10 марта (28 февраля по старому стилю) 1720 года Петром I был подписан "Генеральный регламент", со специальной 44-ой главой – "О Архивах". Впервые официально все хранилища документов получили наименование "архив", который становился структурной частью учреждений, вводились должности архивариусов, устанавливался срок сдачи дел из канцелярий в архивы. Согласно "Генеральному регламенту" в Канцелярии Олонецких Петровских заводов был организован архив, куда стали сдавать "вершенные и действом оконченные и старых лет дела". До наших дней дошла проторная книга 1710 г. - самый ранний документ Национального архива Республики Карелия, которая хранится в фонде Канцелярии Олонецких Петровских заводов.
В январе 1802 г. в Петрозаводске на Круглой площади открылись "присутственные места" Олонецкой губернии: "губернское правление, казенная, уголовная и гражданская палаты, приказ общественного призрения и совестный суд". Архивы этих учреждений поместили в подвалы здания присутственных мест.
Из-за нехватки помещений для хранения архивных документов губернии в течении XIX века под хранилища использовались лавки Гостиного двора, флигель при Петрозаводском тюремном замке, разнообразные амбары и сараи, где документы страдали от сырости и холода. Созданная в 1845 г. специальная комиссия для разбора архивных дел, ежегодно выявляла "ненужные" дела, которые пудами выставлялись на продажу для местных переплетчиков.
XX век олонецкие архивы, как, впрочем, и архивы всей России, встретили в состоянии, которое ведущие архивисты того времени называли "архивным нестроением". Каждое ведомство имело свои архивы. Это были изолированные друг от друга структурные части тех или иных учреждений. В стране не существовало единого органа управления архивами, не существовало общего законодательства об архивах. Отсутствие достаточной материальной базы, бесконтрольность внутренней архивной работы пагубно сказывались на сохранности документов, их описании и использовании.
Начало формированию единой государственной архивной службы России положил декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. "О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР", согласно которому все архивные документы объявлялись собственностью государства, общенародным достоянием, охраняемым законом.
В мае 1918 г. Олонецкий губернский исполнительный комитет рассмотрел вопрос о необходимости разбора архивных дел 1905-1917гг., целью которого было выявление материалов о революционном движении в Олонецкой губернии. С 1 июня 1918 г. Олонецкий губернский совет по народному образованию назначил А.Ф. Кирикова на работу по исследованию архивов Олонецкой губернии. В скором времени в составе Олонецкого губернского отдела народного образования был учрежден подотдел архивов и тем самым положено начало большой работе карельских архивистов по учету и концентрации архивных материалов.
Карельские архивисты, как и вся страна, прошли через испытания гражданской войны, через сталинские репрессии, Великую Отечественную войну. Их самоотверженным трудом восстанавливалась работа архива в послевоенное время. В сложные для страны 90-е годы архивисты Карелии стойко несли свою службу по сохранению историко-документального наследия региона. История развития архивного дела в Карелии после 1917 г. размещена на сайте НА РК в рубриках, посвященных 90-летию государственной архивной службы России.
Сегодня Национальный архив Республики Карелия - крупнейшее в республике хранилище документов по истории края, научное, информационное, культурное учреждение.