Булыга Наталья Николаевна,
индивидуальный предприниматель,
соавтор проекта «История страны через историю рода»,
лектор курса НИУ-ВШЭ Нижний Новгород
«Генеалогия и история семьи»
(г. Нижний Новгород)
Ноябрьский Никита Андреевич,
руководитель «Волонтёрского центра «АрхивНО»,
соавтор проекта «История страны через историю рода»,
лектор курса НИУ-ВШЭ Нижний Новгород
«Генеалогия и история семьи»
(г. Нижний Новгород)
Оцифровка архивных документов: сохранность, систематизация документов и расширение возможностей для поиска сведений
20 век принес множество трагедий в судьбы людей. Две мировые войны, революция, раскулачивания, репрессии. Время, когда семьи разлучались, дети оставались без матерей, жены без мужей, матери без сыновей. Время, когда в считанные дни по доносу на человека могли сформировать следственное дело и сослать в Северный край или расстрелять. Время, когда поколение, родившееся в начале 20 века, к середине века уже не хотело или без слез не могло говорить о прошедших событиях. Это всё повлияло на то, что многие люди знают историю своего рода лишь до бабушек и дедушек.
В конце 20 века, когда архивы стали открывать для доступа исследователей, начали снимать грифы «секретно» с многих документов, у людей появилось естественное желание узнать информацию о своих предках – кто они были, где жили, чем занимались. Это формирует самосознание гражданина, восстанавливается его внутренняя идентичность, человек понимает, что страна, в которой он живет – это его Родина, здесь в течение многих поколений жили его родственники. И это является основой патриотизма человека.
21 век – время, когда использование информационных технологий может дать возможность каждому человеку восстановить историю своей семьи в краткие сроки. И первоочередной задачей для реализации этого является технологическая трансформация архивов, и, в частности, оцифровка архивных документов и обеспечение доступа граждан к ним как в электронном виде непосредственно в архиве, так и удаленно через сеть Интернет.
В настоящее время из 100 крупнейших областных и федеральных архивов, лишь в 18 оцифрованные документы доступны исследователям бесплатно онлайн, а в 24 доступны в электронных базах за почасовую оплату. В 58 архивах документы не оцифрованы или оцифрованы частично, но не доступны пользователям удаленно.
Всего же по состоянию на 1 января 2024 года на территории РФ действуют 15 федеральных, 159 региональных государственных и 2324 муниципальных архива, в большинстве из которых документы или не оцифрованы, или имеются электронные образы далеко не всех дел, и также отсутствует удаленных доступ к ним.
Вместе с тем, к сожалению, в архивах случаются пожары и затопления. Так, последний случай пожара произошел в 2024 году в Астрахани, самый крупный за последние 5 лет – в РГАЛИ в 2019 году, а последствия пожара в библиотеке Института научной информации по общественным наукам РАН до сих не оценены окончательно.
Кроме того, документы имеют свойство ветшать. Достаточно часто в книгах имеются рассыпающиеся листы. Из практики можно привести случай, когда в 2021 году в архиве было заказано редкое дело, которые исследователи ранее не брали. Обложка дела была в удовлетворительном состоянии, а при открытии оказалось, что книга внутри покрыта плесенью – на обороте титульной страницы красовался большой, как цветок, разноцветный плесневый гриб. Об этом было указано архивистам и дело было направлено на реставрацию. После этого дело стало недоступным для исследователей, поскольку реставрация занимает длительное время. Оцифровка документов может помочь предотвратить подобные случаи, сохранить документы и дать возможность исследователям знакомиться с ними.
Отметим, что от частого использования архивные документы ветшают еще быстрее. Поэтому оцифровка дел, а также правильная система хранения оригиналов и цифровых копий непосредственно решают задачу любого архива – сохранение данных.
Систематизация данных – второй важный вопрос. В архивах хранится огромный массив данных. По состоянию на 1 января 2024 года архивный фонд Российской Федерации составляет 570,0 млн. единиц хранения за период с XI в. до настоящего времени. Это документы по истории нашей страны и истории рода каждого человека, живущего в России. Несмотря на наличие описей, зачастую архивисты даже не подозревают какие ценные документы хранятся в тех или иных фондах. Невозможно изучить и знать все документы, хранящиеся в архиве. А для поиска нужного документа порой приходится просматривать вручную большое количество описей, что занимает колоссальное количество времени. Индексация описей помогает сократить время поиска.
В качестве примера, известно, что в фонде Нижегородской губернской чертежной ЦАНО хранятся планы населенных пунктов. Просмотр описей данного фонда позволил найти планы генерального межевания. Однако они дают лишь частичную информацию о населенном пункте. В них не содержатся документы локализации земельных участков и планов построек, имеющих значение для изучения истории своего рода. Из путеводителя ЦАНО известно, что документы, в которых может находиться эта информация, имеются в фонде Нижегородской губернской земской управы (опись 1). Однако, при просмотре данной описи требуемые документы не были найдены.
В путеводителе ЦАНО были указаны и другие описи, однако в них не значилось наличие необходимых документов (выдержка из путеводителя ниже).
Позднее, воспользовавшись описями данными фонда, проиндексированными в рамках волонтерского проекта и доступными онлайн, была обнаружена опись 240, в которой содержалось дело с названием нужного села. При заказе указанного дела в нем были обнаружены планы селений и построек. О наличии подобных документов в описи 240 не было указано в путеводителе ЦАНО, и лишь полистный просмотр данной описи, в которой содержится 3515 дел, мог дать эту информацию.
Другой пример – на запрос в Центральный архив Нижегородской области справки о рождении прабабушки 1900 года, был получен ответ, что в архиве метрических книг за этот год по запрошенному уезду не хранится, рекомендовано обратиться в архив Костромской области. По базе оцифрованных документов в Костромском архиве нужная метрическая книга не была найдена. Спустя год, возврат к поискам по данной ветке и самостоятельный просмотр исследователем описи ЦАНО, позволил обнаружить нужную метрическую книгу. Было направлено обращение в ЦАНО с указанием на данный факт. Директор подтвердила, что, видимо, архивист посмотрела лишь наличие консисторских экземпляров метрических книг, а приходские экземпляры не проверила. Если бы не личный повторный за архивистом просмотр документов, поиски по ветке зашли бы в тупик. Наличие же электронной базы данных сократило бы в том числе архивисту время на поиск нужного дела и был бы выдан корректный ответ на запрос, а для исследователя сохранило бы массу времени на проверку документов по базе другого архива и повторный поиск в искомом архиве.
Большой массив документов, хранящихся, например, в ЦАНО, составляют фильтрационные дела – на тех, кто во время Великой Отечественной войны находился в плену и впоследствии вернулся в Россию. Осенью 2021 года был отправлен запрос на выдачу такого фильтрационного дела на прадеда, родство подтверждено. В ответ получено дело на 2-х листах – копия оригинала карточки военнопленного с биографическими данными прадеда и его фото.
В 2022 году команда волонтеров «АрхивНО» под руководством Никиты Ноябрьского проиндексировала (набрала в печатный вариант) 25 000 заголовков фильтрационных дел, хранящихся в ЦАНО. Проверка по данной базе дела на прадеда дало неожиданный результат. В списке дел было обнаружено и присланное ранее архивом дело на 2 листах, и незамеченное архивистами второе дело на 19 листах. После повторного запроса в архив с указанием на наличие второго дела, оно было выслано. Во втором деле содержалось множество допросов, а также карточка перемещения прадеда в течение 3-х лет плена по разным странам и лагерям.
Человеческий фактор не исключение и для архивной сферы. Работники архивов физически не могут изучить все документы, имеющиеся в архиве, и их содержание. Так, в ЦАНО содержится более 2 000 000 документов. Чтобы познакомиться со всем массивом данных, потребуется колоссальное количество времени. Кроме того, конечно же, сотрудники сменяются, одни увольняются, на их место приходят другие, и нет достаточного количества времени даже на просмотр большей части фондов архива. Электронные базы данных и оцифрованные материалы упрощают работу самим архивистам, а исследователям позволяет направлять более точные запросы, что сокращает время поиска нужных сведений для обеих сторон.
Отметим, что в настоящее время, значительное количество документов, относящихся к архивным, хранится в музеях, семинариях, церквях, библиотеках, в частных коллекциях. Доступ исследователей к этим данным затруднен. Оцифровка документов и предоставление доступа к ним онлайн позволит хранить эти документы в тех же учреждениях, но даст возможность изучения их исследователями.
Использование оцифрованных данных и подключение возможностей искусственного интеллекта расширяет возможности для поиска нужных сведений. Так, поиск по Яндекс-архиву позволяет в считанные секунды найти биографические сведения как известных личностей, так и простых людей. На что архивист потратил бы большое количество времени в силу того, что пришлось бы просматривать документы руками, искусственный интеллект не только найдет, но и распознает, переведя в печатный вид.
Для составления родословной любого человека оцифрованные архивные документы крайне важны. В прошлые века не было такого строгого учета людей как в наше время. Нередко крестьяне, а также мещане, купцы переезжали из постоянного места жительства на другие территории, или уезжали на заработки и оставались в другом селе и даже другой губернии. При отъезде из места постоянного проживания (если это не была купля-продажа крестьянской семьи) в метрических книгах не указывалось, что человек выбыл и куда. В настоящее время при изучении метрических книг исследователи часто встречают так называемых «потеряшек» – записи о людях из других местностей. В качестве одного из множества примеров можно назвать запись в метрической книге Тульской губернии Алексинского уезда села Петрушино «04.12.1837 г. Калужской губернии у Боровского мещанина Антипа Симеонова и его жены Евдокии Ивановой родилась дочь Анна». Конечно, если исследователь изучает данные семьи, проживавшей в Тульской губернии, и не сохранились сведения об отъезде предков в Калужскую губернию, очень сложно догадаться в каком регионе, по какому селу и за какой год нужно искать внезапно пропавшего из метрик предка. Оцифрованные данные позволят преодолеть такие тупиковые поиски сведений о предках.
Иной, отчасти курьезный пример – при заказе дела в ЦАНО, одна из 4 цифр номера была указана с ошибкой – вместо 2332 указано 2322. В итоге была выдана книга по другому уезду и незнакомому селу, нежели ожидалось. С большим разочарованием от того, что было потрачено длительное время на ожидание выдачи книги, всё же было решено пролистать ее. Внезапно на 5 странице был найдет брат пра(3)бабушки. В селе Сергачского уезда значилась запись о крестьянине Княгининского уезда, фамилия и отчество которого, а также временной период совпадали с данными пра(3)бабушки. Таким образом, лишь счастливый случай – ошибка при заполнении требования, помогла найти сведения о предке, затерявшемся в документах 19 века. Конечно же, это лишь редкий случай подобной находки. В то же время, оцифрованные документы позволят без длительного ожидания выдачи нужного дела, практически за секунды, найти «потеряшек» и составить родословную, а также уточнить биографические сведения известных личностей.
Среди хорошо функционирующих проектов оцифровки архивных документов, которые помогают в составлении родословной, основным следует назвать проект Сергея Собянина «Моя семья», реализованный во взаимодействии с Яндекс-архивом. Любой гражданин, имеющий предков, живших на территории Москвы и Московской области, может составить свое родословное древо в считанные часы. В то же время, жители регионов, где архивные документы не оцифрованы, тратят годы и значительные суммы денег на поиск необходимой информации.
И еще немаловажный момент. В настоящее время доступ в архивы для подростков до 18 лет возможен лишь в сопровождении взрослых. Конечно, мало кто из родителей готов в рабочее время посещать с ребенком архив. Да и самим подросткам поиск информации через интернет гораздо ближе и понятнее. Оцифровка архивных документов поможет заинтересовать подростков изучением истории своего рода и своей страны. На это нацелены многочисленные государственные программы и, в частности, новый школьный предмет «Семьеведение». Составление своей родословной на основании оцифрованных архивных данных, с использованием современных технологий – искусственного интеллекта, нейросети, чата GPT, будет гораздо ближе и понятнее подросткам, чем длительное ожидание очередной книги в архиве.
21 век дает колоссальные возможности для восстановления истории своего рода. Сейчас время невероятного технического прогресса. Оцифровка документов позволит архивам выполнять одну из своих важнейших функций – обеспечение сохранности документов. Кроме того, это упрощает работу архивистам и поиск исследователями нужных сведений, а также дает возможность приобщиться к истории своего рода и страны подросткам.
