Комиссией рассмотрено экспертное заключение о признании находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии документов из фонда 2 «Олонецкое губернское правление», оп. 50 (строительное отделение), д. 86/74 «По отношению Олонецкой Духовной Консистории от 15 ноября 1912 года за № 9140 об утверждении проекта на постройку церкви в д. Палай-Ламба Тивдийского прихода Петрозаводского уезда», 19.11.1912 г. - 31.05.1913 г., на 16 листах. Экспертное заключение подготовлено ведущим архивистом отдела государственного учета и реставрации Л.В.Золотухиной  с учетом оценки физического состояния документа на основе буквенно-цифровой индексации и результатов обследования документов Лампой Вуда на наличие живых (растущих) микроорганизмов. Указаны необходимые мероприятия по улучшению физического состояния документа с учетом возможных рисков.

По итогам обсуждения дело признано находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в установленном комиссией порядке будут проведены  мероприятия,  связанные с  консервацией документов, изготовлением электронного фонда пользования  (ЭФП)  бесконтактным способом, а также изготовление средства хранения из бескислотного картона.

На заседании также рассмотрена информация о результатах проведения  консервационно-профилактических мероприятий по улучшению физического состояния  и изготовления фонда пользования на электронном носителе дела из фонда 1 «Канцелярия олонецкого губернатора», оп. 36, д. 6/3 «По отношению действительного статского советника Лабы о доставлении к нему различных сведений о поселенцах, отправленных на поселение из Олонецкой губернии в Сибирь».

Членами комиссии рассмотрена информация о физическом состоянии дела из фонда 647 «Петрозаводская нижняя расправа», оп. 1. д. 13/68 на 334 л. «Деле по указу казенной палаты Олонецкого наместничества о рассмотрении и уничтожении крестьянских крепостей». При подготовке путеводителя по дореволюционным фондам главным архивистом отдела НСА М.Е.Неёловой  в деле были  выявлены документы конца XVII в.: закладные, заемные, купчие записи, крепости, поступная память, купчая кабала государственных и приписных к заводам А. И. Бутенанта фон Розенбуша крестьян Кижского погоста (1673, 1687–1689, 1693, 1696–1700 гг.) и купчая и закладная записи государственных крестьян Шуйского погоста (1697, 1699 гг.).

Учитывая особенности формирования  дела и разный формат его листов,  будут осуществлены мероприятия по изготовлению индивидуального средства хранения,  проведена консервационно-профилактическая обработка и создание ЭФП.    

Комиссией также заслушана информации о результатах выполнения консервационно-профилактических мероприятий  по улучшению физико-химического состояния негативов “I” размера особо ценных  фотодокументов, имевших дефекты химического происхождения (желтые пятна) и загрязнения,  в количестве 70 единиц хранения.  Негативы были промыты дистиллированной водой по схеме: промывка дистиллированной водой, фиксаж, промывка проточной водой,  промывка дистиллированной водой, сушка. После проведения консервационно-профилактических мероприятий состояние негативов улучшилось: убраны загрязнения со стороны подложки, приостановлено разрушение эмульсионного слоя. Отметки о проведенных мероприятиях внесены в карточки технического состояния фотодокументов.
Проведение консервационно-профилактических мероприятий по особо ценных негативам на стеклянной основе, имеющим дефекты химического происхождения (желтые пятна) и загрязнения, в настоящее время не осуществимо.  Принято решение по проведению консультаций со специалистами ФГБУК «Государственный музейно-выставочный центр РОСФОТО» в период командировки на ежегодную конференцию.
В соответствии с планом  работ по обеспечению сохранности книг из «Коллекции славяно - русских рукописей и старопечатных книг» на заседании обсуждены вопросы по изготовлению индивидуальных  средств хранения для книг, нестандартных по размерам.