Порядок оформления дистанционного заказа дел пользователями читальных залов Национального архива Республики Карелия
Национальный архив Республики Карелия принимает заказы на выдачу дел по электронной почте от иногородних пользователей. В исключительных случаях заказ может быть направлен пользователем, проживающим в г. Петрозаводске (возможность заказа согласовывается по телефону с заведующим соответствующего читального зала). В заказе необходимо обязательно указать дату и время посещения архива. Заказ направляется не менее, чем за 5 полных рабочих дней до начала работы пользователя в читальном зале.
Бланк заказа сохраняется на компьютере пользователя и пересылается вложением по электронной почте в соответствующий читальный зал:
зал на ул. Куйбышева, д.6А - Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
зал на ул. Андропова, д.5А Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Если пользователь впервые обращается в архив в текущем году, он обязан оформить заявление на работу или предоставить письмо от организации, которую он представляет (в сканированном виде направляются вложением по электронной почте соответствующего читального зала). В последующем заявление (или письмо организации) визируется директором архива при личном посещении учреждения. Также пользователь обязан оформить анкету пользователя. Формы бланков заявления и анкеты имеются на сайте архива в разделе "Читальный зал" (приложения к "Порядку работы пользователей в читальных залах государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия"). В случае, если в текущем году данный пользователь был оформлен для работы в читальном зале по указанной теме, необходимо сообщить об этом при направлении заказа.
При оформлении заказа на выдачу дел пользователь должен указать свою фамилию, имя и отчество, тему и хронологические рамки исследования. В заказе на выдачу дел необходимо указать номер фонда с буквенным индексом (индексы "Р", "П" - фонды советского периода, фонды досоветского периода указываются без буквенного индекса). Далее указывается номер описи. Номер дела указывается с учетом номера связки (если связка указана в описи). Далее указывается заголовок дела и количество листов, если оно указано в описи. По одному заказу пользователь может получить до 20 единиц хранения общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов документов личного происхождения. В том случае, если листаж заказанных дистанционно дел будет превышать указанные нормы, пользователю будут выданы дела в пределах установленного объема. В одном бланке заказа указывается до 5 единиц хранения, при необходимости большего количества дел заполняется дополнительный бланк заказа. В случае, если пользователь не сможет приехать в указанное время или его работа переносится на другой период, он обязан сообщить об этом в архив по электронной почте или по телефону, попросив соединить его с заведующим соответствующего читального зала.
Обращаем Ваше внимание на то, что Вам будет обязательно сообщено по электронной почте о приеме заказа и возможности его исполнения в указанные сроки. В том случае, если такого сообщения Вы не получили, требуется подтвердить факт поступления Вашего заказа в архив по телефонам (8142) 76-51-29 (читальный зал на ул. Куйбышева, д.6А) или (8142) 76-62-64 (читальный зал на ул. Андропова, д.5А).
В случае невыполнения условий дистанционного заказа или некорректного указания требуемых шифров дел, архив не гарантирует подготовку дел к выдаче в указанный срок, пользователь будет осуществлять свою работу в установленном порядке при личном посещении архива.
