Об итогах паспортизации
государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек,
архивов организаций Республики Карелия, хранящих документы
Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2010 г., государственным учреждением «Национальный архив Республики Карелия» и 18 муниципальными архивами Республики Карелия проведена большая работа по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

За период 2006-2009 гг. в структуре архивных учреждений Республики Карелия произошли следующие изменения:

В соответствии с распоряжением Правительства Республики Карелия № 146 р-П от 20.04.2007 г. и приказом Министерства культуры и по связям с общественностью Республики Карелия № 165 от 07.05.2007 «О проведении реорганизационных мероприятий» осуществлена реорганизация ГУ «Национальный архив Республики Карелия» в форме присоединения к нему ГУ «Карельский государственный архив новейшей истории».

На основании решения Петрозаводского городского Совета от 13.04.2006 г. № ХХV/ХХХ-312 образовано муниципальное учреждение «Муниципальный архив города Петрозаводска».

В ряде муниципальных образований изменились организационные формы архивных учреждений.

Подведение итогов паспортизации, подготовка сводных паспортов государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек Республики Карелия, а также сводных Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственного и муниципальных архивов осуществлены ГУ «Национальный архив Республики Карелия», который, после ликвидации в 2004 г. Архивного управления Республики Карелия, осуществляет функцию государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Карелия.

Анализ представленных паспортов и сведений показал следующее:

Состав и объем архивных документов в государственном и муниципальных архивах, государственных музеях и библиотеках:

Общий объем Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сосредоточенного в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Республики Карелия составляет 2546201 ед.хр. (за последние три года увеличился на 199640 ед.хр.), из них 2421881 ед.хр. - на бумажной основе (увеличение на 197069 ед.хр.), в том числе по личному составу 612976 ед.хр. (увеличение на 79090 ед.хр.), 124320 ед.хр. - аудиовизуальной документации (увеличение на 2571 ед.хр.).

В ГУ «Национальный архив Республики Карелия» хранится 2005908 ед.хр. (78,8 %), за последние три года увеличение составило 153944 ед.хр., из них 1922222 ед.хр. - на бумажной основе (увеличение на 150571 ед.хр.), в том числе по личному составу 320096 ед.хр. (увеличение на 26978 ед.хр.),83686 ед.хр. - аудиовизуальной документации (увеличение на 3373 ед.хр.)

В муниципальных архивах хранится всего: 475135 ед. хр., в том числе по личному составу 292880 ед.хр.

В государственных музеях и библиотеках хранится всего: 65158 ед.хр., из них на бумажной основе 24524 ед.хр.; аудиовизуальной документации - 40634 ед.хр.

Структура документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся на территории Республики Карелия, по видам документации представлена следующим образом:
- 95,1 % - составляют документы на бумажной основе;
- 0,030% - кинодокументы;
- 4,83% - фотодокументы;
- 0,01% – фонодокументы;
- 0,002 % - микроформы на правах подлинников;
- 0,002% - видеофонограммы.
В составе документов на бумажной основе наибольший объем составляет управленческая документация (69,3%), документы по личному составу (24%), документы личного происхождения (1,6%) и научно-техническая документация (0,22%).
В качестве особо ценных учтено 18358 ед.хр., из них 18276 ед. хр. находятся на хранении в Национальном архиве РК (0,91% от объема документов ГУ НА РК).

Состояние работы по описанию документов:

Результаты паспортизации свидетельствуют о том, что общий объем документов, не внесенных в описи, составляет 176888 ед.хр. , в том числе:

В ГУ «Национальный архив РК» объем не внесенных в описи документов составляет - 113070 ед.хр., по сравнению с данными предыдущей паспортизации количество не внесенных в описи увеличилось на 100356 ед.хр., из них 100899 ед.хр. управленческой документации, 2147 условных ед.хр. личного происхождения, 10024 ед. хр. аудиовизуальной документации. Изменение показателя связано с незавершенным процессом описания и постановки на учет документов ликвидированных партийных структур. Вместе с тем прослеживается тенденция уменьшения количества неописанных документов личного происхождения. Уменьшение документов личного происхождения за прошедшие три года составило 1559 ед.хр.

В ГУ «Карельский государственный краеведческий музей» и ГУ «Национальная библиотека Республики Карелия» объем неописанных документов в соответствии с «Правилами...» (М., 2007) составляет 63818 ед.хр., из них 133 ед.хр. управленческой документации, 22397 ед.хр. личного происхождения, 654 ед.хр.. научно-технической документации, 40634 ед.хр. фотодокументов. Особенностью описания документов АФ РФ в музеях и библиотеках является отличная от архивных учреждений система учета документов основного фонда. Следует отметить проведенную в течение 2008-2009 гг. Национальной библиотекой Республики Карелия работу по описанию документов, отнесенных к составу АФ РФ.

Состояние работы по страховому копированию документов:

По состоянию на 01.01.2010 г. создан страховой фонд на документы ГУ «Национальный архив Республики Карелия» в объеме 5891558 кадров, скопировано 45910 ед.хр. на различных носителях, что составляет 1,8 % от общего объема хранящихся документов. Наибольший процент скопированных от общего числа хранящихся документов приходится на управленческую документацию – 1,6 %.

Страховой фонд создан также:
- на документы личного происхождения – 0,009%;
- кинодокументы 0,003 %;
- фотодокументы 0,14%.
Фонд пользования создан на 42,3% отснятых дел.

Эти показатели практически не изменились с момента предыдущей паспортизации. Страховое копирование осуществлялось только в ГУ «Национальный архив Республики Карелия», с 2007 года страховое копирование прекращено из-за отсутствия микрофильмирующего оборудования.

Состояние работы по созданию научно-справочного аппарата:

Систему научно-справочного аппарата государственного, муниципальных архивов, музея и библиотеки составляют: 22424 описей, книг учета и описания; 413035 карточек, организованных в систематические и др. каталоги; 8 изданных справочников различных типов; 5 баз данных (в ГУ НА РК), включающих информацию общим объемом 717,91 Мб.

Количество описей за прошедшие три года увеличилось на 102 описи. Уровень экземплярности описей увеличился на 16,2% и составляет 95% от общего количества.

Работа по тематической разработке дел осуществляется только в ГУ НА РК.

Количество карточек, составленных для каталогов, увеличилось за прошедшие три года на 4570 ед.хр.

В работе по созданию научно-справочного аппарата широкое распространение получают автоматизированные архивные технологии. Количество баз данных о составе и содержании документов государственных архивов составляет 5 баз данных, количество включенной в них информации составляет 750,77 Мб., по сравнению с предыдущей паспортизацией количество включенной информации увеличилось на 32,86 Мб.

Показатель количества изданных справочников за прошедшие три года не изменился.

Условия хранения документов:

Документы АФ РФ и другие архивные документы хранятся в 29 зданиях и помещениях, из них 26 приспособленных. Степень загруженности в государственных архивах составляет 99%, а в муниципальных архивах более чем на 100% , в музеях и библиотеке на 90%.

Оснащенность зданий охранно-пожарной сигнализацией в государственном архиве, музее и библиотеке составляет 100%, в муниципальных архивах оснащенность зданий охранной сигнализацией составляет 15%, пожарной сигнализацией — 29%.

Общая протяженность стеллажных полок составила 33549 тыс. погонных метров, в том числе в гос. архиве - 27246 п.м. в муниципальных архивах - 5983 п.м., в музее и библиотеке -320 п.м., по сравнению с предыдущей паспортизацией протяженность стеллажных полок увеличилась на 827 п.м.

Состав и объем архивных документов, находящихся на хранении в организациях-источниках комплектования ГУ «Национальный архив РК» и муниципальных архивов республики:

Анализ представленных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственного и муниципальных архивов показал, что по состоянию на 01.12.2009 г. в списках источников комплектования ГУ «Национальный архив Республики Карелия» и 18 муниципальных архивов Республики Карелия состояло 750 организаций, из них;
профиля комплектования государственного архива — 215;
профиля комплектования муниципальных архивов — 535.
Количество объединенных ведомственных архивов - 10.

По сравнению с данными предыдущей паспортизации, проведенной в 2006 г., количество источников комплектования государственного и муниципальных архивов управленческой документацией в целом по Республике Карелия сократилось на 17 организаций, научно-технической документацией на 3 организации. Также произошло сокращение на 2 объединенных ведомственных архива.

Сокращение количественного состава источников комплектования связано с изменениями, происходящими в экономической, социальной и общественной жизни, проведением административных реформ, изменениями в структуре органов государственной власти и местного самоуправления, ликвидацией, реорганизацией учреждений и организаций, образованием новых структур, изменением формы собственности организаций, а также в связи с исключением в отдельных муниципальных образованиях организаций, не относящихся к муниципальной форме собственности.

В организациях - источниках комплектования хранилось 213286 ед.хр. управленческой документации, 231682 ед.хр. научно-технической документации, 41106 ед.хр. аудиовизуальной документации, 557561 ед.хр. документов по личному составу.

В объединенных ведомственных архивах хранилось 6507 ед.хр. постоянного срока хранения, 221316 ед.хр. документов по личному составу.

К передаче на постоянное хранение подготовлено 206791 ед.хр. (97%) управленческой документации. Процент научно-технической документации, включенной в состав Архивного фонда РФ, составил 0,8 %, аудиовизуальной — 1%.

Процент дел по личному составу, внесенных в описи, согласованные с ЭПК при Национальном архиве Республики Карелия, составил 92 %.

В объединенных ведомственных архивах на постоянное хранение подготовлено 5570 ед.хр. (86 %).

Сверх установленного срока в организациях - источниках комплектования хранилось 90940 ед.хр. управленческой документации, 1482 ед.хр. научно - технической документации, 26040 ед.хр. аудиовизуальной документации.

По сравнению с паспортизацией 2006 г. увеличился объем управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока на 20893 ед.хр. (30%). Увеличение количества дел, хранящихся сверх установленного срока, связано дефицитом площадей и предельной загруженностью архивохранилищ, а также с внеплановым приемом документов ликвидированных организаций, в том числе документов по личному составу.

Отмечается рост ежегодного документообразования управленческой документации в организациях - источниках комплектования. По сравнению с 2006 г. документооборот увеличился на 21580 ед.хр. или на 16 %.

Отсутствие возможности у архивов приема документов, хранящихся сверх срока, и рост ежегодного документообразования привели к увеличению дел постоянного хранения управленческой документации в архивах организаций на 54834 ед.хр. (35 %).

Обеспеченность номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, помещениями под архив осталось практически на прежнем уровне.

Анализ паспортов и сведений, представленных государственным, муниципальными архивами и государственными музеем и библиотекой показал, что в целом качество паспортов и сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования улучшилось.

Среди представленных паспортов и сводных сведений по источникам комплектования следует отметить качественное проведение паспортов и подготовку документов муниципальными архивами г.Костомукша, Петрозаводск, Питкяранта, Сортавала, Медвежьегорск, Олонец, Сегежа.

На хорошем уровне подготовлены паспорт и сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования ГУ «Национальный архив Республики Карелия».

Вместе с тем анализ данных паспортов, сводных сведений и объяснительных записок к ним свидетельствует о том, что продолжают иметь место недостатки и ошибки, в том числе и те, на которые уже неоднократно обращалось внимание ранее.

Главный хранитель фондов
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
С.А. Носкова

Начальник отдела комплектования
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
Г.Н. Федорова