Кульбицкая Нина Николаевна,
начальник отдела организации государственной
регистрации актов гражданского состояния
Управления записи актов гражданского
состояния Республики Карелия (г. Петрозаводск)
Предоставление сведений об актах гражданского состояния из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния
Государственной регистрации на территории Российской Федерации подлежат такие виды актов гражданского состояния как рождение, смерть, заключение и расторжение брака, перемена имени, установление отцовства и усыновление (удочерение).
С 01.10.2018 регистрация производится органом ЗАГС посредством составления в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (далее – ЕГР ЗАГС) соответствующей записи акта гражданского состояния, на основании которой выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния. Каждая запись акта гражданского состояния составляется на русском языке в форме электронного документа и на бумажном носителе. В ЕГР ЗАГС были конвертированы – преобразованы в форму электронного документа все записи актов гражданского состояния, составленные с 1926 года и находящиеся на хранении в органах ЗАГС Российской Федерации на бумажных носителях. Таким образом, сформирована единая база данных по актам гражданского состояния, составленным на территории всей Российской Федерации, которая позволяет получать необходимые повторные документы в день обращения, независимо от того на территории какого субъекта Российской Федерации была произведена государственная регистрация.
Также в ЕГР ЗАГС включены сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния консульскими учреждениями Российской Федерации на территории иностранных государств. Луганская Народная Республика, Запорожская и Херсонская области подключены к ЕГР ЗАГС, производится оцифровка архивного фонда. До окончания конвертации (перевода в электронный вид) отдельные записи включаются в ЕГР ЗАГС при обращении заявителей. Срок включения, как правило, занимает от 3 до 5 рабочих дней. Донецкая Народная Республика не подключена к ЕГР ЗАГС. Истребование документов производится посредством почтовой пересылки. Органы ЗАГС принимают заявления граждан и направляют их в компетентный орган ЗАГС Донецкой Народной Республики. В обратном порядке поступает готовый документ и вручается заявителю органом ЗАГС по месту его жительства. Срок истребования занимает от 1,5 до 3 месяцев. По Запорожской и Херсонской областям архивный фонд сохранен не полностью. По отдельным населенным пунктам архивы не сохранились полностью, либо были вывезены на территорию Украины.
До 01.10.2018 года при государственной регистрации составлялись два идентичных экземпляра актовой записи, один из которых оставался на хранении в органе ЗАГС, произведшим регистрацию, а второй направлялся на хранение в орган исполнительной власти субъекта, уполномоченный на регистрацию актов гражданского состояния. Срок хранения актовых книг в архивах органов ЗАГС составляет 100 лет. Далее они передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
В соответствии с пунктом 8 статьи 6 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» сведения, ставшие известными работнику органа записи актов гражданского состояния в связи с государственной регистрацией акта гражданского состояния, в том числе персональные данные, являются информацией, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами, и разглашению не подлежат. Предоставление сведений осуществляется только в порядке и случаях, которые установлены указанным Федеральным законом.
Сведения об актах гражданского состояния предоставляются физическим лицам в виде повторных свидетельств об актах гражданского состояния или справок. Доступ граждан в архивы запрещен, актовые книги не предоставляются для просмотра или снятия с них копий. Копии записей актов на руки физическим лицам не выдаются. Повторное свидетельство или справка выдается на основании соответствующей записи акта гражданского состояния, содержащейся в ЕГР ЗАГС, любым органом ЗАГС лицу, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния, либо его представителю по нотариально заверенной доверенности. В случае смерти лица, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, правом получения повторного свидетельства или справки обладают родственники умершего или другие заинтересованные лица. Факт родства или заинтересованности должен быть подтвержден документально.
Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния не выдается:
родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они лишены родительских прав или ограничены в родительских правах, - свидетельство о рождении ребенка;
лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан недействительным, - свидетельство о заключении брака.
По просьбе указанных лиц им выдается справка, подтверждающая факт государственной регистрации рождения ребенка или заключения брака.
В соответствии со статьей 333.26 Налогового кодекса Российской Федерации за выдачу повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния уплачивается государственная пошлина в размере 350 рублей, за выдачу справки – 200 рублей.
Заявление на выдачу указанных документов может быть подано лично, направлено посредством почтовой связи либо в форме электронного документа с использованием Портала госуслуг. При этом повторный документ выдается органом ЗАГС, указанным в запросе лица, направившего данный запрос.
Подача в письменной форме запроса и выдача повторного документа могут осуществляться также через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.
При получении повторного документа в органе ЗАГС необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность заявителя, и документы, подтверждающие право на получение повторного документа. Перечень документов, подтверждающих право лица на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержден приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.08.2016 № 194 (далее – перечень).
В соответствии с Перечнем такими документами являются:
1) документ, удостоверяющий личность заявителя;
2) документы, подтверждающие изменение (перемену) фамилии, имени и отчества заявителя и (или) лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния - свидетельства (справки) о заключении, расторжении брака, перемене имени, установлении отцовства либо их нотариально удостоверенные копии;
3) свидетельство (справка) о смерти лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния, либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
4) документы, подтверждающие родственные отношения с умершим:
свидетельство(а) (справки) о рождении, об установлении отцовства, усыновлении (удочерении) либо их нотариально удостоверенные копии;
копия вступившего в законную силу решения суда об установлении факта родственных отношений с умершим;
5) документы, подтверждающие заинтересованность лица в получении документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении умершего:
свидетельство (справка) о рождении, заключении брака либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
завещание, удостоверенное в установленном законодательством Российской Федерации порядке, либо его дубликат, выданный в установленном порядке;
справка об открытии наследственного дела, выданная нотариусом;
гражданско-правовые договоры, в том числе договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, трудовые договоры;
документы, выданные компетентными органами и организациями о регистрации заинтересованного лица с умершим лицом по одному адресу;
6) документы, подтверждающие право на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении лица, признанного судом недееспособным:
запрос (ходатайство) организации, в которой находится лицо, признанное недееспособным, о выдаче документа о государственной регистрации актов гражданского состояния;
копия вступившего в законную силу решения суда о признании гражданина недееспособным;
решение органа опеки и попечительства об установлении опеки над гражданином, признанным судом недееспособным;
документ, подтверждающий полномочия заявителя;
7) нотариально удостоверенная доверенность от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства или иного документа (справки), подтверждающего(щей) факт государственной регистрации акта гражданского состояния;
8) документы, выданные компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов территории Российской Федерации по законам соответствующих иностранных государств, при наличии их легализации, если иное не установлено международным договором Российской Федерации.
Электронный и бумажный вариант записей актов, составленных с 01.10.2018 непосредственно в ЕГР ЗАГС, идентичны по набору сведений, в отличие от записей, составленных ранее, включенных в ЕГР ЗАГС в процессе конвертации (перевода в электронный вид). Оцифровке подлежали основные сведения о субъектах актовой записи, такие как фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, национальность, сведения о паспорте, реквизиты записей актов о браке (родителей либо лиц, расторгающих брак), реквизиты документов, являющихся основанием для внесения сведений об отце, основанием регистрации расторжения брака. Иные сведения, содержащиеся в бумажном носителе актовых записей, являлись необязательными для оцифровки и не вносились в ЕГР ЗАГС. Примером таких сведений может быть информация о месте жительства, о профессии, роде занятий, социальном положении и т.д.
На территории отдельных субъектов Российской Федерации встречаются актовые записи, которые были составлены на национальном либо иностранном языке. Республика Карелия не исключение. Порядка 8 000 записей по нашей республике были составлены на финском языке. Составлены они в период с 1927 по 1937 годы в отдельных сельских советах Лоухского, Калевальского и Муезерского районов. Перед конвертацией в электронную форму все записи были переведены на русский язык. Не всегда официальный перевод совпадает с теми данными, которые содержатся в ранее выданных гражданам документах. Часто трансформировались фамилии и имена, финские варианты заменялись русскими аналогами. Это очень важно учитывать при осуществлении поиска данных о своих родственниках.
Форма повторного свидетельства о регистрации акта гражданского состояния также содержит в себе только основные сведения о субъекте. Данные в свидетельство вносятся из последней версии актовой записи. Исходя из практики, мы рекомендуем лицам, изучающим историю своей семьи получать в органах ЗАГС не повторные свидетельства, а справки о регистрации актов гражданского состояния в отношении своих родственников. Форма справки позволяет помимо основных данных в отношении субъектов записи акта, указать все имеющиеся в записи акта сведения. Формы записей неоднократно менялись и в разный период времени включали в себя разную информацию. До 1958 года в записях актов о рождении отсутствовала графа отчество ребенка и место его рождения. В свидетельствах о рождении указанные графы заполнялись исходя из имени отца ребенка и места жительства родителей.
До 1969 года в записях актов о рождении указывался только возраст родителей, в записях актов о смерти указывался возраст умершего на момент смерти, а не точные даты рождений.
Информация о возрасте не вносилась в ЕГР ЗАГС, что в отдельных случаях усложняет или делает невозможным поиск данных о субъекте из-за большого количества совпадений по фамилии, имени, отчеству. Поэтому мы всегда советуем до обращения в орган ЗАГС постараться уточнить всю, имеющуюся информацию о лице, в отношении которого необходимо получить справку. На территории какого субъекта Российской Федерации могла быть произведена государственная регистрация, временной период, изменялись ли персональные данные лица в течение жизни. В графе «иные сведения» справки о государственной регистрации акта гражданского состояния возможно указать информацию о внесенных в запись акта изменениях и исправлениях, что иногда является особенно важно для генеалогических исследователей. Исключением является внесение изменений в запись акта о рождении на основании государственной регистрации усыновления (удочерения). Тайна усыновления (удочерения) охраняется законом. Информация может быть предоставлена в виде справки об усыновлении (удочерении) только при наличии согласия усыновителей, а в случае их смерти – на основании решения суда.
В разные период времени в актовые записи, исходя из запроса государства, включались различные сведения. Я озвучу те из них, которые могут быть интересны исследователям и содержались в актовых записях в те или иные годы, начиная с 1926:
по записям о рождении:
«сколько всего детей родилось у матери (включая новорожденного), из них осталось живых», «имеет ли свои средства существования отец и мать», «занятие/ профессия/ должность/ род занятий/ место работы/ социальное положение отца и матери», «адрес проживания отца и матери», «сколько времени живут родители в данной местности», «имеет ли свои средства существования или живет на средства другого лица», «основание внесения сведений об отце», «образование», «паспортные данные», «сведения о медицинском документе о рождении»;
по записям о смерти:
«причина смерти», «сведения о медицинском документе о смерти», «семейное состояние», «имел ли умерший свои средства существования», «занятие/ профессия/ должность/ род занятий/ место работы/ социальное положение», «место жительства умершего», «сколько времени жил умерший в месте регистрации смерти», «образование», «паспорт умершего», «место погребения (только в записях до 1927 года».
по записям о заключении брака:
«в какой по счету брак вступают», «имеют ли детей», «семейное состояние», «имеют ли свои средства существования», «занятие/ профессия/ должность/ род занятий/ место работы/ социальное положение», «адрес проживания до/после брака», «паспортные данные», «ф.и.о. и подписи свидетелей», «сведения об общих детях», «образование», «документы, подтверждающие прекращение предыдущего брака»
по записям о расторжении брака:
«в каком по счету браке состояли», «сведения о детях: их имена, возраст, с кем остаются после расторжения брака», «имеют ли свои средства существования», «занятие/ профессия/ должность/ род занятий/ место работы/ социальное положение», «адрес проживания», «паспортные данные», «где был заключен расторгаемый брак», «образование».
Поскольку набор сведений часто менялся, то в заявлении о выдаче справки мы всегда советуем указать, что необходимо предоставить все сведения из записи акта.
Подводя итог сказанному, я хотела бы акцентировать внимание на том, что получить информацию из органов ЗАГС возможно исключительно в виде повторных документов – свидетельств или справок о государственной регистрации актов гражданского состояния. Предоставление сведений осуществляется только лицам, обладающим правом на их получение, при документальном подтверждении этого права. Заявителям необходимо обладать информацией для осуществления поиска требуемых данных об их родственниках – фамилии, имена, отчества, даты рождения, смерти, вступления в брак (возможно указание временного периода), на территории какого субъекта Российской Федерации был зарегистрирован акт гражданского состояния. Получения справки с иными сведениями по экстерриториальному принципу по записи акта, составленной на территории другого субъекта Российской Федерации, не может быть осуществлено в день обращения, так как специалисты органов ЗАГС иного субъекта должны внести недостающие данные в электронную версию записи акта.
