Методические основы работы с научно-справочным аппаратом (НСА)
В современном мире повышается интерес к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов. И одна из главных задач архивов - обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией. Для выполнения этой задачи необходимо создание современного научно-справочного аппарата к документам архива, призванного ускорить поиск необходимой исследователям информации.
Система научно-справочного аппарата (НСА) архива представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов, и включает в себя: обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).
Преемственность научно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА государственных и муниципальных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архивов организаций могут быть приняты в государственные и муниципальные архивы для использования в составе системы НСА.
Основными нормативно-методическими документами определяющими деятельность государственных и муниципальных архивов, архивов организаций в части составления современного научно-справочного аппарата к документам являются:
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (с изменениями на 16 февраля 2009 г.), Москва, 2007 г.,
- «Основные правила работы архивов организаций», Москва, 2004 г.
Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
В «Правилах» даны основные понятия научно-справочного аппарата, системы научно-справочного аппарата, указаны виды архивных справочников, определены основные требования к описанию архивных документов, дано понятие автоматизированного НСА.
Особое место в системе научно-справочного аппарата занимает опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Опись является базовым архивным справочником в государственных, ведомственных и муниципальных архивах, так как служит основой для создания других справочников системы научно-справочного аппарата архива - путеводителей, каталогов, обзоров, указателей. Опись осуществляет две функции - учетную и информационно-поисковую. От качества подготовки описей зависит эффективность поиска архивной документной информации.
Для подготовки и создания современных описей на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания, а также в соответствии с едиными требованиями к составлению описей в соответствии с «Правилами...», ВНИИДАДом подготовлены методические рекомендации «Составление архивных описей», Москва, 2005 г., в которых подробно изложены все этапы составления описи; дана методика составления заголовка единицы хранения, как основного элемента описания, особенности описания особо ценных документов, документов по личному составу, личного происхождения; прописан порядок составления и оформления описей, а также требования к составлению справочного аппарата к описи (титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращенных слов, указателей), методика усовершенствования и переработки описей, основные требования к составлению архивной описи в электронном формате. В методических рекомендация можно найти ответы на многие вопросы, которые встают перед специалистом при подготовке описи.
При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования справочников, определении состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ над фондами в зависимости от их информативности. На основе дифференцированного подхода конкретный государственный архив может разрабатывать стратегию развития справочных средств, определять оптимальный набор справочников для своего архива и состав элементов описания для каждого из справочников, а также уровень детализации информации в пределах каждого элемента описания. В решении этих задач призвано помочь пособие «Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода», Москва, 2002., в котором рассмотрены теоретико-методические основы дифференцированного подхода на современном этапе и представлена методика составления описей, путеводителей, каталогов, указателей, обзоров. В приложениях к пособию дан состав реквизитов описания для основных типов и видов архивных справочников.
Важным элементом системы НСА архива являются каталоги. Каталоги - межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги. Методической основой для составления каталогов в государственных, муниципальных архивах является пособие «Основы дифференцированного подхода при каталогизации», Москва, 1970 г., выпуск 2. В первой части пособия дан анализ возможной структуры каталогов. Описаны разные виды каталогов и их разновидности: систематический, фондовый каталог, предметные (именной, географический и т.д.), предметно-тематические (каталог по истории государственных учреждений), каталоги специфической документации (фотографий, карт, чертежей, нот и т.д.), делопроизводственные картотеки. В пособии рассматриваются вопросы дифференцированного подхода при каталогизации, методы выбора архивных фондов, их структурных частей, отбора единиц хранения, документов и сведений для описания на карточках, предлагается конкретная методика описания документальных материалов при каталогизации. Пособие имеет целью помочь архивистам в разработке конкретной методики каталогизации документальных материалов с учетом особенностей каждого архива.
В 2007 г. Федеральным архивным агентством и ВНИИДАДом подготовлен «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», Москва, 2007, который устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и муниципальных архивов РФ систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации, что создает основу для формирования единого архивного информационного пространства нашей страны. Основное назначение единого классификатора состоит в структурировании архивного информационного пространства; создании общего распределительного блока информации по отраслям человеческой деятельности независимо от времени создания документов и места их постоянного хранения; сокращении времени поиска информации.
Классификатор может использоваться архивными учреждениями как для построения каталогов, так и для индексирования информации, представленной в других архивных справочниках: в электронных архивных описях и указателях, при составлении запросов для автоматизированного поиска информации.
Начальник отдела НСА
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
Н.Н.Власова
