Уважаемая Ольга Михайловна!

Благодарю за приглашение на международный семинар «Региональные и муниципальные архивы в информационном обществе». Для себя ставила задачи: обогатить знания по развитию архивного дела, получить положительные эмоции, пообщаться с коллегами из районов. Семинар был насыщен впечатлениями, выступления Москвы, Вологды, Мурманской области, Финляндии, Петрозаводского государственного университета и др. были содержательными, для себя увидела огромную перспективу развития нашего муниципального архива в области информационных технологий.

Старейшие работники архива Лоухского района Тамара Даниловна Андреева и Валентина Дмитриевна Каплун (исполнилось 80- лет в октябре 2012г.), проживающие в пгт. Лоухи, на встрече коллег вспоминали «с документами в архиве обращались бережно из-за низкого качества бумаги, справки писали от руки, затем печатали на печатных машинках». В настоящее время граждане пользуются электронной почтой, отправляя заявления со всех уголков России, Украины, Белоруссии и других стран СНГ, архив пользуется факсом, компьютером, принтером, а скоро в архивах появятся электронные документы.

Никогда нельзя останавливаться на достигнутом, несмотря на проблемы и трудности (финансирование, штаты, помещения) надо идти в ногу со временем, планировать и искать пути развития архивного дела, поэтому как никогда важна Концепция развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года.

Архивные документы – это огромное богатство, достояние народа, в документах отражаются экономика, культура, спорт, история трудовых коллектив, культурное наследие предыдущих поколений. Документы предприятий, учреждений по личному составу – это основа пенсионного обеспечения, получения льгот гражданами. Поэтому хранению документов должно уделяться большое внимание – это главная задача архива, создание оптимальных условий хранения документов.

А зачастую помещения архивохранилищ требуют реконструкции, ремонтов, расширения площадей хранилища. Или, например, нет рычагов передачи пустующих зданий федеральной собственности муниципальным архивам. В настоящее время в нашем районе имеется свободное здание, имущество федеральной собственности (бывшее здание банка РКЦ) общей площадью 1000 кв. м., вот бы где архиву развернуться: принять документы от Национального архива РК, осуществлять прием документов на платной основе от предприятий и учреждений. В источники комплектования, возможно, было бы включить учреждения федерального и регионального значения. Все это возможно при условии, если бы архив имел государственное значение, а не муниципального районного уровня, где содержание имущества архива осуществляется за счет районного бюджета. Такие свободные помещения, возможно, есть в каждом районе, но проблема как решить вопрос собственности и содержания? Сегодня в стране три уровня власти: федеральный, субъектов и муниципальный как найти точки соприкосновения финансирования, содержания имущества архивов, наверно, если только совместить интересы трех уровней власти, придать архивам статус не муниципального, а государственного значения.

В настоящее время много говорим о правах человека, так вот АРХИВ – это учреждение которое напрямую защищает социальные и конституционные права человека (оформление пенсии, льготы, имущественные и наследственные права гражданина). Исполнение запросов социально – правового характера отнимает практически 70 процентов времени работы архива, но ведь работа архива включает и другие муниципальные услуги, в том числе необходимо оказывать платные услуги, а в архивах работают по 2 работника, а то и по 1 работнику. Поэтому о кадровой политики обязательно надо говорить, если не в Концепции, то должен быть определен норматив штатной численности архива, тем более в свете современных технологий. Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду (ред. 2004г.) очень объемна и сложна для муниципальных архивов. При создании муниципального бюджетного учреждения архив, используя данную методику, по расчетам получилось необходимая численность штатных единиц – 7 человек, утвердили - 2 единицы. При муниципальном учреждении 2 единицы работников архива, это начальник и архивариус, где начальнику необходимо решать хозяйственные и административные вопросы - это заключение договоров, содержание зданий, составить план финансово-хозяйственной деятельности, организовать бухгалтерское обслуживание, утвердить платные услуги, составить программу энергосбережения, провести аттестацию рабочих мест и многое другое. А 2 работника архива при администрации это муниципальные служащие, их работа направлена на исполнение функций архива, а не на административно – хозяйственную деятельность.

Муниципальному бюджетному учреждению, для получения финансирования из бюджета района, необходимо исполнять показатели муниципального задания, ежеквартально отчитываться за работу и выделяемое финансирование, оказывать платные услуги, при неисполнении показателей, могут возникнуть проблемы финансирования. При исполнении функций архива при администрации муниципальными служащими финансирование гарантированно в бюджете района, по статьям бюджетной росписи, нет плана оказания платных услуг.

Необходимо грамотно определить статус архива и решить задачу разумного увеличения штатной численности работников архивов. Поэтому очень важен пункт в Концепции «привести штатную численность государственных и муниципальных архивов в соответствие с объемами хранящихся в них документов и количеством поступающих запросов; увеличить долю высокотехнологичных рабочих мест».

Говоря об уровни образования и квалификации работников архива (есть мнение о том, что должно быть больше работников архива выпускники ВУЗов исторических факультетов). Мое мнение, что опыт работы на муниципальной службе и квалификация менеджер по специальности государственное и муниципальное управление помогают в работе, например при оказании методической помощи администрациям и Советам, а это главные источники комплектования муниципальных архивов. Муниципальный служащий представляет особенности работы городского и сельского поселения, например ведение похозяйственных книг сельскими администрациями дает возможность гражданам оформить земельные участки по амнистии, поэтому даст грамотную консультацию гражданам. При оформлении справок по заработной плате не помешают знания бухгалтерских основ.

Когда мы обсуждаем вопрос о низкой заработной плате работников архива, то можно уверенно сказать - при переводе работников архива из муниципальных служащих в муниципальное бюджетное учреждение архив резко снизилась заработная плата работников. У работника бюджетного учреждения нет гарантий как у муниципального служащего (з/пл выше, премии ежемесячные, доплаты за квалификацию, отпуск за стаж работы, выходное пособие, доплата к пенсии). Работники архивов относятся к культуре, но у них нет льгот как у работников культуры (специалистам культуры коммунальные услуги возмещаются), премии выплачиваются поквартально при наличии экономии и оказания платных услуг. В связи с тем, что районные муниципальные архивы большую часть работы уделяют органам местного самоуправления, то вопрос о создании муниципального бюджетного учреждения архив на территории районов, возможно, был преждевременным.

Платные услуги – это отдельная тема, чтобы заработать, надо иметь наличие свободных помещений и надеяться, что при оформлении имущественных и наследственных прав у гражданина не окажется оригинала для оформления.

Хочу особо подчеркнуть что Архив – это хорошая база для прохождения практики студентов по делопроизводству. Архив – наглядный пример ведения делопроизводства в органах местного самоуправления, предприятиях и учреждениях. Это учреждение, где все документы, возможно, посмотреть в разрезе, например: Совет – представительный орган издает Решения, Администрации – исполнительный орган местного самоуправления принимают Постановления, Распоряжения по основной деятельности и личному составу, на предприятиях и учреждениях издаются приказы по основному виду деятельности и личному составу. В архиве хранятся документы и это пример для формирования и оформления дела (образец оформления титульного листа, внутренней описи, листа заверителя, прошивки документов), пример хранения документов в специальных лотках (коробках), есть образец, как составить номенклатуру дел, описи и многому другому могут научить студентов грамотные специалисты архива.

«Задача архивистов – определить круг электронных документов, подлежащих постоянному хранению, требований к условиям хранения, необходимых нормативных правовые актов». Согласна, с мнением А.В. Радченко, заместителем коммерческого директора корпорации «Электронный архив»: По мнению специальной рабочей группы, созданной в корпорации для обсуждения проекта Концепции, образование на базе одного из федеральных архивов Центра хранения электронных документов весьма важно, но опыт регионов показывает, что должен быть единый стандарт вхождения в портал государственных услуг. Для реализации государственных услуг целесообразно определить приоритетные архивные фонды, подлежащие оцифровке. Важно также, чтобы online-доступ быть обеспечен к справочно-информационным изданиям всех архивов. Нужно разработать и принять закон об электронном документе, где отразить все требования».

Хотелось обратить особое внимание усилению ответственности руководителей предприятий, учреждений за делопроизводство, формирование, оформление и хранение документов, а также за не передачу на хранение в государственные и муниципальные архивы документов ликвидируемых организаций. На практике никакие призывы к руководителям ликвидирующих предприятий и конкурсным управляющим о необходимости передачи документов на хранение в архив, так как это социальная защита прав работников - не работают, когда стоит вопрос перед конкурсным управляющим о приеме документов на платной основе в архив. В течение 2012г. только 1 учреждение на платной основе передало 9 дел, остальные только консультируются или предлагают забрать документы на безвозмездной основе, ужесточение административной ответственности помогло бы решить данную проблему.

Для повышения роли и значения архивов и ведения грамотного делопроизводства стараюсь выступать на районных планерках перед главами района, поселений, руководителями учреждений и предприятий. На семинары для работников архивов, наверно, невозможно пригласить глав района и поселений. Предложение ГКУ «НА РК» выступать с докладами о деятельности, решении проблем архивов на совещаниях органов местного самоуправления перед главами районов и поселений, на заседаниях Ассоциации по вопросам местного самоуправления. За период с 2006 года по 2011 год ни на одном совещании по проблемам органов местного самоуправления не звучали вопросы о роли архивов.

Выражаю благодарность ГКУ «Национальный архив Республики Карелия» за сотрудничество в 2012 году с МБУ "Архив ЛМР". Особая благодарность и огромное спасибо за оказанную помощь и консультации Ирине Геннадьевне Петуховой, Елене Петровне Тарасовой, Татьяне Алексеевне Варухиной.

С уважение начальник МБУ "Архив ЛМР" Марина Юрьевна Чернак