению рассекреченных дел и документов в государственных архивах, центрах документации, утвержденной приказом Росархива № 79 от 7 декабря 1995 г.
В Государственном архиве общественно-политических движений и формирований Карелии работа строилась на основе его интеграции в систему государственных архивных учреждений, внедрялись принципы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, при этом использовались Рекомендации по интеграции учета документов бывших партийных архивов в систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (1995).

3.2.1. Ведение фондового каталога в органе управления архивным делом
Фондовый каталог ведется по карточной системе. Изменения в составе и содержании фондов Национального архива РК регулярно высылаются в Росархив.
В стадии создания находится каталог по фондам ГАОПДФ Карелии и филиала НА РК по документации личного состава.
Учет документов в муниципальных архивах ведется в соответствии с Правилами работы.
С 2000 г. с момента создания комиссии по выявлению и учету уникальных документов в Национальном архиве Республики Карелия создается Реестр уникальных документов Национального архива РК.
В ГАОПДФ Карелии работа по выявлению уникальных документов для включения в реестр не начата.

4. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами

4.1. Государственные и муниципальные архивы Республики Карелия осуществляют организационно-методическое руководство работой 828 ведомственных архивов, из них Национальный архив РК — 216 ведомственными архивами.
Из общего числа источников комплектования государственными организациями является 655 (или 79%), негосударственными — 173 (21%).
Полная форма приема определена для 673 организаций (81%), выборочная — для 38 (4,5%), групповая выборочная — для 117 (14,5%).
При составлении списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов на заседаниях ЭПК Архивного управления РК и экспертно-методической комиссии НА РК принято решение о построении списка по классификационной схеме, изложенной в Рекомендациях Росархива.
В соответствии с Законом «Об Архивном фонде Республики Карелия и архивах» муниципальные архивы определены как архивы с постоянным составом документов. В связи с этим, а также с учетом изменившихся форм собственности предприятий (акционированием), их территориального расположения и других принципов ЭПК Архивного управления РК пришла к немаловажному решению о переводе предприятий, имевших до реформирования республиканское значение, в источники комплектования муниципальных архивов.
Значительное содействие в ведении списка № 1 оказывают сведения, поступающие из Управления Министерства юстиции РФ в Республике Карелия, Управления Министерства по налогам и сборам РФ по Республике Карелия, Территориального органа Федеральной службы России по финансовому оздоровлению и банкротству в Республике Карелия; периодически поступает информация о зарегистрированных и ликвидированных юридических лицах; перечни предприятий, на которых введена процедура конкурсного производства или по которым прекращены дела о несостоятельности (банкротстве) в Высшем арбитражном суде РК; информация о нахождении предприятия в государственной, федеральной или местной собственности; о доле госсобственности в уставном фонде предприятий, что помогает своевременно отслеживать происходящие в истории фондообразователей изменения и адекватно на них реагировать.
Работа с негосударственными структурами строится на основе договорных отношений. За период 1991-2000 гг. заключено 26 договоров с негосударственными учреждениями. На контакт с архивом эти учреждения идут очень трудно.
Часть организаций республики находится под наблюдением и включена в состав возможных источников комплектования.
Сверх срока в организациях-источниках комплектования по итогам паспортизации на 1 декабря 2000 г. хранится:
- во всех организациях — 59139 ед. хранения;
из них:
- в организациях-источниках комплектования госархивов (всего) — 39101 ед. хранения,
- в организациях-источниках комплектования районных, городских архивов (всего) — 20038 ед. хранения.

4.2. Комплектование архивов специальной документацией
В комплектовании архивов научно-технической документацией и кинофотофонодокументами существует много проблем.
Всего организаций-источников комплектования государственных, городских и районных архивов насчитывается:
- по НТД — 11 (в т.ч. 2 негосударственные), в которых сверх срока хранится 885 ед. хранения (из них 296 ед. хранения в негосударственных);
- 1 организация — источник комплектования КФФД — ГТРК «Карелия», в которой сверх срока хранится 25983 ед. хранения.
С серьезными трудностями НА РК столкнулся в комплектовании кинофотофонодокументами. В 1998 г. региональная гостелерадиокомпания «Карелия» была преобразована в унитарное предприятие — дочернее предприятие ВГТРК. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27 июля 1998 г. все права и обязанности государственного учреждения ГТРК «Карелия», в т.ч. имущественные, перешли к созданному на его базе унитарному предприятию «ГТРК „Карелия“». Согласно перечню основных средств, прилагаемых к передаточному акту, утвержденному министром госсобственности Республики Карелия в ноябре 1998 г. (за месяц до принятия Закона РК «Об Архивном фонде Республики Карелия и архивах») кинофотовидеодокументы ГТРК «Карелия» были включены в уставный фонд ФГУП «ГТРК „Карелия“» и являются его имуществом. С архивными органами эта процедура не согласовывалась.
Дальнейшую передачу аудиовизуальной документации на государственное хранение ГТРК «Карелия» не предусматривает, т. к. согласно Налоговому кодексу передача имущества является коммерческой сделкой и облагается НДС.
При проведении паспортизации ГТРК «Карелия» выявлены изменения — была расформирована фототека позитивов, часть материальных носителей видеозаписей были использованы для перезаписей.
Ведется работа по установлению отношений с данной организацией, хранящей значительную часть аудиовизуальной документации, ранее включенной в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.3. Прием документов из-за рубежа
В 1994-1995 гг. в Центральный государственный архив Республики Карелия на основе соглашения о сотрудничестве с губернскими архивами г.г. Миккели и Йоэнсуу (Финляндия) из Военного архива Финляндии поступили микрофильмы картотек лагерей, созданных финскими оккупационными властями на занятой территории Карелии (всего принято 61 рулон, 33 136 кадров).
Во время поездок в архивы Финляндии сотрудников НА РК велись переговоры о дальнейшем обмене копиями документов, в особенности о получении копий документов фонда Валаамского монастыря, вывезенного в 1940 г. в Финляндию.

4.4. Организация работы по повышению квалификации работников, ответственных за архивы и делопроизводство в государственных и негосударственных организациях-источниках Основной формой повышения квалификации ведомственных архивистов в 1991-1999 гг. являлись проводимые сотрудниками ЦГА (НА) РК семинары.
С 2000 г. на базе ГАОПДФ Карелии создан учебно-методический центр, который начал регулярно проводить семинары для работников делопроизводственной и архивной служб вне зависимости от формы собственности организаций и предприятий. Всего за 2000 г. на семинарах прошли обучение свыше 140 слушателей из 130 организаций (из них 34 коммерческих).
Чтение лекций велось специалистами Архивного управления РК, Национального архива РК, филиала Национального архива РК по документации личного состава и ГАОПДФ Карелии. Всего в качестве преподавателей было задействовано 12 сотрудников. Для семинаров разработаны две программы: для учреждений-источников комплектования программа двухдневного, для остальных организаций — однодневного семинаров.

5. Научная информация и использование документов. Создание информационно-поисковых системный

5.1. Организация рассекречивания документов
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию работы по рассекречиванию архивных документов в архивах Республики Карелия, является Постановление Председателя Правительства Республики Карелия № 849 от 10 декабря 1998 г. «Об организации работы по рассекречиванию документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах», на основании которого:
- образована при Председателе Правительства РК Региональная межведомственная комиссия по рассекречиванию находящихся на хранении в ГАОПДФ Карелии документов, созданных в процессе деятельности обкома, райкомов и горкомов КПСС, первичных партийных организаций, действовавших на территории Республики Карелия;
- утверждены Порядок работы Региональной межведомственной комиссии, состав комиссии. В состав комиссии вошли: председатель комиссии — начальник Администрации Председателя Правительства Республики Карелия, заместитель председателя комиссии — начальник Архивного управления Республики Карелия, члены комиссии — директор ГАОПДФ Карелии, представители УФСБ РФ по РК, МВД РК, военного комиссариата РК, специалист Архивного управления Республики Карелия.
Также данным постановлением была определена процедура рассекречивания документов в ведомствах: руководителям органов исполнительной власти, наделенным полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, предписывалось пересмотреть в течение 1999-2000 гг. хранящиеся в их архивах и архивах подведомственных им учреждений архивные документы, созданные по 1969 г. включительно, в части обоснованности их засекречивания и соответствия установленной ранее степени секретности.
Полномочия по рассекречиванию документов, находящихся на хранении в закрытых фондах Национального архива Республики Карелия, данным постановлением были переданы директору НА РК.
В Национальном архиве РК была создана комиссия по работе с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, которая ведет планомерную работу по рассекречиванию архивных документов. В отдельных случаях для принятия решения о снятии грифов секретности привлекаются представители ведомств.

5.2. Основные формы организации использования документов

5.2.1. Информационное обеспечение органов государственной власти
Работа по этому направлению ведется как по запросам органов власти, тематика которых достаточно широка: ретроспективная информация по истории и деятельности министерств и ведомств, даты образования учреждений и предприятий, о видных людях края, в т.ч. занимавших руководящие посты в республике, о законодательных актах прошлых лет; так и на основе инициативного информирования архивом соответствующих ведомств.
Ежегодно в планы работы государственных и муниципальных архивов Республики Карелия ставится работа по инициативному информированию. Основная тематика инициативных информаций: знаменательные даты в жизни республики, города, района.

5.2.2. Исполнение запросов граждан

5.2.2.1. Запросы социально-правового характера являются основной категорией запросов, исполняемых государственными и муниципальными архивами.
В первую очередь, это запросы о подтверждении трудового стажа. Пик обращений с запросами о стаже пришелся на 1993 г., когда тысячи граждан обратились за подтверждением трудового стажа в годы Великой Отечественной войны. Архивные учреждения республики вынуждены были перестраивать свою работу и все усилия направить на исполнение поступающих запросов.
Количество поступающих в архивы запросов социально-правового характера зависело напрямую в эти годы от изменений в законодательстве Российской Федерации и регионов о назначении пенсий и пособий. Появление новых категорий льгот и социальных выплат вызывало рост обращений граждан в архивы за подтверждающими документами.
Так, после принятия указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ об установлении льгот и выплаты компенсаций из средств, выделенных на эти цели ФРГ (компенсационные выплаты из совместного фонда Правительства ФРГ и предприятий немецкой экономики), а также с образованием в 1993 г. российского Фонда взаимопонимания и примирения, учрежденного для выплат жертвам нацизма из средств Германии и Австрии, в Центральный государственный архив Республики Карелия стали обращаться граждане, находившиеся в лагерях, созданных финскими оккупационными властями, а также проживавшие на оккупированной территории Карелии. Помимо получения компенсации из средств Фонда взаимопонимания и примирения также в архивы обращались для подтверждения права на предоставление льгот бывшим несовершеннолетним узникам концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период второй мировой войны, установленных Указом Президента РФ от 15 октября 1992 г. № 1235.
Передача в Центральный государственный архив Республики Карелия в 1995-1996 гг. микрофильмов картотек лагерей, созданных финскими оккупационными властями на занятой территории Карелии (всего принято 61 рулон, 33 136 кадров), не только ускорила получение гражданами необходимых документов (ранее им приходилось обращаться через органы Красного Креста в Военный архив Финляндии), но в десятки раз увеличился поток обращений в ЦГА РК.
Работа с этой категорией граждан продолжается до сих пор. И продолжится в будущем, т. к. в стадии рассмотрения Законодательным собранием Республики Карелия находится законопроект о надбавках к пенсиям гражданам, насильно выселенным в период оккупации из мест проживания (из средств республиканского бюджета).
Значительное количество обращений граждан было следствием принятия Законов РФ «О ветеранах» и «О реабилитации жертв политических репрессий», Законов РК «Об установлении надбавок к пенсиям лицам, работавшим в пределах тыловых границ действующих фронтов», «Об установлении надбавок к пенсиям лицам, имеющим персональные заслуги перед Республикой Карелия».

5.2.2.2. Генеалогические запросы
Основные обращения по генеалогии приходятся на Национальный архив Республики Карелия. Обращаются физические лица: не только жители Карелии, но и других регионов России, а также иностранные граждане (в первую очередь, граждане Финляндии и Швеции).
Запросы поступают также от юридических лиц, таких организаций, как Инюрколлегия, Генеалогическое общество провинции Валкеакоски (Финляндия) и др.
Источниками информации для исполнения данной категории запросов являются метрические книги, ревизские сказки, клировые ведомости, похозяйственные книги, различные списки населения и др.
Неоднократно для исследователей генеалогии из Финляндии проводились семинары, последний из которых состоялся в мае 2000 г. для представителей Генеалогического общества провинции Валкеакоски (Финляндия).
Исполнение генеалогических запросов является платной услугой. Стоимость запроса рассчитывается в соответствии с прейскурантом и составляет от 150 руб. (подтверждение факта рождения одного человека без дополнительного поиска) до 3 тыс. руб. за составление генеалогической справки (генеалогического древа).
Расчеты за проделанную работу осуществляются заказчиками наличными деньгами в бухгалтерии архива или по безналичному перечислению (деньги поступают на рублевый и валютный счета архива). В отдельных случаях практикуется предоплата.

5.2.2.3. Тематические запросы
Данная категория запросов не является многочисленной. Тематические запросы составляют 5-10% от общего числа запросов, исполняемых государственными и муниципальными архивами.
Исполнение тематических запросов ведется за плату, которая зависит от объема проделанной работы.
Основная тематика запросов — история предприятий и организаций.

5.2.3. Экспонирование документов на выставках
Выставки документов — традиционный вид работы по использованию архивных документов — ежегодно проводятся НА РК и ГАОПДФ Карелии, а также некоторыми муниципальными архивами республики.
Из наиболее значимых выставок документов периода 1991-2000 гг. можно назвать:
1991 г. — «Из истории Валаамского монастыря» (ЦГА РК);
1992 г. — «Совершенно несекретно» (обзор рассекреченных документов ЦГА РК);
1993 г. — «Из истории православия в крае» (впервые на выставке общественности были представлены документы фондов духовного ведомства — ЦГА РК);
1994 г. — «К 50-летию освобождения г. Петрозаводска от фашистских захватчиков» (ЦГА РК);
1995 г. — «К 50-летию Победы в Великой Отечественной войне» (ЦГА РК),
«Партизаны и подпольщики Карелии в годы Великой Отечественной войны» (ГАОПДФ Карелии);
1996 г. — «Из истории старообрядчества» (ЦГА РК);
1997 г. — «Старый Петрозаводск» (из истории застройки города) (ЦГА РК);
1998 г. — «Деревянное зодчество Карелии» (НА РК)
«История государственной архивной службы Карелии» (НА РК)
«История местного самоуправления» (НА РК) (все выставки экспонировались в специализированных помещениях: городской выставочный зал, залы Карельского государственного краеведческого музея);
1999 г. — копии документов Национального архива Республики Карелия экспонировались на 2 выставках в Москве:
- на Днях Республики Карелия в павильоне Экспоцентра на Красной Пресне,
- на ВВЦ в открывшемся павильоне Республики Карелия.
ГАОПДФ Карелии провел выставку «К 85-летию со дня рождения Ю.В. Андропова» (в читальном зале архива).
2000 г. — Национальный архив РК принял участие в международной выставке документов и материалов «Культурное взаимодействие России и Финляндии в XIX — ХХ вв.» (Хельсинки, 15.06-15.09.2000).

5.2.4. Работа читальных залов
Количество исследователей, работающих в читальных залах госархивов республики, а также количество выданных в читальные залы дел, книг, газет, журналов значительно увеличилось за последнее десятилетие. Это связано с повышением интереса к прошлому страны, края, а также собственной семьи.
Основные категории исследователей:
- представители научных учреждений (КарНЦ РАН, других научно-исследовательских институтов и организаций);
- преподаватели вузов;
- студенты;
- учителя школ республики;
- школьники;
- краеведы;
- генеалоги.
Возросло количество и расширилась география иностранных исследователей. За 1991-2000 гг. в государственные архивы Республики Карелия обращались исследователи из Финляндии, Швеции, США, Германии, Японии, Великобритании и др. стран.

5.2.5. Использование документов в средствах массовой информации (СМИ)
Традиционными формами использования документов в средствах массовой информации являются подготовка статей и подборок документов, радио- и телепередач.
Статьи и радио- и телепередачи чаще всего являются откликом на знаменательные даты в жизни страны и края. В последнее десятилетие практиковались циклы радио- и телепередач, такие как цикл радиопередач «Рассказы из архива», ведение постоянных рубрик в газетах. Темами выступлений и публикаций были: 80-летие Республики Карелия, 55-летие Победы, 2000-летие христианства, предстоящий 300-летний юбилей г. Петрозаводска.

5.2.6. Работа со школьниками
Работа со школьниками ведется карельскими архивистами на протяжении многих лет.
Старшим научным сотрудником ЦГА РК Идой Семеновной Петричевой разработан курс лекций по архивоведению для школ, создано пособие «Урок истории дает архив» (Петрозаводск, 1994), в котором опубликованы работы учащихся по документам архива об истории Александро-Свирского монастыря, деятельности партии левых эсеров, политике военного коммунизма и др. Велась работу в Школе особо одаренных детей (позднее Республиканской школьной академии). Многие ее ученики были удостоены призовых мест на научных конференциях, в т.ч. на Всероссийской научной конференции молодых исследователей «Шаг в будущее». Своим опытом она делилась на занятиях для учителей Карельского института повышения квалификации работников образования, на страницах печати.
Школьные уроки ежегодно проводит заведующая Костомукшским городским архивом М.А. Николаева.

5.2.7. Экскурсии и лекции
Национальный архив РК и ГАОПДФ Карелии регулярно проводят экскурсии для всех желающих, в первую очередь для студентов и школьников.
Обзорные экскурсии посвящены знакомству с архивом. Практикуются и тематические экскурсии. Так, Национальный архив РК проводил экскурсию по ознакомлению с делопроизводством XVIII-XIX вв. для учащихся отделения секретарей-референтов колледжа № 17, экскурсию по ознакомлению с картографическими документами для студентов-географов Карельского государственного педагогического университета и многие другие.
Для желающих проводятся лекции по теме, предложенной заказчиком, для школьников по темам курса истории, для учителей и учащихся центра духовной культуры «Журавка» по истории религии (о соборах нашего края).

5.2.8. Публикация документов
Сборники документов, появившиеся в 1991-2000 гг., были посвящены «белым пятнам» истории края и значительно расширили источниковую базу исторической науки, т. к. большинство документов, опубликованных в них, были впервые введены в научный оборот.
Среди изданий этого периода: «Народное хозяйство Карелии. 1926 г. - июнь 1941 г.: Документы и материалы» (1991), «Из истории раскулачивания в Карелии» (1991), «ГУЛАГ в Карелии» (1992), «История Карелии в документах и материалах. Советский период. Учебное пособие для средней школы» (1992), «Советы Карелии. 1917-1992» (1993), «История Костомукши» (1994), «Неизвестная Карелия: Документы спецорганов о жизни республики 1921-1940 гг.».
В 1999 г. была создана книга «Соборы Петрозаводск», представляющая собой краткий исторический очерк по истории строительства и существования храмов города.
В 2000 г. вышли в свет книга-альбом «Карелия. История и современность в документах и фотографиях» и «История Карелии в документах и материалах (с древнейших времен до начала ХХ века). Учебное пособие для средней школы».
Все сборники документов, подготовленные карельскими архивистами, имеют высокий уровень археографической подготовки.
Сборник документов «История Карелии в документах и материалах. Советский период. Учебное пособие для средней школы» (1992), представленный на Конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 1991-1994 гг., был удостоен диплома Конкурса.
В 1999-2000 гг. сотрудники Национального архива Республики Карелия вели работу над проектом «Архивная мозаика культуры Карелии в Интернет» на основе грантового соглашения с Институтом Открытое Общество.
В результате работы по проекту в сети Интернет появилась уникальная публикация документов о российских деятелях культуры, связанных с Карелией (Г.Р. Державин, Ф.Н. Глинка, В.А. Дашков, О.Р. Монферран, В.Г. Бенедиктов, Е.В. Барсов и др.), о деятелях культуры Карелии, о духовной культуре Карелии, фотографии по культуре Карелии. В Интернете был размещен каталог документов объемом свыше 1100 единиц, содержащих аннотации к документам, большой иллюстративный материал, в т.ч. сканированные изображения документов. Создана поисковая система. Каждый из разделов, а также подразделов проекта снабжен описательными статьями.

5.3. НСА к документам архивов

5.3.1. Национальный архив Республики Карелия
В систему НСА к документам НА РК входят:
- Путеводитель Центрального государственного архива Карельской АССР (Петрозаводск, 1963);
- Справочник. Фонды Центрального государственного архива Карельской АССР (дополнения к путеводителю 1977, 1985, 1990);
- описи фондов;
- указатели к описям дел крупных фондов;
- описи кинофотофонодокументов;
- картотека фондов НА РК (досоветского и советского периодов);
- картотека учреждения-источников комплектования НА РК;
- именные картотеки ряда фондов справочного характера;
- каталоги (систематический, именной, газетный, фотокаталог, кинокаталог, картотека фонодокументов);
- тематические обзоры документов о составе и содержании одного или группы фондов по определенной теме (Обзор по истории строительства и архитектуры, Обзор архивов Финляндии и Карелии, Обзор монастырских фондов, Обзор документов, связанных с жизнью и деятельностью Г.Р. Державина и др.);
- тематические перечни документов;
- справки-ориентировки о местах хранения документов по ряду отраслей народного хозяйства;
- база данных по научно-справочной библиотеке;
- база данных «Архивный фонд» (учетная);
- база данных «Места хранения документов».
НСА архива доступен как сотрудникам архива, так и исследователям. Сведения из электронных баз данных могут быть получены при помощи сотрудников архива.

5.3.2. ГАОПДФ Карелии
-В систему НСА ГАОПДФ Карелии входят:
- Справочник-путеводитель. Архив общественно-политических движений и формирований Республики Карелия. (Петрозаводск, 1995);
- описи фондов;
- систематический каталог;
- алфавитная фондовая картотека;
- именная картотека (подпольщики, партизаны, репрессированные и реабилитированные члены партии, погибшие и пропавшие без вести в годы войны и др.);
- персонально-алфавитная картотека членов КПСС;
- электронный вариант путеводителя по фондам;
- база данных «Архивный фонд».

5.3.3. Основным видом НСА к документам филиала НА РК по документации личного состава, районных и городских архивов республики описи документов фондов, картотеки и списки фондов.

5.3.4. Комплектность описей
Национальный архив РК:
1991 г. Всего описей 8152, из них в полном комплекте 4735.
2000 г. Всего описей 7986,из них в полном комплекте 4758.
ГАОПДФ Карелии:
1991 г. Всего описей 7768, из них в полном комплекте 7768.
2000 г. Всего описей 8390, из них в полном комплекте 8342.
Перспективным в данном направлении является создание электронного НСА к документам архивов.
Требуется дальнейшее внедрение и совершенствование ПК «Архивный фонд» с целью ее многофункционального использования, которое предоставит новая третья версия программы, дающая новые возможности ее применения.

6. Научно-исследовательская деятельность и методическая работа
Основной формой участия карельских архивистов в научно-исследовательской работе в 1991-2000 гг. было рецензирование направляемых Росархивом, ВНИИДАД, архивными органами и учреждениями других регионов научных и методических разработок.
Карельские архивисты принимают активное участие в деятельности научно-методического совета архивных учреждений Северо-Западного федерального округа, регулярно участвуют в конкурсах Росархива научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии.
Собственные методические разработки архивистов — это методические рекомендации и памятки по основным направлениям деятельности архивов:
- Схема научно-справочного аппарата и поиска документной информации по фондам ЦГА РК (1991);
- Инструкция по организации целевой комплексной экспертизы фондов учреждений и организаций здравоохранения (для заведующих райгоргосархивами) (1991);
- Организация инициативного информирования в районных и городских государственных архивах. Методические рекомендации (1994);
- Куда обратиться за справкой. Памятка (1997);
- Рекомендации по работе с документами на машинных носителях (1998);
- Памятка по проведению работ по картонированию дел досоветского периода в НА РК (1998);
- Памятка по подготовке документов по личному составу к передаче на государственное хранение (1998);
- Памятка «Вниманию руководителей министерств, ведомств, учреждений и предприятий (что нужно знать об организации делопроизводства и сохранности архивов)» (1999);
- Схема работы над номенклатурой дел (краткое руководство) (1999);
- Основные требования к составлению номенклатуры дел (1999);
- Рекомендации по научно-технической обработке документов (1999);
- Памятка по экспертизе ценности документов негосударственных структур (1999);
- Методические указания о порядке подготовки к сдаче документов по личному составу в объединенный ведомственный архив (1999);
- Краткая памятка учреждениям, организациям, предприятиям о подготовке документов к передаче в государственные архивы Республики Карелия (1999).
Разработаны курсы лекций однодневного и двухдневного семинаров для ответственных за делопроизводство и архивы организаций.

7. Информатизация архивного дела
Информатизация архивных учреждений Республики Карелия идет путем создания баз данных по следующим направлениям:
- отраслевая программа «Архивный фонд» (автоматизированный учет документов);
- БД «Научно-справочная библиотека НА РК» (внедрение начато в 1995 г., на основе программы «Mark»);
- Места хранения документов по личному составу (программа создана на основе сотрудничества НА РК и центра информатизации ПетрГУ, установлен в НА РК и филиале НА РК по документации личного состава).

7.1. Внедрение БД «Архивный фонд»
В марте 1997 г. из Росархива была направлена установочная дискета с дистрибутивами программы «Архивный фонд». До 1999 г. внедрение программы не велось, т. к. в НА РК отсутствовала компьютерная техника.
Планомерная работа по внедрению БД «Архивный фонд» в НА РК и ГАОПДФ Карелии началось с марта 1999 г. Работа была организована по нескольким этапам:
I. Обучающий этап.
На этом этапе была изучена инструкция. Проведено обучение 6 сотрудников отдела обеспечения сохранности документов НА РК (в их числе все заведующие архивохранилищами). Руководство работой осуществляли главный хранитель фондов НА РК и заведующий отделом обеспечения сохранности документов.
Был составлен график работы на компьютере. С первого дня заполняется журнал учета работы, в котором указываются ФИО сотрудника, дата, время начала и окончания работы, виды работ, №№ фондов, описей и заполняемых экранов, отметки о вводе исторических справок и аннотаций, примечания.
Ввод данных начат с фондов дореволюционного периода. На первые 41 фонд (517 описей) были заполнены следующие поля БД «Архивный фонд»:
1. Поля экранов №№ 1-5 раздела «Фонд» (вводились готовые исторические справки, аннотации);
2. поля экранов №№ 9-11 раздела «Опись»;
3. поля раздела «Топография».
Работа заняла около 6 месяцев. В итоге было принято решение на данном этапе ограничиться заполнением полей экранов №№ 1-5 раздела «Фонд», исключив особо трудоемкие поля экранов №№ 9-11 разделов «Опись» и исторических справок большого объема, вводя краткую аннотацию с использованием листа и дела фонда.
II этап Внедрение В дальнейшем планируется привлечение машинисток к вводу исторических справок.
За 2000 г., в ходе заполнения экранов №№ 1-5 раздела «Фонд» были введены данные на 893 фонда, в т.ч. на все фонды дореволюционного периода (684 фонда). Проводилась работа по внесению изменений в случае поступления или выбытия дел.
Работа по внедрению ПК «Архивный фонд» в НА РК и ГАОПДФ Карелии продолжается.

7.2. Базы данных в области использования документоведения
Национальный архив РК на основе грантового соглашения с Институтом Открытое Общество создал электронную базу данных «Архивная мозаика культуры Карелии в Интернет».
В 2000 г. была начата работа над электронным аннотированным перечнем документов НА РК о деятельности иностранцев и иностранных переселенцев в Карелии на основе грантового соглашения с Институтом Открытое Общество по проекту «Справочные материалы по госархивам Карелии в Интернет».
С появлением в Национальном архиве РК электронной почты около 5% запросов поступает в архив через Интернет, среди них преобладают запросы иностранных граждан (о судьбе родственников, по генеалогии и др.).
Архивное управление РК и Национальный архив РК начали размещение информации в Интернет с создания страницы на правительственном сервере Республики Карелия. Кроме контактной информации на архивной странице сервера размещена информация о публикаторской, выставочной деятельности Национального архива РК, к знаменательным и памятным юбилейным датам по истории республики, города Петрозаводска.
10 ноября 2000 г. состоялось открытие собственного сайта Национального архива Республики Карелия, на котором кроме основной информации об архиве была размещена электронная база данных «Архивная мозаика культуры Карелии в Интернет». Работа по созданию, информационному наполнению сайта Национального архива Республики Карелия будет продолжена в соответствии с «Рекомендациями по созданию архивных сайтов в Интернет», подготовленными Росархивом.

7.3. Использование информационных технологий в подготовке документальных публикаций
Наличие компьютерной техники в государственных архивах дает возможность при подготовке документальных изданий получать первый электронный вариант, в который впоследствии легко могут быть внесены правки. Создаваемый электронный вариант сборников, как правило, наиболее полный, может служить основой для последующих переизданий, для издания отдельных тематических подборок документов.

7.4. Электронный НСА
Создание электронного НСА к документам архивами планово не ведется, т. к. отсутствует программное обеспечение для перевода в электронный формат бумажных картотек и каталогов, а также тормозится отсутствием штатных программистов.
Первым опытом создания программного обеспечения в НА РК стал проект «Архивная мозаика культуры Карелии в Интернет», была создана программа для электронного каталога (на основе сотрудничества с Петрозаводским госуниверситетом).
Также создан программный продукт для базы данных «Места хранения документов по личному составу», который начал внедряться в отделе использования документов Национального архива РК (на основе сотрудничества с Петрозаводским госуниверситетом).
Наличие в госархивах компьютеров и использование их при наборе созданных, переработанных или усовершенствованных описей дают возможности сохранять электронный вариант описи на дискетах, впоследствии при необходимости вносить изменения, редактировать и перерабатывать описи, а также позволяют использовать контекстный поиск по тексту документа.

7.5. Доступность электронных БД для исследователей
На сегодняшний день только Интернет-проекты Национального архива РК являются доступными дистанционно для широкого круга пользователей.
Отсутствие в архивах локальных сетей и компьютерной техники в читальных залах не позволяют организовать самостоятельное знакомство и работу исследователя с базами данных архива.

8. Работа с кадрами

8.1. Сравнительный анализ кадрового состава архивных учреждений в 1992 и 2000 гг.
(по должностям руководителей и специалистов). Данные за 1991г. отсутствуют.
По состоянию на 1992 г.:
всего в Архивном управлении РК, ЦГА РК, ГАОПДФ Карелии и районных архивах числилось 79 чел. (руководители — 11, специалисты — 68).
Из них до 30 лет — 4 (5%).
50 лет и старше — 27 (34,1%).
Из них женщин старше 55 и мужчин старше 60 лет — 10 (12,6%).
Имеют высшее образование — 41 (51,8%), в т.ч. по специальности — 4 (5%).
Среднее специальное образование — 14 (17,7%).
Обучались в вузе — 1 (1%).
Женщин — 65 (82,2%).
По состоянию на 2000 г.
Всего в Архивном управлении РК, НА РК, филиале НА РК документации по личному составу, ГАОПДФ Карелии и районных архивах числилось 97,5 чел. (руководители — 19, специалисты — 78,5 чел.).
Из них до 30 лет — 10 (10%).
50 лет и старше — 25 (25,6%).
Из них женщин старше 55 и мужчин старше 60 лет — 7 (7,1%).
Имеют высшее образование — 61 (62,5%), в т.ч. по специальности — 4 (4,1%).
Среднее специальное — 20,5 (25,9%).
Обучались в вузе — 5 (5,1%).
Женщин — 83,5 (85,6%).
За последнее десятилетие ХХ века произошли изменения в кадровом потенциале архивных учреждений республики:
- Увеличилась численность сотрудников архивных учреждений, как руководителей, так специалистов (на 10,5 чел.).
- Произошли следующие качественные изменения в составе сотрудников:
- увеличилось число сотрудников возрастной группы до 30 лет (на 5%);
- несколько уменьшилось число сотрудников в возрастной группе 50 лет и старше (на 8,5%);
- вырос образовательный уровень сотрудников:
имеющих высшее образование (на 10,7%); количество имеющих специальное образование не изменилось, но снизилось процентное соотношение к общему количеству сотрудников (на 0,9%).
- увеличилось количество имеющих среднее специальное образование (на 8,2%), обучающихся в вузах (на 4,1%).
Подавляющее большинство сотрудников архивных учреждений — женщины, в 1992 г. 82,2% от общей численности, в 2000 г. — 85,6% от общей численности.
Несмотря на некоторое улучшение ситуации проблемы кадров архивной отрасли остались прежними. Это «старение» коллектива, невысокое количество сотрудников, имеющих профильное специальное образование.
Анализ состояния текучести кадров показывает, что эта проблема обострилась к 2000 году:
- в 1992 г. выбыло работников 2 чел. (2,5%), а в 2000 г. — 12 чел. (12,3%).
Причиной является низкая заработная плата в архивных учреждениях.

8.2. Организация работы по подготовке,переподготовке и повышению квалификации кадров На протяжении 1991-2000 гг. велась работа по повышению квалификации кадров государственных, районных и городских архивов, которая активизировалась в конце десятилетия. Сведения представлены на основе отчетов архивных учреждений:
1991 г. — курсы повышения квалификации в г. Тверь закончили трое заведующих райгосархивами, 2 сотрудника ЦГА РК прошли обучение на курсах повышения квалификации при МГИАИ.
1993 г. — заведующая архивохранилищем дореволюционных фондов ЦГА РК прошла обучение в «Архивной школе» при МГИАИ.
1994 г. — заведующая архивохранилищем советского периода ЦГА РК прошла обучение в «Архивной школе» при МГИАИ, зав. Лахденпохским райгосархивом — на курсах при ИПКРО, 5 сотрудников ЦГА РК — на курсах по работе на ПЭВМ при Петрозаводском госуниверситете.
1995 г. — 2 заведующих райгосархивами повысили квалификацию на курсах при ИПКРО.
1996 г. — сотрудник ЦГА РК прошел стажировку в ЦГА НТД г. Санкт-Петербурга.
1997 г. — ведущий специалист Архивного управления РК (главный бухгалтер) прошел повышение квалификации по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения в Санкт-Петербургском учебно-методическом центре «Финэк-аудит», заведующая Беломорским райгосархивом обучалась в Карельском филиале Северо-Западной академии госслужбы, 8 сотрудников (Архивного управления РК, ЦГА РК, филиала ЦГА РК по документации личного состава, ГАОПДФ Карелии) прошли обучение на семинаре «Основы маркетинга» в Центре непрерывного образования кадров КарелНОК, 6 сотрудников (ЦГА РК, его филиала, ГАОПДФ Карелии) прошли обучение работе на компьютере при научно-производственной фирме «Вигвам».
1999 г. — старший научный сотрудник НА РК прошла обучение в Архивном тренинговом центре Европейского университета (г. Санкт-Петербург) по теме «Современное состояние, проблемы и перспективы архивного образования в России. Информационные технологии в архивном деле», зав. Суоярвским архивом прошла обучение во ВНИИДАД по курсу «Муниципальный архив: организационно-методические основы работы», заведующие архивами Пудожского и Питкярантского районов и зав. архивным отделом Лоухского района прошли обучение на курсах повышения квалификации в Карельском филиале Северо-Западной академии госслужбы, зав. архивным отделом Кемского района — в Санкт-Петербургском социальном техникуме, зав. архивным отделом Медвежьегорского района поступила на учебу в Московский институт управления, зав. архивом Питкярантского района выезжала в командировку по обмену опытом в архив Калининского района г. Санкт-Петербурга.
2000 г. — архивисты НА РК и филиала НА РК по документации личного состава прошли обучение в ОЦПК по архивному делу и документационному обеспечению управления при ВНИИДАД по темам: «Формирование Архивного фонда Российской Федерации» и «Экономика архивного дела в России. Современные формы хозяйственной деятельности госархивов», начальник Кондопожского городского архива прошла обучение в ОЦПК при ВНИИДАД по теме «Муниципальный архив: организационно-методические основы работы», специалист Архивного управления РК и и.о. директора ГАОПДФ Карелии обучались в Архивном тренинговом центре Европейского университета (г. Санкт-Петербург) по темам: «Правовые и этические основы архивной деятельности» и «Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов. Проблема комплектования архивов ХХ век», зав. архивным отделом администрации местного самоуправления Медвежьегорского района продолжала учебу на заочном отделении Московского института управления, зав. архивным отделом администрации местного самоуправления Кемского района — в Санкт-Петербургском социальном техникуме, зав. архивным отделом администрации местного самоуправления Сегежского района прошла курсы повышения квалификации в Карельском филиале Северо-Западной академии государственной службы, 2 архивиста (НА РК, его филиала) обучались заочно на историческом и юридическом факультетах Петрозаводского госуниверситета.

8.3. Меры в области социальной защищенности
На протяжении 1991-2000 гг. основными мерами повышения социальной защищенности сотрудников архивных учреждений являлись: установление надбавок к должностным окладам и премирование работников за счет внебюджетных средств.
На основании Постановления Председателя Правительства Республики Карелия № 345 от 30 июня 1999 г. «Об утверждении Положения о порядке назначения и выплаты ежемесячных надбавок к должностному окладу за выслугу лет работникам Национального архива Республики Карелия, филиала Национального архива Республики Карелия по документации личного состава, Государственного архива общественно-политических движений и формировании Карелии» произошел некоторый рост заработной платы архивистов в зависимости от имеющегося архивного стажа.
Надбавки устанавливаются при стаже работы:
от 1 до 5 лет — 10%
от 5 до 10 лет — 20%
от 10 до 15 лет — 30%
от 15 лет и выше — 40%
Несмотря на уже принятые меры по социальной защищенности работников госархивов, работа по повышению заработной платы сотрудников госархивов будет продолжена.

9. Международные связи архивов
Международное сотрудничество ведут сотрудники Национального архива Республики Карелия.
Основой сотрудничества являются заключенные в 1993 г. Протокол о сотрудничестве между Центральным государственным архивом Республики Карелия и областными (губернскими) архивами г.г. Йоэнсуу и Миккели (Финляндия) и соглашение об обмене копиями документов с этими архивами. На основании этих соглашений архивисты Национального архива Республики Карелия и архивов Миккели и Йоэнсуу ведут ежегодный обмен визитами, сотрудничают в области научно-исследовательской работы, обмениваются информацией и публикациями.

Составитель заместитель директора
Национального архива Республики Карелия И.Г. Петухова